Archives de Catégorie: Productivité

Nouvelles fonctions pour OneDrive afin de faciliter la collaboration

onedriveMicrosoft a annoncé quelques améliorations à OneDrive sur le panneau de détails des fichiers et du flux d’activité sur l’interface web. Ces changements permettent de visualiser plus facilement les informations sur les actions récentes sur les fichiers et les dossiers dans un panneau latéral sans avoir à ouvrir le fichier. Les informations ajoutées montrent maintenant une liste des utilisateurs avec lesquels le fichier est partagé, les actions qui ont été effectuées sur eux, et la possibilité de naviguer facilement vers les fichiers ou les commentaires. L’éditeur reprend ainsi des options déjà disponible dans Dropbox. Les actions sont également classées par ordre chronologique, ce qui permet aux utilisateurs de vérifier rapidement quand une certaine action a été effectuée, ou un commentaire a été fait sur des documents . Le panneau de détails comporte également une icône en forme de cloche qui permet aux utilisateurs d’activer ou de désactiver les notifications de modification par mail pour un fichier.

OnedriveLe fil d’activité bénéficie également d’améliorations similaires. Il permet désormais aux utilisateurs de visualiser un instantané des actions sur tous les fichiers et dossiers, qui sont classés par ordre chronologique. Les sections incluent hier, la semaine dernière, et plus encore. Les utilisateurs peuvent également naviguer vers les fichiers ou dossiers en cliquant sur les liens des fichiers dans le flux d’activités. En cliquant sur une activité pour modifier des fichiers de l’Office, les utilisateurs accèdent directement et c’est plutôt bien vu, à la partie du document où la modification/activité a eu lieu.

Activation d’enregistrements de meetings Teams pour des clients avec un tenant Office 365 en France

Capture d’écran 2020-06-03 à 19.28.25Petite nouveauté récemment annoncé par Microsoft et qui va certainement intéresser les clients français d’Office 365 hébergés dans les datacenters français de Microsoft.

Les enregistrements des réunions sont stockés dans le service Microsoft Stream.  Or cette fonction d’enregistrement est actuellement désactivée pour les clients dont les données Teams sont stockées dans les datacenters basés en France car Microsoft Stream n’est pas disponible dans le pays. Microsoft a donc annoncé le 28 mai dernier l’introduction d’un paramètre supplémentaire qui permettra aux clients d’utiliser l’enregistrement dans un datacenter de la région (au sens de la géographie Office 365) supportant Stream.

Attention toutefois, cette activation définira le lieu de stockage par défaut pour tous les prochains enregistrements, même si ultérieurement le service Stream est hébergé dans le pays. Donc pour tous ceux qui voudraient que ce stockage de vidéos ait bien lieu dans leur pays d’origine, Microsoft recommande de ne pas activer la possibilité de stockage régionale.

 

Les utilisateurs de Teams peuvent enfin ouvrir des fenêtres de discussions séparées

Microsoft Teams est enfin en train de déployer la possibilité de permettre aux utilisateurs de faire apparaître les discussions dans des fenêtres séparées pour les utilisateurs des clients Windows et MacOS. Cette fonctionnalité était très largement attendue, c’est le moins que l’on puisse dire, puisque nous étions beaucoup à voir une régression par rapport à l’utilisation de Skype Entrepris.

Capture d’écran 2020-06-02 à 18.42.36La possibilité d’ouvrir des discussions en tête à tête ou en groupe dans une fenêtre séparée est un ajout bienvenu pour les utilisateurs qui ont tendance à préférer ouvrir des fenêtres séparées et passer de l’une à l’autre pour les discussions. Ces fenêtres peuvent être redimensionnées et repositionnées comme n’importe quelle autre fenêtre.

