Archives de Catégorie: Productivité

Maitriser la « bête » Outlook :)

Vaste sujet me direz-vous, avec justesse…  Si l’on en croit certains acteurs, tels Slack ou Facebook, il suffit tout simplement pour cela de laisser tomber Outlook et le mail, et de basculer sur leurs solutions. Le trafic de mail se réduira alors comme peau de chagrin, puisque tous les échanges auront lieu selon les nouvelles modalités proposées dans ces applis conversationnelles. Si à terme (moyen/long) ceci peut s’avérer exact (et Microsoft l’a compris qui pousse depuis 2 ans maintenant sa propre solution, Teams, face aux 2 autres), le court terme reste dominé par le mail dans la plupart des organisations. Ca aussi Microsoft l’a compris, qui continue à faire vivre Outlook et à enrichir la solution avec des fonctions pour aider à garder le contrôle du tonneau des Danaïdes qu’est notre boite de réception, et même pour améliorer le bien-être des utilisateurs.

Capture d’écran 2019-10-18 à 09.06.22.pngParmi les plus anciennes fonctions d’Outlook pour aider dans ce domaine, on peut citer bien sûr les indicateurs et les catégories. Microsoft a introduit plus récemment une fonction, Insight, qui offre aux utilisateurs l’accès à des indicateurs de mesure de leurs usages d’Outlook. Insight est in add-in pour Outlook, disponible aussi bien sur Windows que Mac OS, qui ouvre un volet d’affichage dans la fenêtre Outlook et affiche des conseils pour :

  • réserver du temps dans son agenda pour réaliser ses tâches les plus importantes (et. éviter que le « temps libre » ne soit annexée pour des réunions)
  • suivre les conversations avec les contacts jugés les plus importants
  • une liste des mails les plus importants, non lus,
  • préparer les réunions des jours à venir…

Pour obtenir plus de détail, le volet Insight vous permet d’ouvrir la tableau de bord Office 365 MyAnalytics (en fait une application Office 365 accessible en ligne), qui fournit à chaque utilisateur des ratios sur le travail individuel/collaboration, le temps passé en réunion, sa capacité à maintenir la déconnexion (en dehors des heures de travail), les contacts avec lesquels il est le plus en relation … Bref, quelques informations rassemblées qui ne vont pas résoudre d’un coup toutes nos difficultés pour maitriser nos échanges avec Outlook, mais peuvent mettre en avant quelques infos synthétiques et nous aider à nous poser les bonnes questions et changer nos pratiques.

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Dropbox veut réinventer le dossier partagé

Dropbox se cherche un avenir au delà du simple outil (toujours à l’heure actuelle le plus performant) de synchronisation de fichiers. Ce n’est pas nouveau, avec Dropbox Paper l’entreprise tentait de sortir du terrain du « fichier », sans trop de réussite commerciale il est vrai. Cette fois l’entreprise de San Francisco veut ni plus ni moins que de repenser l’utilisation des dossiers partagés. Et c’est loin d’être idiot.

Dossier partagé DropBoxDropbox a ainsi annoncé la disponibilité de Dropbox Spaces, une nouvelle vision des dossiers partagés. La fonctionnalité transforme les dossiers partagés en espaces de travail où vous pouvez collaborer avec d’autres (un peu comme le proposait SharePoint à ses débuts). Il utilise l’intelligence artificielle pour mettre le focus sur les tâches importantes et offre de nouvelles fonctions bien pensées. L’une de ces fonctions est par exemple l’intégration d’HelloSign, qui vous permet de signer des documents sans quitter l’espace partagé.

Mais Dropbox Spaces permet également de rechercher des images, même avec des descriptions floues, si vous ne connaissez pas le nom du fichier, vous pouvez alors obtenir des aperçus des fichiers.

Un peu comme ce que propose Microsoft Delve dans Office 365, Dropbox a ajouté « des temps forts d’équipe« , des suggestions de contenu et l’intégration de rendez-vous. Sans surprise, ces suggestions de contenu utilisent l’intelligence artificielle pour suggérer le contenu. L’intégration des rendez-vous permet de préparer des réunions en attachant et partageant du contenu suggéré pour votre réunion, il facile aussi un peu comme OneNote la prise de note en communs dans ces espaces. Enfin,  vous pourrez ajouter au dossier partagée des descriptions d’ensemble, des listes de tâches à faire et ajouter des jalons : cela doit sans doute vous rappeler les espaces Sharepoint 🙂

Dans les futures mises à jour, l’intégration de Trello et Dropbox Transfer devraient être ajoutés. Dropbox Transfer vous permettra d’envoyer des fichiers volumineux avec un mot de passe à d’autres utilisateurs, plus simplement que la fonction déjà très bien faite de « demande de fichiers » que nous utilisons régulièrement par exemple pour collecter des photos ou des documents de plusieurs personnes.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site de Dropbox, qui dispose d’une page dédiée à toutes les nouvelles fonctionnalités.

