Archives de Catégorie: Productivité

Nouvelles capacités pour Microsoft Approbations dans Teams

source : Microsof

Introduite en janvier 2021, l’application Approbations pour Teams permet de valider des workflows directement depuis Teams. Microsoft a présenté hier quelques nouveautés la concernant, qui devraient être disponibles d’ici la fin du mois d’avril.

Avec ces nouveautés il sera possible :

  • d’associer une signature électronique à une validation dans Approbations, choisie parmi plusieurs partenaires fournisseurs de solution de eSignature, tels Adobe Sign ou DocuSign.
  • de définir des modèles d’approbations, intégrant toutes les infos spécifiques nécessaires et qui pourront ensuite être utilisés tels que, ou modifiés.
  • d’attacher des fichiers à une demande d’approbations, ou des liens vers OneDrive, SharePoint ou même des stockage externes à Microsoft 365 (cette fonctionnalité est déjà disponible).
  • d’approuver ou rejeter une demande directement depuis le fil de conversation d’un channel
source : Microsoft

Du nouveau pour la preview d’Outlook pour Mac, mais toujours une fonction clé manquante :(

source : Microsoft Outlook Blog

Microsoft propose depuis des mois (1ere dispo en septembre 2019..) une preview de la nouvelle appli Outlook pour Mac. La semaine dernière, Microsoft vient d’annoncer quelques nouveautés dans cette preview. Parmi ces nouveautés :

  • le support des comptes iCloud, Yahoo! et IMAP
  • le support des boites à lettres et des calendriers partagés
  • le support de S/MIME
  • la possibilité d’ajouter des contacts en tant que favoris, permettant un accès rapide à toutes les interactions réalisées avec ces personnes.

Par contre toujours rien de neuf sur un problème connu de longue date : l’impossibilité de déplacer des éléments (mails, contacts, tâches …) d’un compte vers un dossier d’un autre compte. Bref, pour moi qui travaille avec plusieurs comptes de messagerie, ce manque rend inutilisable ce nouvel Outlook. Dommage, car en plus de son look modernisé, la nouvelle appli Outlook pour Mac offre des fonctions intéressantes (par exemple pour moi, la possibilité d’utiliser le trackpad de mon Mac pour naviguer dans mon calendrier à la place des flèches dédiées à cet usage). Mais bon, il semblerait qu’il s’agisse du dernier problème à devoir encore être résolu. Reste à attendre la version finale ? Pour le moment toujours pas de date pour le passage de la preview à la finale.

Les transcriptions live opérationnelles dans les meetings Teams

Voilà une fonctionnalité intéressante, même si encore limitée par la barrière de la langue, seule l’anglais est pour le moment supportée. Dans les réunions Teams il est maintenant possible d’activer les transcriptions en direct, avec identification de la personne qui parle. Cette fonction était précédemment possible en mode différé depuis Microsoft Streams. Comme on le voit sur cette copie d’écran, ou Stéphane et moi avons adopté notre meilleur accent anglais :), les transcriptions apparaissent dans un volet à droite de la fenêtre, ce volet est déroulant. Tout participant qui arrive en retard à une réunion (je sais çà n’arrive jamais en France), peut faire défiler le volet transcriptions pour savoir rapidement ce qui s’est dit avant son arrivée. De même en fin de réunion , les transcriptions sont disponibles en intégralité (directement dans les paramètres de la réunion) :

transcriptions dans les paramètres de la réunion Teams

Elles apparaissent aussi dans le fil de conversation :

En complément, comme l’indique le post sur le blog Teams :

  • En termes de confidentialité, la transcription en direct est similaire à l’enregistrement d’une réunion. Les participants sont informés que la transcription en direct est activée et ont la possibilité de la masquer d’un simple clic dans la vue de leur réunion. S’ils ne souhaitent pas être identifiés, les participants peuvent également désactiver l’attribution de l’orateur dans les paramètres de leur profil.
  • Les fichiers de transcription de Teams live sont stockés dans le compte Exchange Online de l’organisateur de la réunion et seuls l’organisateur et l’administrateur du tenant ont le droit de les supprimer.

Microsoft en pole position pour le rachat de Discord

Selon les dernières informations, Microsoft tiendrait la corde pour racheter l’entreprise américaine Discord, pour la somme rondelette de 10 milliards de dollars. D’autres acteurs semblent aussi intéressés par Discord, dont Epic Games ou Amazon.

Créée en 2015, Discord permet à ses utilisateurs de se retrouver dans des salons, au sein de serveurs, pour échanger (chat texte ou vocal, images, écoute de musique partagée …) avec leurs communautés invitées sur ces espaces. Si le public des joueurs (pour permettre des échanges en parallèle des parties engagées) était au départ privilégié, les 12 derniers mois ont boosté la pénétration de Discord dans de nombreux autres secteurs dont celui de l’éducation. De nombreux enseignants s’en sont emparés pour organiser leur classe virtuelle depuis le début de la pandémie de COVID-19. Discord compterait aujourd’hui près de 7 millions de serveurs, 300 millions de comptes créés et plus de 140 millions d’utilisateurs par mois.