Il existe plusieurs façons de faire apparaître une fenêtre en plus de l’action habituelle de double-clic sur la conversation à partir de la liste . Les utilisateurs peuvent passer le curseur sur une conversation de la liste, cliquer sur les « … » puis « séparer dans une nouvelle conversation »

Capture d’écran 2020-06-02 à 18.43.26

 

Prezi Video s’intègre maintenant à Teams

-1x-1Vous vous souvenez sans doute de Prezi, une solution alternative à Powerpoint pour les présentations très populaire il y a quelques années. Cette solution permettait de « naviguer » une une présentation avec des effet de zoom avant et arrière sur une carte globale. Depuis un an, Microsoft a intégré cela dans Powerpoint dans Office 365.A

Aujourd’hui, Prezi se concentre toujours sur les logiciels de présentation, mais avec leur outil Prezi Video il propose plus spécifiquement la création de contenus vidéo courts, avec des cadres personnalisés pour mettre en évidence les points clés de la vidéo ou donner un contexte supplémentaire sans avoir à passer à un autre programme ou à consulter un document séparé.

Microsoft a annoncé une nouvelle intégration avec Prezi Video dans … Teams bien entendu !

L’intégration dans Teams consiste en une application qui peut être téléchargée depuis l’app store de Teams. Une fois installée, elle permet non seulement d’envoyer rapidement des vidéos, mais aussi de les créer à la volée directement dans Teams, avec la possibilité d’ajouter plusieurs cadres avec du texte et des images qui passent en douceur de l’un à l’autre. L’objectif final est de faciliter la création de contenus éducatifs plus attrayants.

L’application Prezi Video est disponible en téléchargement dès maintenant sur Microsoft AppSource, ou vous pouvez la rechercher dans Teams.

Microsoft Lists : (encore !) une nouvelle application de gestion de listes

Dans le cadre de la conférence Build qui s’est tenue de manière virtuelle la semaine denrière, Microsoft a annoncé l’arrivée prochaine d’une nouvelle application dans la famille Microsoft 365 : Microsoft Lists.

Microsoft Lists est présentée comme « une application qui aide à suivre les informations et à organiser le travail ».

Microsoft Lists sera accessible via une interface web (attendue pour la fin de l’été) et des applis mobiles (attendues pour la fin de l’année) pour créer, partager et accéder aux listes. Microsoft Teams intégrera une déclinaison de Lists pour permettre d’effectuer dans Teams les mêmes actions que depuis l’interface native.

Les listes de Microsoft Lists pourront également être intégrées à SharePoint, Microsoft précisant que l’annonce de Microsoft Lists ne préfigure pas la mort des listes SharePoint.

Microsoft proposera des templates de listes pour Microsoft Lists, pour des scénarios d’usages tels que le suivi des problèmes, l’accueil de nouvelles recrues, la gestion de l’itinéraire d’un événement, la gestion des actifs ….

Si, comme le dit le dicton, « abondance de biens ne nuit pas », l’introduction d’une nouvelle solution de gestion de listes, (après les tâches Outlook, les listes Microsoft To Do et SharePoint, Microsoft Planner) ne simplifie pas la compréhension de la picture globale de ce que Microsoft veut obtenir dans ce domaine.

 

L’enregistrement d’écran est disponible dans Microsoft Stream

StreamVous connaissez sans doute Microsoft Stream : la solution de streaming vidéos intégré dans l’offre Office 365. Cette solution permet de diffuser pour toute l’entreprise (en interne uniquement actuellement) des vidéos en toute sécurité. Ce service intègre également de l’indexation et du sous-titrage (uniquement en anglais actuellement, d’autres langues, dont le français devraient arriver cet été normalement). Ce service est donc un concurrent de l’offre Vimeo pour les entreprises par exemple ainsi que d’autres plus confidentielles et… bien plus chère.

Stream est très intégré à l’offre Office 365. Ainsi si vous utilisez Teams et que vous enregistrer des sessions vidéos, c’est bien Stream qui prend le relais et stocke vos enregistrements.

Microsoft annonce aujourd’hui qu’une fonction d’enregistrement d’écran est désormais disponible dans Microsoft Stream. Les créateurs de vidéo peuvent ainsi utiliser des options pour enregistrer n’importe quelle fenêtre ou écran, ajouter un micro ou un système audio, et inclure une webcam vidéo. Il n’est pas nécessaire de télécharger un nouveau logiciel, l’outil est basé sur le web et fonctionne avec la dernière version de Edge ou Chrome, tout simplement.

Concrètement cette fonction est disponible pour tous les utilisateurs de Microsoft Stream qui ont la permission de télécharger du contenu vidéo dans leur organisation.

