Archives de Catégorie: Productivité

De nouvelles fonctions à venir dans Loop

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L’application Loop de Microsoft s’enrichit de nouvelles fonctionnalités qui pourraient rendre son utilisation plus sympathique pour les programmeurs. Microsoft a publié sur le blog Microsoft 365 Insider, que Loop peut désormais intégrer le contenu des services GitHub, mais aussi Jira et Trello pour les comptes pro et Education Microsoft 365. Enfin des intégrations externes arrivent ! C’était clairement un des gros avantages de Notion (qui reste encore beaucoup plus riche fonctionnellement). Nous détaillons tout cela dans une session dédiée du Briefing Calipia qui commence début Juin à Nantes.

Dans le billet GitHub pour Loop, Microsoft indique que Loop peut désormais ajouter des questions et des demandes d’extraction GitHub en ouvrant une page Loop nouvelle ou existante, puis en tapant « / ». Une section Microsoft apps devrait alors apparaître et vous pouvez sélectionner GitHub. Vous pouvez alors suivre les instructions de l’application pour commencer avec au préalable une connexion sur votre compte. On peut ensuite visualiser un jalon GitHub dans Loop, puis le modifier directement, ainsi que la possibilité d’ajouter ou de modifier la personne qui a été désignée dans GitHub. Sans surprise, les utilisateurs doivent avoir accès au dépôt GitHub pour y accéder.

Le billet Jira pour Loop indique que l’application peut désormais être utilisée pour visualiser les problèmes Jira. Comme pour Github, vous pouvez commencer par ouvrir une page Loop nouvelle ou existante, puis taper « / ». Vous devriez voir apparaître le menu Autres applications et vous pouvez alors cliquer sur l’option Jira dans la liste déroulante pour commencer à ajouter Jira à Loop. Les utilisateurs de Jira peuvent accéder à Loop pour modifier l’état, la date d’échéance ou le destinataire d’un problème. Microsoft précise que cette fonctionnalité ne prend en charge pour l’instant que les projets dans Jira Cloud et ne prend pas encore en charge Jira Server et Jira Data Center. Pour ces dernières applications (en local donc) aucune date n’est communiquée, on ne sait pas non plus si cette fonction verra le jour (peu probable à mon avis compte tenue de l’architecture de Loop).

Le billet de blog pour l’intégration de Trello dans Loop est géré de la même manière que l’intégration de Jira ou Github. Il suffit d’ouvrir ou de démarrer une nouvelle page Loop, de taper « / » et l’option Autres applications apparaîtra où vous pourrez sélectionner Trello. Les utilisateurs de Trello dans l’application Loop peuvent faire des choses telles que glisser et déposer des cartes à travers les couloirs, ajouter ou modifier des membres et des dates d’échéance pour les projets et ouvrir des cartes dans la vue détaillée de Trello.

Loop progresse donc encore un peu plus et on l’espère gagnera aussi en stabilité, car les fonctions actuelles, bien que prometteuses sont d’une instabilité notoire…

Nouveautés Microsoft 365 à venir…

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On commence par Teams

En juin, Microsoft Teams sur le bureau disposera bientôt d’une fonction de prévisualisation des fichiers : Lorsque vous partagez des documents (Word, Excel, PowerPoint mais aussi les PDF) dans un chat ou un canal de conversation, vous pourrez voir une vignette du fichier dans le fil de discussion. Cela vous permet de prévisualiser le contenu du fichier sans l’ouvrir.

Autre fonction qui était très demandée, pour répondre aux réorganisations des organisation : les utilisateurs de Teams pourront renommer le canal général de leur équipe en juin ceci de la bouche même de Microsoft permettra de combler le fossé entre les canaux généraux et les autres canaux. Sans surprise, le canal général d’une équipe ne pourra être renommé que par le propriétaire de l’équipe.

Enfin en juillet, les utilisateurs de Teams sur Windows et Mac verront une barre d’en-tête simplifiée : l’onglet « À propos » et d’autres actions seront déplacés vers le menu principal. L’onglet « Chat » sera déplacé vers un panneau latéral droit pour les applications qui le prennent en charge.