Que recherche Microsoft dans cette acquisition, pour la somme de 10 milliards (alors que le CA estimé sur 2020 serait de l’ordre de 130 millions de dollars) ? Une technologie ? Une image auprès d’un public jeune ? Une solution pour des secteurs spécifiques (gamers, éducation) qui viendrait compléter son offre actuelle (Xbox, Minecraft par ex) ? Une solution de réseau social grand public (après son « échec » avec TikTok) ? L’interrogation reste pour le moment sans réponse ferme.

Microsoft avait acquis Skype en 2011 pour le montant de 8,5 milliards de $, une solution de communication à succès et qui était déjà à l’époque, avant l’arrivée de Discord, la place d’échanges entre gamers. Dix ans plus tard, Skype a largement perdu de son lustre, d’une part à cause de la montée en puissance de solutions de messagerie instantanée plus « modernes » telles WhatsApp, Facebook Messenger ou plus récemment TikTok ou Clubhouse (ou encore plus récemment Rec Room, la nouvelle licorne de Seattle), et d’autre part parce que les utilisateurs qui appréciaient Skype, ont moins apprécié la prise de contrôle par Microsoft et la perte d’indépendance de Skype. Que se passerait-il si Microsoft parvenait à acquérir Discord ? Les utilisateurs actuels ne seraient ils pas tentés d’aller voir ailleurs ? Par ailleurs, en termes de technologies de communication « modernes », Microsoft dispose déjà de plusieurs cordes à son arc : Skype Entreprise (fin de vie), Teams, Skype. Comment viendrait s’insérer Discord dans ce portefeuille déjà bien (trop?) rempli ?

Pour en savoir plus, il faudra attendre le dénouement de l’affaire, savoir si Discord est effectivement en vente, et quel sera l’acheteur définitif. La réponse sous peu.

Générer une présentation Powerpoint à partir de Word : bientôt possible, mais pas « magique »…

Export to presentation
Image Microsoft

Microsoft a annoncé des améliorations de la version Web de Word (accessible depuis un abonnement Office 365 et un navigateur basée sur Chromium), qui permettra désormais de convertir automatiquement un document en diaporama PowerPoint. Cette fonction comment à être disponible aux USA et uniquement en Anglais pour le moment. Le déploiement dans le reste du monde est en cours.

Les utilisateurs pourront simplement ouvrir leur document Word sur le Web, cliquer sur Fichier > Exporter > Exporter vers une présentation PowerPoint, sélectionner le thème, puis attendre quelques secondes pendant que le service le convertira automatiquement en diaporama PowerPoint.

D’après les premiers retours, la fonction semble fonctionner assez bien et crée une présentation complète en quelques secondes seulement.Mais attention même si les essais montre que l’IA utilisée saisi l’essentiel du document, cela ne remplace pas une création manuelle d’un jeu de diapositives, loin de là ! Et ceci pour plusieurs raisons :

  • En premier lieu, une présentation Powerpoint est avant tout un support au discours de l’animateur et pas l’inverse ! Cet outil à tendance à créer une sorte de résumé qui ressemble beaucoup plus à des notes pour le présentateur, ceci dit c’est une erreur aussi classique lorsque les humains cette fois font des présentation Powerpoint où ils confondent aussi les deux choses, faisant de leur présentation powerpoint un document descriptif, non une présentation. Powerpoint ne doit pas être « auto-porteuse » sinon c’est l’endormissement assuré lorsque vous la jouez !
  • Autre point, l’IA utilisée ne prend en charge que le contenu textuel et ignore tout contenu multimédia tel que les images dans le document.
  • De plus, l’IA et effectue le traitement en fonction de son propre apprentissage, de l’organisation du document et des mots clés utilisés, pas à partir d’un apprentissage relatif à toutes vos autres présentations ou documents, ce qui permet d’apprendre de « votre style »…

Autrefois, dans Word il était possible d’exporter un sommaire dans Powerpoint pour créer un squelette de présentation. Cette fonction à disparu depuis la version 2017 d’Office, cette nouvelle fonction peut constituer un nouveau point de départ pour la création d’un diaporama, mais il ne faudra guère en attendre plus à mon avis.

Plus d’information sur cette fonction et ses restrictions sur la page de support.

Liens raccourcis avec Microsoft Forms

Microsoft déploie actuellement la capacité de réduire les URL des questionnaires créés avec Microsoft Forms.

Pour obtenir un lien court (par ex : forms.office.com/r/AVDVnve86) au lieu du lien généré par défaut (par ex : forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=Fv2-JxVqmky8RlgMmxOltgApo4HmjlNnB-hjiWfkRpUMldPWFdQNDdWkZINTIwNjUyMDJaTzhPUCQlQCN0PWcu), il suffit de cliquer sur la case Réduire l’URL dans les paramètres du formulaire créé.

Pas de révolution avec cette capacité, mais le lien court offre une simplicité de partage évidente 🙂 . Avis aux afficionados de Forms, d’autant plus que cette (micro) application ne bénéficie que rarement de l’attention des développeurs Microsoft, et que sa roadmap n’affiche que de rares évolutions….