OneDrive Personal Vault est maintenant disponible

onedriveMicrosoft avait annoncé cet été l’arrivée prochaine de « OneDrive Personal Vault« , une fonctionnalité destinée aux fichiers sensibles. Aujourd’hui, l’éditeur annonce la fin de déploiement de cette dernière, au nouveau mondial.

Qu’est-ce que OneDrive Personal Vault ?

C’est en fait une sorte de coffre-fort au sein même de OneDrive. Vous ne pouvez y accéder qu’avec une méthode d’authentification forte ou une authentification à deux facteurs. Cela pourrait être un classique code SMS, ou biométrique, tel que par exemple ce que Microsoft propose avec Windows Hello.

Les fichiers de ce coffre-fort personnel sont chiffrés à l’aide de BitLocker et vous ne pourrez pas les partager. Si vous souhaitez le faire, vous devez les déplacer hors de Personal Vault. Vous pourrez cependant numériser des documents et prendre des photos directement dans Personal Vault.

Personal Vault est désormais disponible sur tous les comptes OneDrive Entreprise. Si vous disposez d’Office 365, Vous n’aurez pas de limitation de taille pour ce coffre fort en dehors bien sur de la limite du plan de stockage dans son ensemble. En revanche si vous utilisez des forfaits OneDrive gratuits ou limités à 100 Go, vous ne pouvez y stocker que trois fichiers.

De (très) nombreuses améliorations arrivent dans Teams

Capture d’écran 2019-10-01 à 18.11.38Décidément Microsoft met visiblement les bouchées doubles dans le développement de Teams. les nouvelles fonctions arrivent en masse au fil des mois. Nous serons la semaine prochaine aux US en particulier chez Microsoft (mais aussi chez Slack et d’autres acteurs) pour discuter de cela avec quelques clients.

Les nouveautés sont donc encore nombreuses ce mois, en voici quelques unes qui sont assez intéressantes :

  • Nous aurons maintenant la possibilité de faire des écritures croisées sur plusieurs canaux, c’est-à-dire la possibilité de publier un message sur plusieurs canaux à la fois. La fonctionnalité a été annoncée pour la première fois en juillet et prend également en charge la modification. Par conséquent, si vous modifiez un message posté, il sera mis à jour sur tous les canaux auxquels vous l’avez envoyé. C’est assez interessant pour envoyer par exemple des messages communs sur plusieurs canaux sans avoir besoin comme c’était le cas de dédoublé les messages. Le fait que cela soit possible en modification indique bien que seul le pointeur sur le message est dupliqué.
  • On retrouve également des améliorations sur le filtrage des discussions en permettant de rechercher le nom d’une personne afin de rechercher chaque groupe, réunion ou discussion individuelle que vous partagez avec elle, ou encore des mots-clés permettant de rechercher des canaux et des groupes. Vous pouvez également filtrer les messages non lus, par exemple. C’est le paradoxe de Teams : plus la communication circule plus il convient de structurer un peu l’ensemble par des fonctions plus puissantes. Ces filtres sont donc salutaires !
  • Il devient (enfin) possible de désactiver les notifications pour les conversations dans les canaux, tout comme dans les discussions. Vous pouvez également activer les notifications pour une conversation spécifique au sein d’un canal, même si ce canal est masqué. De cette façon, vous ne serez notifié que pour une nouvelle activité dans cette conversation spécifique, plutôt que pour l’ensemble du canal. Là encore cela devrait éviter la sur notification qui est souvent de mise avec cet outil.
  • La messagerie vocale offerte dans Teams  a également reçu quelques améliorations, telles que la possibilité de transférer un appel directement vers elle comme on le fait régulièrement avec Skype Entreprise (et la softphonie active). Mais ce n’est pas tout : les utilisateurs peuvent désormais configurer divers paramètres, y compris les règles de réponse aux appels, la langue des messages d’accueil, la configuration du message d’accueil «absent du bureau» et la personnalisation du moteur de synthèse vocale pour les messages d’accueil classiques et les messages d’absence du bureau.

Du nouveau aussi pour les réunions en ligne : Lire la suite

Le plein de nouveaux outils pour Microsoft 365 et Azure

Capture d’écran 2019-09-23 à 17.52.28Microsoft a annoncé de nouvelles mises à jour autour d’Office 365 et Azure à destination des administrateurs.  On trouve ainsi :

De nouveaux modèles pour le centre d’administration Microsoft 365.