Pour ce qui concerne Loop

Si vous utilisez l’outil de collaboration Microsoft Loop, vous bénéficierez d’une nouvelle fonction alimentée par Copilot dans le courant du mois de mai vous permettant de passer d’une page blanche à un document structuré (à la manière de ce qui se fait déjà avec Word + Copilot). Pour disposer deja de cette fonction, elle est actuellement assez limitée et bizarrement assez en retrait par rapport à celle intégrée dans les autres applications de la suite Office…

Et coté OneDrive pour finir

Les utilisateurs de OneDrive verront un changement dans l’expérience des dossiers partagés en juin. Actuellement, lorsqu’un utilisateur ouvre un dossier partagé dans OneDrive, il est dirigé vers une vue de ce dossier dans le OneDrive de l’initiateur du partage. Dans la nouvelle expérience, l’ouverture d’un dossier partagé amènera l’utilisateur au dossier partagé dans la vue Personnes de son propre OneDrive. Cette vue, organisée par personne, montre et permet d’accéder à tous les fichiers et dossiers qui ont été partagés par utilisateur ce qui peut-etre parfois plus cohérent (un peu à la manière de ce que propose Dropbox) ou pas en fonction des usages…

Nous reviendrons sur toutes ces nouveautés en synthèse lors du prochain Briefing Calipia qui commence début juin.

Des sondages directement intégrés dans Outlook Web.

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Microsoft annonce des améliorations pour l’édition web d’Outlook qui faciliteront l’insertion de sondages directement dans les messages électroniques. Auparavent, les utilisateurs d’Outlook web devaient créer un sondage sur un panneau latéral du client de messagerie. Ils ne pouvaient pas prévisualiser l’aspect du sondage dans l’e-mail avant de l’envoyer aux destinataires prévus. Désormais, l’éditeur indique que Outlook web permet d’insérer un sondage directement dans l’e-mail. Tout ce que les utilisateurs ont à faire est de cliquer sur la section Insérer dans le ruban Outlook et ensuite de cliquer sur la section Sondages. Un sondage modifiable apparaîtra dans votre message. Le sondage que vous créez ressemblera exactement à la façon dont les personnes qui reçoivent l’e-mail le voient. De plus, vous pouvez ajouter plusieurs sondages et choisir différents types de questions lors de la création du sondage pour différents scénarios.

Une fois que l’e-mail contenant le sondage a été envoyé à partir d’Outlook web, l’expéditeur de l’e-mail et ses destinataires pourront voir les résultats en direct de ce sondage, à la mode Loop en fait ! On se demande pourquoi au passage ne pas fusionner les sondages Forms et ceux de Loop (qui sont beaucoup plus simple voire simpliste) ?

Pour l’instant, la fonction d’insertion de sondages dans les courriels est réservée aux utilisateurs d’Outlook web. Si les destinataires reçoivent des email avec des sondages sur Outlook desktop ou mobile, ils verront un lien hypertexte à la place. Ce lien les redirigera vers une page web Microsoft Forms contenant le sondage. Microsoft indique qu’elle prévoit de prendre en charge les sondages entièrement intégrés dans les emails pour toutes les plateformes Outlook d’ici à la fin 2024 sans plus de précisions.

Copilot pour Microsoft 365 passe au Turbo…

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Dans un billet publié aujourd’hui sur le blog Microsoft 365, Microsoft a annoncé qu’à partir de maintenant, Copilot pour Microsoft 365 offrira un accès prioritaire au modèle de langage large le plus puissant d’OpenAI, GPT-4 Turbo. La société a précédemment ajouté la prise en charge de GPT-4 Turbo à la version gratuite de Copilot. OpenAI a annoncé pour la première fois GPT-4 Turbo en novembre 2023. Il dispose d’une grande fenêtre contextuelle de 128K, ce qui signifie qu’une invite textuelle peut atteindre 300 pages si nécessaire.

Ce changement de modèle s’appliquera à la fois à la version web et à la version professionnelle, qui ajoute des données de terrain provenant de votre propre travail et de celui d’autres personnes de votre entreprise. Microsoft a ajouté que le nombre de chats et de tours que vous pouvez saisir dans Copilot pour Microsoft 365 n’est plus limité.

En plus de GPT-4 Turbo et de la suppression des limites de conversation et de tours, Microsoft a annoncé qu’à partir du mois de mai, elle augmentera le nombre de boosts quotidiens de génération d’images pour son créateur d’art AI Microsoft Designer dans Copilot pour Microsoft 365. Actuellement, les boosts d’images sont limités à 15 par jour, mais en mai, ils seront portés à 100 par jour.