Vous trouverez ici des informations sur la compatibilité des systèmes, les caractéristiques spécifiques et la gestion : Créer un enregistrement d’écran

Yammer fait (un peu) peau neuve

Microsoft continue de faire évoluer Yammer et de l’intégrer dans son application phare : Teams, comme nous vous en parlions fin avril.

Cette fois c’est l’interface qui devrait pas mal évoluer en prenant en gros le look (Fluent) des applications mobiles. Microsoft a lancé en avant-première publique,  cette nouvelle interface en début de semaine (elle est dispo sur à priori tous les tenants) et se sont les administrateurs qui déciderons (ou pas) de la mettre en oeuvre en beta pour leur utilisateurs.

C’est ce que nous avons fait de notre coté (malgré un usage plutôt très restreint du produit :)). L’option est disponible dans le centre d’administration. Ainsi que le montre la copie d’écran ci-dessous :

Yammer choix

Ainsi les Administrateurs peuvent permettre aux utilisateurs finaux d’accéder au nouveau client Yammer en utilisant le menu dans le portail d’administration de Yammer. Cependant, les utilisateurs peuvent toujours accéder à l’aperçu, même si le commutateur est désactivé. La seule façon d’empêcher l’accès des utilisateurs au nouvel aperçu de Yammer est que les organisations contactent Microsoft…

Et si les utilisateurs n’aiment pas le nouveau Yammer, ils peuvent revenir à la version classique en utilisant une commande proposée dans l’interface comme indiqué dans la copie d’écran ci-dessous :

Capture d’écran 2020-05-13 à 12.54.30

Voici donc une petite idée du nouveau look proposé

Avant :

Capture d’écran 2020-05-13 à 12.55.11

Après :

Capture d’écran 2020-05-13 à 12.56.11

Microsoft précise qu’il a également amélioré le filtrage des conversations dans le nouveau Yammer. Les profils d’utilisateurs exploitent désormais les informations provenant des profils Azure Active Directory.

De nombreuses nouveautés à venir pour Power BI

mbas_ppt_dataLa semaine dernière Microsoft a tenu son Business Applications Summit 2020 (virtuellement bien entendu). Un certain nombre de mises à jour de Power BI ont été annoncées. Microsoft a également fait remarquer que sa communauté Power BI compte désormais plus d’un million de membres.

Voici un résumé de ces annonces :

  • Intégration d’IA avec PowerPoint for Data, des visuels personnalisés, une expérience mise à jour de création de rapports mobiles par exemple.
  • De nouveaux modèles sémantiques pour Répondre aux besoins des rapports d’entreprise, de la gestion du cycle de vie des applications etc.
  • Le support de Common Data Service DirectQuery qui permet une meilleur intégration de la BI dans la structure de l’organisation, avec des tableaux pour Excel, ou Teams.

En ce qui concerne PowerPoint for Data, un nouveau visuel de sélection au lasso a été mis à disposition, avec des effets d’ombre qui arriveront plus tard avec des modèles de pages pré-fabriquées. En ce qui concerne les capacités d’intelligence artificielle, des arbres de décomposition améliorés seront disponibles. On trouvera aussi « des récits intelligents » – une fonctionnalité qui permet d’ajouter et de modifier des récits dynamiques générés automatiquement. Dans le même ordre d’idées, des visuels personnalisés sont désormais disponibles, tandis qu’une nouvelle façon de réaliser des  rapports mobiles sera lancée dans les prochaines semaines.

Afin d’aider à « intégrer la BI dans la structure de l’organisation« , microsoft a annoncé une amélioration de l’expérience de Power BI dans  Teams , avec un nouvel onglet et des liens de prévisualisation. Dans le courant du mois de mai, les clients pourront également utiliser de nouvelles fonctionnalités pour la protection des données.

Puis, plus tard dans l’année, des tableaux Excel et la possibilité de se connecter aux ensembles de données Power BI sans quitter le service de feuilles de calcul seront introduits. Enfin, les utilisateurs auront un aperçu de la nouvelle fonction visuelle Power Automate et de la prise en charge de DirectQuery pour le Common Data Service.