Le portail d’administration Microsoft 365 inclut désormais des modèles pouvant être enregistrés, ce qui facilite la configuration de l’accès Office 365 pour les utilisateurs. Les modèles peuvent être créés à l’aide de la page « Utilisateurs actifs » du portail ou après qu’un administrateur ait configuré l’accès pour un utilisateur Office 365.

Les nouveaux modèles simplifient les choses car les mêmes paramètres peuvent être utilisés pour des groupes d’utilisateurs définis au sein d’une organisation. les services Office 365 commenceront à accéder aux modèles dès maintenant, mais la fonctionnalité sera plus largement déployée « au cours des prochains mois », selon Microsoft.

Security Policy Advisor d’Office 365 ProPlus en version finale

Microsoft a annoncé que son « Security Policy Advisor Office 365 ProPlus » est maintenant disponible, il était en version préliminaire depuis avril. Pour rappel cet outil, nous vous en parlions lors du dernier Briefing Calipia, propose des suggestions sur les politiques de sécurité à utiliser et offre un tableau de bord indiquant comment les stratégies de sécurité existantes affectent les utilisateurs.

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Nouvelle version de l’outil de diagnostics de pages SharePoint Online

Microsoft a annoncé la sortie de la version 2.0.1 de son outil de diagnostic de pages pour SharePoint Online. La principale amélioration réside dans sa capacité à « évaluer les pages SharePoint modernes et classiques dans SharePoint Online », et identifier simplement les pages ayant de mauvaises performances sous-optimales, (ce que l’on fait simplement avec les fonctions d’Audit du navigateur Chrome par exemple) mais surtout en proposant des suggestions de correction. Pour rappel cet outil ne fonctionne pas avec SharePoint Server installé localement.

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Un coach pour répéter ses présentations PowerPoint

Microsoft l’avait annoncé en juin dernier, le premier coach basé sur de l’IA intégrée à PowerPoint commence à arriver dans la version Online !

PowerPoint fait partie des outils très utilisés dans la suite Office, et en entreprise on assiste régulièrement à des présentations, formations réalisées avec moultes transparents. Depuis plusieurs années maintenant, avec l’avènement du cloud Office 365, Microsoft s’attache à fournir dans son application des moyens d’améliorer le design de nos présentations avec la fonctionnalité PowerPoint Designer.  Mais un contenu de bonne qualité ne suffit pas toujours pour autant à maintenir l’intérêt du public. C’est la raison pour laquelle Microsoft introduit aujourd’hui la fonction de coach pour PowerPoint, coach dopé à l’IA et qui doit permettre aux présentateurs de se préparer à délivrer ses messages de la manière la plus efficace, grâce à des répétitions sous l’oeil exercé du coach 🙂
Ainsi le coach PowerPoint permettra par exemple :

  • conseiller sur la vitesse de parole, trop lente ou trop rapide
  • détecter les expressions qui se répètent et ponctuent parfois le discours (genre : euh, mmmm…)
  • détecter si le présentateur est en train de lire ses slides 🙂

Des conseils s’affichent en temps réel sur l’écran (par exemple conseillant de ralentir le débit), et en fin de session un tableau de bord résume l’analyse du coach sur la présentation.  A voir à l’usage, mais sur le principe une excellente nouvelle pour tous ceux qui délivrent des présentations PowerPoint !

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Bientôt un client Linux pour Teams ?

Je sens que cette question suscite un intérêt incroyable parmi nos lecteurs ! En tout cas Microsoft serait peut-être en train de développer une version du client Teams pour Linux, pour permettre aux utilisateurs de cette plateforme de se passer de devoir garder un navigateur ouvert pour accéder à la solution.

Cette rumeur est née d’une réponse postée sur un site de forum UserVoice qui rassemble des feedbacks et demandes d’utilisateurs (actuels et potentiels) sur Microsoft Teams à destination des équipes produits chez Microsoft. Sur ce forum, la demande initiale date des débuts de Teams (novembre 2016) et n’avait pas connu de réponse. Pourtant cette demande était supporté par près de 10 000 personnes, représentant jusqu’au début du mois d’aout 2019, ou Alex (membre de l »équipe engineering de Teams chez Microsoft) a posté une réponse qui a suscité l’émoi (plus de 1200 commentaires en quelques jours) : « Nous savons que vous êtes nombreux à attendre une client Teams pour Linux, et nous sommes heureux de confirmer que nous travaillons activement dessus. Restez connecté pour plus d’information« . Pas à un mot pour le moment concernant une possible date de preview/dispo pour la solution.

La population visée est essentiellement celle des développeurs, qui seraient utilisateurs de postes Linux à plus de 50%. Le nouveau client compléterait ainsi l’offre de clients Teams pour Windows, Mac OS, iOS et Android.

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