Microsoft précise que tous ces nouveaux ajouts et améliorations seront d’abord déployés sur le site web Copilot, puis sur les applications mobiles Copilot, et enfin sur Windows et le navigateur web Edge. La société a déjà annoncé la semaine dernière qu’elle ajouterait dans le courant du mois la prise en charge de l’utilisation des données de travail mises à jour dans Copilot pour les applications de productivité de Microsoft, notamment Word, Outlook, Excel et PowerPoint. Pour ce qui est d’Excel on aurait sans doute préférer que le produit ne soit plus une version Beta, largement perfectible actuellement, c’est le moins que l’on puisse dire…

Nous reviendrons dans une session spéciale du Briefing sur les usages réels et les retours d’expérience d’entreprise autour de Copilote pour M365.

Possibilité de découper une vidéo directement dans PowerPoint Web

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Vous le savez si vous ajoutez des vidéos dans PowerPoint, une fois le clip téléchargé, il peut être coupé au début, à la fin ou aux deux. La bonne nouvelle, c’est que si vous utilisez PowerPoint en mode web, une nouvelle fonctionnalité devrait faciliter le découpage des vidéos.

Dans un article publié sur le blog Microsoft 365 Insider, Microsoft décrit les nouvelles fonctions de découpage vidéo de l’application web PowerPoint : « Vous pouvez découper des vidéos avec une précision au niveau de l’image ou de l’horodatage, les prévisualiser et les affiner jusqu’à ce que vous obteniez un résultat parfait et précis. »

Avec PowerPoint web nous pourrons donc sélectionner la vidéo dans la présentation et ouvrir un nouvel onglet Vidéo dans l’application. Puis cliquer sur l’option Vidéo dans cet onglet, puis sur la sélection Découper la vidéo. Comme on le fait habituellement dans la version desktop.

Fort logiquement Microsoft précise que cette nouvelle fonction de découpage vidéo n’est disponible que pour les vidéos locales et les vidéos de stock… Sans surprise on ne va pas télécharger avec Powerpoint des vidéos Youtube 🙂 pour cela il existes d’autres outils qui ne sont pas tous très légaux.

Nouvelle version de Microsoft Planner disponible en preview…

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Lors de sa la conférence Ignite en novembre dernier, Microsoft avait annoncé le lancement d’une nouvelle application de planification pour Teams. Cette semaine, cette application est désormais disponible en version preview publique . Si l’administrateur a configuré votre client Teams de manière à ce qu’il puisse accéder aux applications en avant-première publique, et que vous êtes en prévision de Teams également sur votre poste vous pouvez obtenir le nouveau Planner.

L’accès aux plans Premium de l’application peut se faire en s’inscrivant à une version d’essai gratuite ou en payant une licence Premium. Mais bonne nouvelle, les utilisateurs de Project disposant d’une licence Project peuvent accéder immédiatement aux nouvelles fonctionnalités Premium de Planner, ce qui confirme indirectement le rapprochement des deux produits comme nous en avions parlé…

Dans un billet de blog , Microsoft présente les nouvelles fonctionnalités de l’application Planner. En termes simples, elle fusionne les capacités des anciennes applications To Do, Planner et Project for the web en un seul produit. Cela signifie que vous verrez une liste simplifiée de plans qui seraient normalement répartis sur trois applications. L’application propose également la nouvelle vue Mes tâches, qui permet de visualiser toutes vos tâches en un seul endroit. Les filtres et les nouvelles fonctions de recherche devraient faciliter la consultation de ces plans. Ma vue peut afficher les tâches des plans de base et premium en un seul endroit. Elle peut également afficher vos tâches provenant d’autres applications Microsoft telles que Loop, Teams et Outlook.

Le plan premium inclut l’accès à Copilot, qui permet aux utilisateurs de poser des questions sur les tâches d’un projet et plus encore, les vues Objectifs, Personnes et Chronologie…

D’autres fonctionnalités de la nouvelle application Planner seront ajoutées dans les semaines et les mois à venir. Il sera notamment possible de passer d’un plan de base à un plan premium dans l’application, de déplacer des tâches de Mes journées et de Mes tâches vers un plan, etc.

Nous reparlerons de tout cela lors du prochain Briefing Calipia, n’hésitez pas à nous y rejoindre en vous inscrivant dès maintenant.

Project Web est toujours là et gagne une nouvelle fonction très attendue

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Il n’y a pas que Planner (ou Trello !) dans la vie… Project est encore là ! Microsoft a annoncé que les clients de Microsoft 365 peuvent désormais modifier des projets partagés dans Project Web. Cette fonctionnalité était fréquemment demandée, selon Microsoft. Avec cette mise à jour, les utilisateurs peuvent désormais mettre à jour des champs tels que le nom de la tâche, les dates de début et d’échéance, la priorité, les étiquettes, les listes de contrôle, les notes et les pièces jointes. Cette mise à jour permet d’accéder aux projets partagés dans Project et de les modifier de la même manière que dans Planner.

