Calipia : le blog

Microsoft vient d’annoncer que Copilot était désormais disponible dans Viva Engage (pour rappel : Viva Engage est le service de réseau social d’entreprise qui s’appelait auparavant Yammer, renommé en juin 2023).

Dans un billet de blog publié hier, Microsoft a déclaré que l’ajout de la prise en charge de Copilot dans Viva Engage peut aider à créer des messages et des recommandations pour le réseau d’une entreprise. Il indique :

Que vous partiez de zéro ou que vous travailliez à partir d’un brouillon, Copilot dans Viva Engage peut vous aider à écrire, à modifier, à obtenir des commentaires sur votre article, etc. Pour les utilisateurs qui n’ont pas l’habitude de collaborer avec l’IA, les invites suggérées fournissent des exemples sur la façon de commencer à travailler avec Copilot. Ces suggestions vous guident pour collaborer avec Copilot d’une manière particulièrement utile pour la tâche à accomplir, à savoir la rédaction d’un message engageant et exprimant ce que vous avez à dire.

Toutefois à l’heure actuelle, la fonction Copilot ne peut pas être utilisée pour obtenir des réponses à des questions sur les données Viva Engage. Microsoft indique que cette fonction sera ajoutée à l’avenir.

Copilot utilise des amorces de conversation pour aider à rédiger des articles sur Viva Engage. Dans ce cas, Copilot peut proposer aux rédacteurs des idées d’articles basées sur des thèmes récents abordés dans les conversations sur leur réseau Viva Engage.

Ce service est désormais disponible pour tous les clients Premium de Viva Engage, Viva Suite et les clients de Employee Communications and Communities (C&C). Il est également disponible dans un certain nombre de langues, dont l’anglais, l’espagnol, le japonais, le français, le portugais, l’italien et le chinois simplifié. Nous reviendrons sur ces éléments lors du prochain Briefing Calipia.

Si vous utilisez Microsoft Forms, qui vous permet de créer rapidement des enquêtes et des questionnaires à envoyer à d’autres personnes, une nouvelle fonctionnalité prévisible sera intégrée à Forms dans le courant du mois de juin. La liste de la feuille de route Microsoft 365 indique que Copilot sera bientôt inclus dans Forms, avec au programme des fonctions assez sympathiques comme la génération de quiz à partir de documents ! Microsoft précise que « pour gagner du temps, les utilisateurs pourront créer des quiz à partir de documents ou de notes à l’aide de Copilot ».

Une autre fonctionnalité de Copilot sera ajoutée en mai au service de collaboration en ligne Microsoft Loop afin de passer d’une page blanche à un document structuré. On sélectionnera une page ou un modèle existant comme point de départ et Copilot pourra le modifier en fonction de la tâche à accomplir.

Une autre mention de Copilot est que la possibilité d’utiliser des plugins sur le site Copilot, qui a été lancée sous forme de preview en mars, deviendra officiellement disponible en décembre, selon la liste de la feuille de route récemment mise à jour.

Petite nouveauté aussi si vous utilisez Microsoft Teams sur le bureau Windows et sur votre Mac, vous bénéficierez d’une fonctionnalité supplémentaire lorsque vous activerez le partage d’écran à partir de juin. Lorsque vous lancerez cette fonctionnalité, elle vous mettra automatiquement en mode « Ne pas déranger » comme c’était le cas déjà avec Skype Entreprise depuis des lustres…

Nous reviendrons sur ces nouveautés et en ferons la synthèse comme d’habitude lors du prochain Briefing Calipia à venir. Pas encore inscrit ? Rejoignez-nous !

Microsoft a révélé deux autres améliorations qu’elle apporte à Shifts. L’application, pour ceux qui ne le savent peut-être pas, est destinée aux travailleurs de première ligne qui n’ont pas les horaires habituels de 9 à 5, ainsi qu’aux responsables de première ligne qui doivent assurer le suivi de ces employés. Cette applications pour rappel aurait été réalisé à la demande du groupe français AccorHotels.

Dans un billet de blog , Microsoft indique que l’application Shifts présente quelques améliorations lorsque les utilisateurs importent dans l’application des horaires établis à l’aide de la feuille de calcul Excel de l’entreprise. Bien que cette fonction fasse partie de Shifts depuis un certain temps, les utilisateurs devaient rester sur l’application pendant le processus d’importation à partir d’Excel, afin de pouvoir voir s’il y avait des erreurs d’importation.

La mise à jour d’aujourd’hui apporte quelques changements :

• Vous n’avez plus besoin de rester dans l’application Shifts pendant le traitement de votre fichier de planning, car vous pouvez revenir à la nouvelle page pour vérifier l’état de l’importation et les erreurs d’importation.
• Tout manager peut voir les 10 dernières actions de création de planning grâce à l’importation Excel, ce qui facilite la collaboration entre les managers d’une même équipe.

