Archives de Catégorie: Productivité

OneNote : pourquoi la synchronisation nécessite OneDrive et ne fonctionne pas très bien avec d’autres services type Dropbox, Box, etc…

D28E5136-AAB7-4581-BFE9-55225D8BAD11OneNote n’est pas Word ou Excel. Vous le savez probablement : tout fichier d’un système de fichiers traditionnel (comme Windows, macOS, Android et dans une certaine mesure iOS) est verrouillé lorsqu’un utilisateur l’ouvre pour le modifier. D’autres personnes n’auraient accès qu’en lecture à ce même fichier jusqu’à ce qu’il soit déverrouillé (fermé). Si OneNote fonctionnait de la même manière, les éditions simultanées ne seraient possibles que dans différentes sections (car ce sont en fait des fichiers).

Et pourtant il est possible lorsque vous avez déposé vos carnets OneNote sur Onedrive ou un espace SharePoint éditer différents objets sur la même page à partir de différents appareils en même temps. Ou réaliser ceci entre plusieurs utilisateurs. En fait, les modifications sont effectuées dans le cache local des périphériques dont le contenu n’est pas stocké dans son format de fichier d’origine, mais dans un format spécial, divisant les données en petites parties. Seules les modifications apportées à ces morceaux sont synchronisées sur le serveur où tous les objets / modifications sont fusionnés dans les fichiers d’origine.

Cette mécanique de synchronisation ne fonctionne parce que les serveurs Microsoft « savent » comment gérer ces contenus OneNote « fragmentés ». Il utilise un protocole spécial appelé COBALT, qui – autant que je sache – est similaire à celui utilisé sur les serveurs SharePoint. D’autres systèmes de fichiers ou services Cloud tels que Dropbox ne le font pas.

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Google+ c’est vraiment fini …pour le grand public

Google l’avait annoncé à la mi-journée octobre, son service Google+, l’appli de réseau social, s’arrêterait en août 2019, suite à la découverte d’une brèche de sécurité qui avait permis la fuite de données utilisateurs (Google citant le nombre de 500 000 utilisateurs a l’époque). Associée au faible niveau d’usage du service, cette fuite avait été le coup de grâce.

L’annonce hier par Google d’une nouvelle brèche, impliquant cette fois ci plusieurs dizaines de millions de comptes utilisateurs (52 millions plus précisément selon les chiffres de Google), accélère l’arrêt puisque Google ramène la fin du service à avril 2019.

À noter que la version du service destiné aux entreprises va continuer à se développer et être supportée par Google.

Capture audio et sous titre pour PowerPoint

Microsoft annonce le déploiement pour début 2019 d’une fonctionnalité qui intéressera tous ceux qui réalisent et diffusent des présentations PowerPoint. En effet, il sera possible de capturer en live des commentaires audio et de les afficher en sous titre de la présentation. Au lancement, Microsoft annonce qu’à son lancement cette fonction supportera 12 langues parlées et pourra les convertir vers 60 langues pour les sous titres. 

Soutenue par de l’IA, ces capacités s’adapteront au contenu présenté afin d’optimiser la reconnaissance vocale et de traduction automatique.

La fonction sera disponible pour les clients Office 365, avec PowerPoint pour Windows, pour Mac et PowerPoint Online.

Résumé des nouvelles fonctions annoncées en novembre pour Office 365

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L’actualité la plus importante liée à Office a peut-être été le dévoilement des nouvelles icônes de ses applications, qui présentent un design plus moderne (les icônes n’avaient pas évolué depuis 2013).

Il existe heureusement d’autres améliorations 🙂 que nous listons ici :

  • Word permet de garder une trace des tâches que nous avons dans un document. Ainsi il est possible d’ajouter des éléments à une liste de tâches chaque fois que vous insérez du texte tel que « TODO: terminer ceci » dans le document (à voir comme cela sera traduit en VF). De plus, si vous mentionnez quelqu’un dans une tâche, il recevra un lien vers le e document qui le dirigera directement vers la section qui requiert son attention. Ces fonctionnalités sont aussi disponible pour les utilisateurs insiders sur Mac et devrait parvenir à tous les utilisateurs d’Office 365 d’ici peu.
  • Outlook Web recevra quelques améliorations à partir du mois prochain : il sera possible de se connecter au service de messagerie via outlook.com si vous avez un compte professionnel ou scolaire, cela vous redirigera automatiquement vers la page de connexion de votre organisation.
  • Microsoft Teams : possibilité de désactiver les notifications pour dcertaines heures de la journée et même certains jours de la semaine afin que vous ne soyez pas dérangé pendant le week-end, par exemple. Il permet également aux utilisateurs de planifier des réunions et de rechercher des personnes au sein de l’organisation.

Deux autres fonctionnalités arrivent le mois prochain :

  • Editor dans PowerPoint pour corriger des phrasés maladroits et créer un langage plus naturel.
  • Dans PowerPoint, l’intégration avec Microsoft Forms sera disponible, pour ajouter des questionnaires à une présentation.