Selon la documentation, Microsoft met progressivement ces nouvelles fonctionnalités à la disposition des utilisateurs. Dans un premier temps, les utilisateurs pourront visualiser les projets partagés, puis les fonctions d’édition seront disponibles un peu plus tard sans plus de précision.

Cette mise à jour est disponible pour les plans Microsoft 365 :

  • Microsoft 365 F3 et Office 365 F3
  • Office 365 E1
  • Microsoft 365 for Business Standard
  • Microsoft 365 for Business Premium
  • Microsoft E3 et Office 365 E3
  • Microsoft E5 et Office 365 E5

Pour commencer à utiliser cette nouvelle fonctionnalité, il vous suffit de vous rendre sur project.microsoft.com et de trouver un projet partagé, vous devriez pouvoir l’ouvrir et le modifier rapidement. Attention néanmoins, pour créer des projets ou utiliser des fonctionnalités avancées (qui pour le coup ne sont pas dans Planner) comme les dépendances ou les champs personnalisés, vous aurez besoin d’une Licence de projet.

Slack lance (enfin) son IA générative…

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L’écart entre Teams et Slack ne cesse de se creuser. Cela risque de s’amplifier encore avec Copilot ou même simplement les fonctionnalités d’IA générative offerte par la simple licence Teams Premium. L’entreprise Slack (propriété de SalesForce) a enfin lancé son IA générative. Dans un premier temps, la technologie d’IA répondra aux questions liées au travail, fournira des informations clés sur les conversations et résumera les longs fils de discussion pour tenir les utilisateurs informés, reste à mesure sa pertinence face à celle de Copilot…

Slack a commencé à tester la technologie d’IA l’année dernière, et lance maintenant le produit. Selon une analyse interne du projet pilote, l’entreprise a constaté que les utilisateurs passaient environ 97 minutes par semaine à trouver des réponses et des idées sur Slack.

Dans son billet de blog, Slack explique qu’avec Slack AI, les utilisateurs peuvent rechercher des résultats tels que les objectifs d’un projet et les parties prenantes impliquées, entre autres détails. Ces informations seront basées sur les conversations des utilisateurs et les divulgations de l’entreprise.

Comme Copilot pour Teams, Slack AI propose aux utilisateurs des « récapitulatifs de canaux ». Cette fonctionnalité résume tout ce qui a été partagé dans le canal Slack au cours de la semaine écoulée ou d’une plage de dates sélectionnée. Parmi les utilisations importantes de ces résumés, on retrouve aussi la possibilité d' »extraire des thèmes des canaux de retour d’information sur la conception », d' »esquisser une analyse des causes profondes » ou de rattraper le temps perdu au travail.

Étant donné que l’IA peut accéder à des informations et les résumer aux utilisateurs, la confidentialité des données suscite des inquiétudes. Toutefois, l’entreprise a expliqué qu’elle n’utilise pas les données des consommateurs pour former ses grands modèles de langage (LLM) et que tous les LLM se trouvent à l’intérieur de Slack.

Slack a ajouté des plateformes alimentées par l’IA telles que Notion, Perplexity et Pagerduty. Ces applications peuvent être intégrées dans Slack pour que les utilisateurs obtiennent des mises à jour sur le contenu qui y est partagé. LOn peut ainsi obtenir des résumés de contenu chaque fois que des liens vers Notion AI sont partagés. Avec Perplexity, les utilisateurs peuvent suivre les sujets souhaités et recevoir des mises à jour dans les canaux Slack pour faciliter les conversations. Slack AI bénéficiera également d’une intégration native avec Einstein Copilot by Salesforce, un assistant conversationnel conçu pour les applications CRM.

Slack AI est désormais disponible en anglais, et devra être acheté for logiquement en tant que module complémentaire. Pour l’instant, seuls les plans Entreprise y ont accès. Pas de date pour les autres versions…

Nouveautés à venir dans Teams, Outlook et Onedrive…

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Quelques nouveautés à venir dans M365 assez interessantes.

