Archives de Catégorie: Productivité

Sharepoint News : pour distribuer et rendre visible du contenu

Capture d’écran 2019-03-14 à 10.30.35.png Microsoft avait annoncé l’été dernier l’arrivée d’un nouveau web part : SharePoint News. Ce mois de mars 2019 marque l‘arrivée graduelle de la fonction pour les clients Office 365.

SharePoint News va permettre de créer du contenu (via le web ou sur mobile), puis de le rendre visible et accessible via les pages SharePoint, Microsoft Teams ou la recherche.

Le web part News permet de définir l’ordre d’affichage des news, pour mettre en avant certain contenu par rapport au reste. Il est également possible de choisir parmi les sources d’info derrière les blocs d’information publiés et de leur associer un caractère Capture d’écran 2019-03-14 à 10.38.19officiel (« authoritarive news« ) qui va permettre ainsi de les distinguer visuellement à l’affiche, là encore pour augmenter leur visibilité (comme sur la copie d’écran ci contre, avec un surlignage vert).

Enfin, les utilisateurs qui suivent des sites publiant des News, recevront des notifications lors ces publications.

 

Un mode « confidentiel » en beta pour Gmail Entreprise

Google vient d’annoncé un ensemble de nouvelles fonctionnalités de sécurité pour Gmail. On trouve ainsi un mode dit « confidentiel » qui permet aux expéditeurs d’ajouter une date d’expiration et le partage à leur messages. Fonction qui existe depuis plus de 7 ans dans Office 365 tout de même 🙂 Cette fonction est proposée en beta à partir de maintenant.

Le mode confidentiel peut être activé / désactivé dans le menu en bas lors de la création d’un nouvel e-mail. L’expéditeur peut faire expirer le message par incréments allant d’un jour à cinq ans. Il existe également une option permettant d’exiger que le destinataire s’authentifie d’abord via un mot de passe SMS avant d’ouvrir le message afin de se protéger contre le détournement de compte. Par défaut, l’option de transfert, copie, impression ou téléchargement d’un message est également désactivée.

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Ce qui était donc possible pour les comptes Gmail grand public arrive désormais dans l’entreprise. Les administrateurs peuvent choisir de participer à la version bêta en accédant à la console d’administration et en sélectionnant Applications> G Suite> Paramètres de Gmail> Paramètres de l’utilisateur. Ici, ils pourront ensuite sélectionner l’option Activer le mode confidentiel.

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Création de tables Excel à partir de photos

Annoncée lors du dernier Ignite en septembre 2018, cette nouvelle fonctionnalité commence à être rendue disponible, d’abord sous Android. A partir d’une simple photo d’un tableau de chiffre, ou d’une capture d’écran contenant un tableau de chiffres, par reconnaissance d’image, les données seront injectées, de façon éditable, dans un tableau Excel. Magique, quoi ! Cette nouvelle capacité s’appuie sur de l’IA et n’arrive pas toute seule puisque Microsoft annonçait également lors d’Ignite des nouveautés additionnelles, telle que la fonction Idées, déjà disponible pour les clients  Office 365 (Mac OS et Windows) qui propose (encore en préversion pour le moment) des idées de tableaux à partir des données de nos tableaux.

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Microsoft prépare la suppression de la boite « courrier pêle-mêle » d’Outlook… et c’est dommage

Capture d’écran 2019-02-21 à 12.02.34Ce n’était pas une surprise, Microsoft l’avait annoncé depuis plus d’un an, la fonctionnalité « Courrier pêle-mêle » d’Outlook couplé à Office 365 va disparaitre dans moins d’un an : à compter du 31 janvier 2020. L’éditeur propose avec le « courrier prioritaire » des fonctions soit disant équivalentes. Autant le dire tout de suite, ce n’est pas le cas pour moi, où la pertinence des ces fonctions sont très en retrait de l’usage parfait que j’ai avec « Pêle-mêle », qui permet de « filtrer » plus de 150 mails par jour en moyenne sur ma boite avec très peu de faux positifs et inversement. Alors que ce n’est pas le cas de « la boite prioritaire ». Mais bon il faut bien se faire une raison, la fonction va disparaitre. Il en va ainsi des services Clouds… Microsoft n’est pas le seul à agir de la manière, Google ayant par le passé montré la voie. Est-ce une excuse ?