Suivi des modifications avec Excel pour le web

Microsoft a présenté une fonctionnalité qui intéressera sûrement tous ceux qui travaillent sur des fichiers Excel partagés, et attendaient depuis très longtemps un moyen efficace de suivre les modifications apportées. Nommée « Show Change« , la nouvelle fonction permettra de rendre apparent toutes les modifications apportées à un tableau Excel, commentaires, formats, contenus, calcul …au cours des 60 derniers jours, et quelques soit l’appareil sur lequel ces modifications auront été apportées (desktop, smartphone, tablettes, web).

Cette fonctionnalité sera accessible au travers du ruban Révision, ou via un clic droit sur un groupe de cellules. Pour être utilisable, les fichiers Excel doivent être stockés sur OneDrive ou SharePoint, ce qui n’a rien de surprenant pour des fichiers partagées dans le monde Microsoft 🙂

Show Change sera déployé pour les insiders d’Excel pour le web (Targeted Release).

Microsoft Teams : indiquer ses heures d' »absence » du bureau

Avec la généralisation du recours au télétravail, la frontière entre temps de travail et temps personnel est de plus en plus floue. Le recours à des outils comme Teams, qui fonctionne sur nos desktops, smartphones et tablettes, donc en permanence sur un appareil à portée de main, tend à faire disparaître cette frontière encore plus.

Pour aider à lui redonner un peu de consistance, la roadmap Microsoft 365 indique qu’une fonctionnalité devrait être déployée en mars, qui permettra à chaque utilisateur de définir ses heures de « présence » au bureau. En dehors de ces heures, son indicateur de disponibilité sera automatiquement mis à jour en « Absent du bureau ». De plus le calendrier Outlook et le message automatique d’absence de bureau seront également mis à jour, permettant l’envoi automatique de messages d’absence (si activé).

La fonctionnalité devrait être accessible sur les version préliminaires publiques de Teams web et desktop courant mars 2021, à partir de la photo de l’utilisateur en haut à droite de la fenêtre Teams et l’option Schedule Out of Office (traduction en français à venir).

Disponibilité de l’application Whiteboard pour Teams

Microsoft a annoncé la semaine dernière la preview de l’app Whiteboard pour Android et la disponibilité de Whiteboard pour Teams.

Source : Microsoft

Il est donc possible d’associer un tableau blanc à un canal ou une équipe Teams pour permettre aux participants de contribuer très simplement en mode libre sur ce tableau blanc, à partir de différents appareils (PC, Mac, tablettes et smartphones, avec ou sans stylet). Une fois le tableau crée, il est possible d’y accéder depuis les environnements Teams ou depuis les applis Whiteboard de ces différents appareils.

Selon la roadmap Microsoft 365, d’autres fonctions additionnelles devraient arriver sous peu dans Whiteboard, telles que de nouveaux types d’infos ajoutables sur un tableau blanc, comme des diagrammes ou des formes (feature ID 66757), ou l’ouverture vers des utilisateurs externes à des tableaux blancs dans des réunions Teams (feature ID 66759).

A découvrir : la nouvelle application Group Transcribe de Microsoft

Microsoft Garage qui est une division de Microsoft R&D qui se concentre sur la création de projets expérimentaux et innovants a lancé la semaine dernière une nouvelle application appelée Group Transcribe, uniquement disponible actuellement sous iOS.

Alors oui, il existe de nombreuse applications de traductions et transcription en direct comme par exemple l’excellente Live Transcribe de Google bien sur, mais aussi la fonction en standard sur iOS 14 appelée sobrement « Traduire », qui contrairement à celle de Google n’exploite pas les données que l’on donne. Mais elles n’utilisent que le téléphone d’un seul utilisateur, et de ce fait, il se peut que les transcriptions ne soient pas toujours les plus précises en raison des distorsions audio. Group Transcribe permet à plusieurs utilisateurs, tels que les participants à une réunion, de créer une session de transcription partagée sur leurs appareils. En utilisant le microphone sur le téléphone de chacun des utilisateurs, l’application peut comprendre ainsi plus clairement chacun d’entre eux. Il suffit de partager un code de réunion pour accéder à la conversation. Ou encore mieux : l’application découvre en Bluetooth les sessions autour de vous.

Confidentialité : les utilisateurs peuvent contribuer en choisissant de partager leurs données de conversation pour l’amélioration de l’IA de transcription, mais par défaut, Microsoft ne stocke pas les données de ces sessions une fois qu’elles sont terminées.

Les réunions sont ensuite transcrites à l’écran en temps réel et sauvegardées pour que vous puissiez effectuer une recherche dans la réunion plus tard. L’application prend en charge les langues suivantes : allemand, anglais, arabe, bulgare, catalan, cantonais, chinois (simplifié), chinois (traditionnel), croate, coréen, danois, espagnol, estonien, finnois, français, grec, hindi, irlandais, italien, japonais, lituanien, letton, maltais, norvégien, néerlandais, polonais, portugais, roumain, russe, slovaque, slovène, suédois, tchèque, thaï, etc.

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