N’hésitez pas à faire un tour sur ce lien pour en savoir plus.

Des nouveautés intéressantes pour OneDrive

onedrivePas mal de nouveautés en cours pour OneDrive qui sont en cours de déploiement ce mois. De quoi combler le retard sur Dropbox pour certaines fonctions, voir de prendre de l’avance pour d’autres.

Voici un petit résumé de ces nouvelles fonctions :

Tout d’abord, la fonction d’étiquettes de sensibilité qui permet aux administrateurs de créer des étiquettes indiquant la criticité des fichiers en fonction des informations contenues dans les documents. La fonction d’étiquettes de sensibilité est apportée par le cadre de protection des informations de Microsoft (MIP) et permet aux utilisateurs de définir des classifications pour les fichiers Office en utilisant des marques visuelles ou par le biais d’autres politiques de protection.

PowerPointFileWithSensitivityLabelConfidentialApplied

Vous trouverez en suivant ce lien toutes les explications sur cette fonction et comment la mettre en oeuvre (pour les administrateurs). Sans surprise, ces fonctions sont aussi disponible avec SharePoint online.

La fonctionnalité suivante est la possibilité de visualiser, de restaurer ou de supprimer les versions précédentes d’un fichier directement sur le bureau via le navigateur de fichiers (PC ou Mac). Les utilisateurs peuvent désormais cliquer directement sur un fichier avec le bouton droit de la souris et afficher une liste des versions précédentes, puis restaurer les versions requises. Il s’agit d’un ajout très pratique qui permet aux utilisateurs de gagner du temps lorsqu’ils recherchent des versions antérieures d’un document.

Enfin, on a maintenant la possibilité de supprimer des fichiers qui sont soit ouverts sur un autre onglet, soit par un autre utilisateur. L’entreprise affirme avoir reçu des commentaires selon lesquels des utilisateurs ne pouvaient pas supprimer des fichiers parce qu’ils avaient été laissés ouverts par un autre utilisateur et oubliés, ce qui avait pour effet de verrouiller le document. Cette fonction permet désormais au propriétaire du fichier de passer outre ce verrouillage et de supprimer le fichier, quel que soit l’endroit où il a été laissé ouvert.

 

Nouvelles fonctions de Teams en juin

Teams
Les acteurs des outils de visioconférence mettent actuellement les bouchées doubles pour faire évoluer leurs systèmes. Ainsi Google a poussé la limite à 12 personnes simultanées dans son service grand public Duo, et envisage d’augmenter encore à 32 personnes dans un futur proche. Microsoft de son coté a annoncé le passage à 9 (3×3) vidéos simultanées dans Teams, au début disponible en mai, visiblement repoussé en juin maintenant.

L’éditeur en profite pour annoncé qu’il sera aussi possible de visualiser les réunions et les appels dans des fenêtres séparées. Une bonne chose pour les personnes habituées à Skype Entreprise qui voyaient dans le mode de fonctionnement de Teams une certaine régression (et il y en a encore d’autres… en particulier lors de la diffusion de diapositives Powerpoint par exemple, où les fonctions sont plus pauvres également…).

Dès qu’ils seront disponibles, les utilisateurs pourront ainsi consulter les réunions et les appels dans des fenêtres séparées du client principal de Microsoft Teams. Autre changements, les commandes de réunion et d’appel telles que la mise en sourdine, la vidéo, le chat et autres seront désormais situées en haut de la fenêtre de réunion afin qu’elles soient toujours disponibles et ne bloquent jamais le contenu sous-jacent (là encore c’est une bonne chose car c’est souvent que les menus cache le contenu de diapositives par exemple !).

Cette mise à jour devrait être synchronisée avec des fonctionnalités récemment annoncées telles que la vidéo 3×3, le lever de la main pour prendre la parole et les arrière-plans personnalisés.

Attention l’éditeur précise que cette fonctionnalité sera désactivée par défaut et les utilisateurs pourront l’activer via le paramètre utilisateur : Général > Activer les nouvelles expériences de réunions et d’appels. A l’avenir, cette fonctionnalité sera mise par défaut.

« Entrées précédentes Derniers articles »