Concrètement la firme de Redmond continue de mettre « Pêle-mêle » à la disposition des clients Office 365 jusqu’au 31 janvier 2020 mais pour préparer son retrait, ils viennent de désactiver la fonctionnalité par défaut pour les nouveaux utilisateurs et aussi  pour les utilisateurs ayant très peu utilisés cette fonction (moins de 12 courriels par mois déplacés vers le dossier). Il reste possible toutefois, pour tous de réactiver cette fonction.

Microsoft lancerait très prochainement un produit de création de formulaires plus professionnel

Vous connaissez sans doute Microsoft Form. ce produit, ou plutôt ce service, intégré aux plans Office 365 Entreprise et  éducation depuis l’été dernier permettait de lutter à armes égales face au produit le plus populaire depuis des années : Google Form…

Microsoft Form, reprenait sans surprise toutes les fonctionnalités de Google Form, avec des éléments de personnalisations parfois plus poussés, et proposait une consolidation des données interessante. Toutefois, son usage reste beaucoup plus confidentiel face au produit de Google qui reste majoritairement utilisé en particulier dans le grand public. Sans doute l’outil est encore largement méconnu.

Microsoft devrait sortir durant ce semestre une évolution majeure de cet outil appelée Form Pro qui devrait logiquement intégrer les services entreprise Office 365 dont :

  • Dynamics 365,
  • Power BI,
  • PowerApps
  • et Flow.

De quoi offrir une solution interessante et beaucoup plus riche que la proposition actuelle avec Flow. Une façon aussi de faire oublier InfoPath, parti avec l’eau du bain en version 2016 d’Office…

Dans la description, l’éditeur ne fait pas mystère de son concurrent : « Les entreprises peuvent collecter des informations sans que les utilisateurs aient à se tourner vers des solutions non sécurisées, et il n’est pas nécessaire de créer et de gérer des outils de sondage personnalisés. « … suivez mon regard 🙂

HUP : des changements en vue

Capture d’écran 2019-02-11 à 10.49.20.pngLe programme HUP (Home Usage Program) de Microsoft existe depuis de très nombreuses années. Ce bénéfice de la Software Assurance de licences Office permet aux collaborateurs d’organisations (ayant souscrits à la SA de leurs licences Office) de pouvoir installer pour leurs usages personnels une copie d’Office à leur domicile, à cout faible (moins de 20€). Cette possibilité était pour le moment limitée à des souscriptions Office 365 Pro Plus ou des versions on premise Office 2019.

Selon les termes de l’édition de février 2019 des Microsoft Product Terms, des changements sont intervenus sur HUP (voir le paragraphe Microsoft HUP en page 87 de la version française des Product Terms). Sous condition d’éligibilité (toujours SA Office) les utilisateurs pourront choisir d’installer des logiciels ou de souscrire à un service en ligne Office 365. Ainsi avec le nouveau HUP, si l’entreprise participe au programme SAM (Software Assurance Membership) pour le groupe de produits Applications, alors ses collaborateurs optant pour les services en ligne au sein de HUP, auront le choix entre un abonnement Office 365 Edition Familiale ou Office 365 Personnel, en bénéficiant d’un discount sur le tarif standard de souscription de ces services (-30%). Point important concernant cette option HUP services en ligne, les abonnements souscrits par des collaborateurs pourront être renouvelés au tarif HUP, même si le collaborateur n’appartient plus à la société ou si la société n’est plus en couverture SA. Pour l’option HUP logiciel par contre, le bénéfice reste lié au maintien en SA et au statut de salarié de l’entreprise.

La compétition Teams / Slack

Microsoft Teams a été dès son introduction (annonce novembre 2016) présenté comme une application « Slack Killer », après que la rumeur de rachat de Slack par Microsoft se soit éteinte. Qu’en est-il 2 ans après ? C’est une des questions à laquelle l’étude publiée par Spiceworks tente de répondre concernant les usages de chat.

Si ce sujet vous intéresse, venez nous rejoindre, nous organisons une formation de 2 jours sur le sujet des nouvelles solutions de l’environnement de travail qui permettra de faire le point sur les nouvelles modalités de collaboration et de partage pour les années 2020, et sur les acteurs du marché : Microsoft, Slack, Google, Facebook. Pour plus d’information, contactez-nous

Spiceworks a interviewé 900 personnes, professionnels de l’informatique en entreprise, aux USA et en Europe. Parmi les principaux enseignements de cette étude :

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