L’autre nouveauté de Shifts concerne les versions iOS et Android. Ces applications disposent d’une fonction permettant aux travailleurs de première ligne d’informer leurs responsables de leur disponibilité. Toutefois, cette fonction ne permettait d’afficher la disponibilité des travailleurs que les jours récurrents. L’application mobile Shifts permet désormais aux travailleurs de première ligne d’indiquer leur disponibilité à des dates spécifiques, en plus des dates récurrentes. Cela devrait permettre aux personnes dont les jours et les heures de travail ne sont pas conventionnels de mieux informer leurs responsables lorsqu’ils peuvent travailler.

Nous reviendrons sur ceci lors du prochain Briefing durant l’habituelle session sur les nouveautés de Teams 🙂

Teams permet déjà aux utilisateurs d’obtenir des résumés des réunions via Copilot sous le nom de Récapitulatif intelligent, cette fonction est disponible avec le Copilot pour M365 mais aussi avec l’option Teams Premium (nous reviendrons sur tout ceci et les usages réels lors d’un session du prochain Briefing Calipia en juin). Un billet de blog d’hier soir indique que Microsoft Teams ajoutera un moyen pour Copilot d’inclure « des informations et des idées provenant du chat de la réunion », en plus donc de la transcription orale donc, c’est loin d’être stupide en effet, mais pas sur que cette fonction du coup soit disponible via Teams Premium qui « ignore » les données de la conversation habituellement… On sera vite fixé : cette fonctionnalité sera déployée en mai.

En avril, Microsoft prévoit d’ajouter un moyen pour les utilisateurs de Teams d’accéder à Copilot afin qu’ils puissent obtenir de l’aide pour composer des messages pour les réunions. Copilot sera en mesure de créer un message plus long à l’aide de quelques invites textuelles. L’entreprise présente ce service comme un moyen de gagner du temps lors de la rédaction de messages dans le cadre de réunions Teams.

En juin, la fonction Récapitulatif intelligent de Copilot sera étendue aux messages vocaux pour les appels VoIP et les appels sur le réseau téléphonique public commuté dans Teams. Nous ne disposons actuellement que de ceci dans les appels. Cette fonction spécifique sera disponible aussi pour les utilisateurs de Teams Premium, une très bonne nouvelle donc. Dans un autre billet de blog, Microsoft a révélé d’autres fonctionnalités qui seront ajoutées spécifiquement pour les utilisateurs de Teams Premium. L’une d’entre elles, qui sera ajoutée en avril, permettra aux organisateurs de conférences Teams d’avoir accès à des sous-titres traduits en direct dans 10 langues différentes (au lieu de 7 en pratique actuellement). Une autre fonctionnalité qui est lancée dès maintenant est l’ajout de la fonction de récapitulation intelligente de Copilot pour les applications Teams sur iOS et Android.

Les administrateurs Teams Premium ont désormais la possibilité de définir un arrière-plan pour les réunions qui ne peut pas être modifié par les participants à la réunion. Par ailleurs, les entreprises abonnées à Teams Premium peuvent désormais ajouter le logo et l’image de leur société à l’écran de lancement de Teams.

Enfin, Côté fonctionnalités pour centres d’appels avec Teams, Microsoft a annoncé une nouvelle application Teams appelée Queues qui permet aux utilisateurs de prendre des appels dans Teams. Cette solution permettra aux membres de l’équipe de gérer les appels des clients et aux responsables de l’équipe de gérer les files d’attente, d’accéder aux rapports et d’analyser les données et ceci sans changer d’application, ce qui permet aux utilisateurs de gérer les appels des clients tout en restant dans leur flux de travail. La nouvelle application sera disponible dans le courant de l’été sans plus de précision actuellement.

Nous reviendrons sur tout ceci lors d’une session du Briefing Calipia consacrée à Teams.

Microsoft a annoncé il y a quelques semaines que Copilot Chat était désormais disponible sur les applications mobiles Microsoft 365. Dans le billet de blog hier, Microsoft a révélé que les applications disposent désormais d’un nouvel écran Créer qui permet de créer des documents avec Word, des feuilles de calcul avec Excel et des présentations avec PowerPoint à partir de ces applications. Elles permettent également aux utilisateurs d’apporter des modifications aux PDF, notamment de les éditer, de les signer et de les convertir en fichiers Word. Les mettant ainsi au niveau de l’application Web.

De plus, la preview de l’application de création d’images AI Designer est disponible pour l’application Microsoft 365 Android. Designer sera ajouté à la version iOS d’ici la fin du mois d’avril selon l’éditeur. Pour une fois les terminaux Android sont en avance sur les iPhones 🙂

Une autre nouvelle fonctionnalité permet aux applications mobiles de Microsoft 365 de prendre des images de documents et de les numériser : À partir de l’écran Capture, on peut ainsi utiliser l’appareil photo de notre appareil mobile pour numériser des documents physiques, des cartes d’identité ou tout autre bien physique afin de les enregistrer sous forme de copie numérique en un seul endroit. On peut également extraire le texte des images pour le traduire (c’est aussi fait en standard sur l’iPhone) enregistrer une vidéo ou dicter votre idée à voix haute pour l’enregistrer sous forme de document Word.