 

OneDrive : encore de nouvelles fonctions

onedriveNous vous en parlions, Microsoft a enrichi l’offre OneDrive un peu plus tôt dans le mois. Et ce n’est pas terminé : de nouvelles fonctions arrivent toujours principalement pour compenser le retard pris vis à vis des concurrents tels que Dropbox ou Box.

On retrouve ainsi la  possibilité de bloquer le téléchargement des fichiers que vous partagez. De plus il est possible d’associer des droits (DRM) aux fichiers permettant par exemple d’interdire aux utilisateurs de copier les fichiers en question, de les imprimer ou encore de coller du contenu dans d’autres applications… Une fenêtre s’affichant alors pour préciser les droits nécessaire.

La fonction MyAnalytics (intégrée elle aussi à Office 365 depuis quelques années), propose ainsi une fonction qui vous permet de voir ce qui se passe dans vos fichiers (en particulier les accès). Microsoft indique que des améliorations ont été apportées pour que le nombre de vues soit précis.

Enfin, le téléchargement de l’appareil photo pour OneDrive Entreprise sur Android est désormais disponible pour tout le monde. Il fonctionne comme sur OneDrive grand public, en téléchargeant automatiquement les images de votre appareil. L’application OneDrive ne se connecte toutefois d’utiliser qu’à un seul compte à la fois (contrairement à Dropbox). Vous devrez donc choisir entre votre compte personnel et votre compte professionnel pour télécharger vos photos.

A vos stylets !

Microsoft a annoncé en octobre quelques mises à jour sur Office 365, actuellement en cours de déploiement sur le mois de novembre (comme toujours maintenant). Ainsi les applis Office 365 des plateformes mobiles (iOS et Android) évoluent et les nouveautés apportées portent sur :

  • des possibilités de saisir du texte manuscrit (Word, PowerPoint) et de le convertir ensuite en texte. De point de vue des usages, çà manque de fluidité (il faut écrire la phrase, puis cliquer sur l’icône « Entrée manuscrite en texte » dans le ruban Dessin, sélectionner le(s) mots à convertir, puis espérer que la conversion correspond bien. Et ce n’est pas toujours le cas.
  • des possibilité de convertir des formes saisies avec le stylet sur l’écran de l’iPad en forme normalisées (traits rectilignes, sans tremblement..), telle les formes dans la copie d’écran ci dessus, formes que j’ai à l’origine tracé à main levée. Et c’est plutôt bien fait, çà permet de tracer des formes simples à la main et de laisser ensuite PowerPoint ou Word les traduire en schémas « propres ». 
  • dernière fonction intéressante pour tous ceux qui annotent des documents Word, des présentations PowerPoint ou des tableaux Excel, la possibilité de les annoter avec son stylet sur l’iPad

Au fur et à mesure des ajouts fonctionnels réalisés, la possibilité d’utiliser les applis Office sur iPad devient envisageable, en mode complément d’un PC ou d’un Mac, mais un complément utile et d’usage très simple.

Microsoft proposera des outils de migration de G Suite vers Office 365

Office 365La guerre entre Microsoft et Google est déclarée depuis longtemps et face à la monté en puissance de G Suite dans les entreprises, Microsoft devrait annoncer prochainement un plan d’envergure pour lutter contre le géant de Mountain View. Dans ce cadre Microsoft prévoit de lancer au second trimestre 2019 des outils de migration conçus pour aider les entreprises à passer plus facilement de la G Suite à Office 365, ou plus précisément Exchange Online.

Les outils de migration incluront la possibilité de transférer les données de courrier électronique, de calendrier et de contacts de la plate-forme de Google à celles de Microsoft.

Vous pouvez déjà déplacer des mails  en utilisant la technologie IMAP existante, mais les nouveaux ajouts apportés ici offriraient un meilleur support pour le transfert du calendrier et des contacts.

Le Directeur du marketing Exchange de Microsoft, Greg Taylor, insiste sur la sécurité que permettra d’offrir de tels outils : « Notre objectif principal est d’améliorer la sécurité des données client de bout en bout. Nous voulons nous assurer que les données du client sont elles-mêmes sécurisées au fur et à mesure de leur déplacement, qu’elles ne font pas un arrêt inattendu de la mise en attente en cours de route et que l’authentification utilisée pour y accéder est solide et fiable. »

Les deux concurrents d’Exchange Online sont, bien entendu Google avec Gmail et G Suite mais aussi, et c’est sans doute la principale source d’inquiétude de Microsoft sur le plus long terme,  la « marginalisation » du mail avec l’apparition de nouveaux modes de communications comme Slack, Facebook Workplace, etc... d’où les investissements conséquents sur Teams, sans que l’urbanisation des outils offerts par Office 365 ne soit du coup très clair pour les équipes de Redmond…

Nous reviendrons sur ces sujets lors du prochain Briefing Calipia qui commence à Lille le 23 novembre.

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