Autre nouveauté : les applications mobiles permettront aux utilisateurs d’accéder aux fichiers stockés sur leur compte OneDrive : elle propose une liste des fichiers que vous avez récemment ouverts, une liste de tous les fichiers stockés dans votre OneDrive sous Mes fichiers, ainsi qu’un accès à tous vos contenus hors ligne et favoris. Vous pouvez également utiliser la fonction de recherche.

Enfin, Microsoft indique que les applications mobiles pourront bientôt permettre aux utilisateurs d’accéder à l’assistant IA payant Copilot Pro, mais le blog ne donne pas de date précise.

Nous reviendrons sur tout ceci lors du prochain Briefing Calipia, n’hésitez pas à nous rejoindre.

Le site web de la feuille de route Microsoft 365 indique un certain nombre de nouveaux ajouts pour les fonctionnalités à venir. Voici les points les plus notables de ce qui a été ajouté ces derniers jours.

En avril, Teams inclura une nouvelle fonction de traduction : lorsque vous recevez un message dans une autre langue, une traduction vous sera proposée . Dans les paramètres, vous pourrez sélectionner les langues que vous ne souhaitez pas traduire et choisir de traduire automatiquement les messages.

Dans Teams, les annotations collaboratives, disponibles dès maintenant (via OneNote puis Loop), permettent aux participants à une réunion ayant le rôle de présentateur d’activer les annotations après avoir partagé leur écran. Cela permet à tous les participants à la réunion de dessiner, d’ajouter une note, de réagir, de mettre du texte en surbrillance, etc. pour partager leurs idées directement sur le contenu, en direct avec tous les autres participants. Une nouvelle fonctionnalité de collaboration arrivera en mai : les participants qui partagent leur écran auront la possibilité d’enregistrer le contenu avec des annotations collaboratives en tant que tableau blanc, ce qui permettra à tous les participants à la réunion de revoir ce contenu et de continuer à collaborer après la réunion.

Une autre petit ajout tout bête, mais assez pratique, sera ajouté en avril : l’écran de pré-jonction de la réunion comprendra désormais des informations contextuelles sur la réunion, telles que le titre de la réunion, l’heure de début prévue, l’heure de fin prévue et le nombre de participants qui ont rejoint l’appel.

Une fonction connexe pour OneNote ajoutera une nouvelle intégration de Teams avec sa fonction Détails de la réunion en avril : en plus des informations de base sur une réunion, telles que la date, la description et les participants, la fonction Détails de la réunion ajoutera désormais du contenu provenant de la récapitulation intelligente des réunions de Teams. Il s’agit notamment des notes de réunion générées par l’IA, des tâches suggérées par l’IA et de tout document partagé au cours de la réunion Teams. Pour les personnes disposant de la licence Teams Premium ou Copilot pour M365. Nous détaillerons ceci lors du prochain Briefing Calipia, en particulier les différences, parfois subtiles entre ces deux options pour Teams.

Le service OneDrive, récemment remanié, ajoutera une fonctionnalité à la version web en avril : la vue Réunions de OneDrive affichera vos réunions récurrentes dans l’ordre chronologique, ce qui vous permettra d’accéder facilement à tous les fichiers connexes, aux enregistrements antérieurs et à des détails tels que le propriétaire de la réunion, les participants, l’heure et le lieu. Cette fonctionnalité aidera ainsi à préparer vos futures réunions en vous permettant d’accéder rapidement aux documents déjà lus et de revoir les enregistrements ou le contenu des réunions précédentes.

Nous reviendrons bien entendu sur toutes ces améliorations lors du prochain Briefing Calipia, avec comme d’habitude une session dédiées à Teams. N’hésiter pas à bloquer vos agendas dès maintenant !

Microsoft vient d’annoncer de nouvelles fonctionnalités au nouvel Outlook pour Windows. Dans un billet de blog, Microsoft a annoncé que si une réunion en ligne est créée à partir d’Outlook ou de Teams, mais avec Microsoft Teams comme option, les utilisateurs seront en mesure de rejoindre cette réunion sans avoir à quitter l’application de messagerie.

Autre chose : les utilisateurs d’Outlook pourront démarrer un chat de réunion à partir d’un certain nombre d’écrans différents dans l’application, tels que :

• la vue calendrier
• les détails de la réunion,
• le menu contextuel,
• La vue « Ma journée »
• et le rappel de rendez-vous.

Les règles de discussion définies par l’organisateur d’une réunion Teams s’appliqueront également lorsqu’une personne se joindra à la réunion via Outlook. Cela signifie que si un organisateur a désactivé le chat jusqu’au début d’une réunion Teams, cela affectera logiquement les personnes qui rejoignent la réunion via l’application Outlook

Microsoft indique que cette nouvelle fonctionnalité est en cours de déploiement. Tous les utilisateurs devraient pouvoir participer aux réunions Teams dans le courant du mois de février 2024. Pour rappel, cette nouvelle application Outlook remplacera l’application classique d’ici la fin 2024.