On commence par Teams :

  • Teams pour Mac et PC offrira en mars prochain la possibilité d’ajouter des images de profil pour les conversations de groupe. Microsoft précise que « Les membres d’un groupe de discussion peuvent télécharger une image ou utiliser des illustrations et des émojis présélectionnés, ajoutant ainsi une couche d’inclusivité et d’expression à leur discussion. »
  • La version web de Teams ajoutera une nouvelle fonctionnalité en mars qui permettra aux administrateurs d’exporter « les rapports sur les équipes et les domaines inactifs vers un fichier csv dans le centre d’administration de Teams ».
  • Une autre amélioration de Teams prévue pour avril 2024 pour toutes ses plates-formes permettra de raccourcir l’URL des réunions plus court et de se débarrasser des « symboles/informations inutiles pour faciliter le partage ». Une fonctionnalités bienvenue en particulier pour les Webinaires, où dans la pratique nous étions obligé de passer en général par des raccourcisseurs d’URL.
  • Les utilisateurs iOS de Microsoft Teams bénéficieront d’une nouvelle fonctionnalité en mars pour enregistrer des vidéos à partir de leurs iPhones
  • Enfin, les administrateurs Teams PC et Mac bénéficieront d’une nouvelle fonctionnalité en mars qui leur permettra de contrôler les présentateurs lors des réunions : Lorsqu’elle sera activée, les présentateurs ne pourront plus contrôler les micros et les caméras des participants, modifier le rôle des autres participants, baisser les mains des participants et retirer des participants de la réunion. Donc en gros, seul les organisateurs auront dans ce cas cette tache.

Concernant Outlook :

Une fonctionnalité liée à Teams sera proposée aux utilisateurs d’Outlook en mars en beta publique si ces derniers disposent de Copitot… la disponibilité en version finale est prévue en mai. Microsoft en précise l’usage :

Il arrive souvent que vous souhaitiez faire passer une conversation d’un fil de discussion à une réunion. Copilot vous aide à le faire en vous permettant de commencer à planifier directement à partir de la conversation par courriel. Il vous permet d’économiser du temps et des efforts en générant une invitation à une réunion qui est prête à être examinée et envoyée. Lorsque vous cliquez sur « Programmer avec Copilot », un formulaire de réunion apparaît avec un titre de réunion, un ordre du jour et un résumé de la conversation générés par Copilot, ainsi qu’une liste de participants préremplie à partir du fil de discussion et une pièce jointe du fil de discussion d’origine.

Les développeurs pourront disposer d’une nouvelle fonctionnalité Outlook en mars pour les éditions desktop et Web. Ils pourront désormais créer et publier des applications Teams avec des compléments Outlook à l’intention de leurs clients. Les administrateurs pourront sans surprise déployer les applications aux utilisateurs à partir des applications intégrées dans le Centre d’administration Microsoft 365.

Et enfin une petite amélioration cosmétique pour Onedrive :

La version web du service de stockage de fichiers OneDrive recevra des mises à jour de la visionneuse de fichiers en mars afin a rendre plus utile et plus intuitive. Microsoft ajoutera une nouvelle barre d’outils, de nouveaux volets et des fonctions de collaboration. Microsoft promet également une amélioration des performance de cette dernière, (ce qui n’est pas un luxe…), la visionneuse de fichiers ouvrira les fichiers jusqu’à 50 % plus rapidement une fois ces mises à jour lancées…

Nouvelle fonction interessante dans Loop

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Nous vous en parlions sur le Blog Microsoft Loop est disponible depuis novembre 2023. Depuis, d’autres applications de productivité Microsoft ont ajouté la prise en charge de Loop, notamment en intégrant ses composants dans OneNote pour Windows et en exportant les tableaux Loop vers des feuilles de calcul Excel.

Aujourd’hui, le blog Microsoft 365 Insider a annoncé une nouvelle fonctionnalité pour les utilisateurs de Loop qui préfèrent utiliser un autre format que les tableaux pour consulter les éléments d’une équipe sur Loop : les visualisations Board.

Les tableaux dans Loop peuvent prendre un certain nombre de formes différentes telles que le tableau Kanban et la rétrospective d’équipe. Désormais, ces utilisateurs de Loop peuvent simplement aller dans un composant basé sur un table, sélectionner l’option Switch View, puis cliquer sur la sélection Board pour transformer ce tableau en un modèle de tableau. On retrouve donc peu à peu, à un rythme assez lent, les fonctionnalités existants depuis des lustres dans Notion…

Les utilisateurs doivent avoir au moins une colonne de type texte et une colonne de type étiquette dans leur liste de boucles pour la convertir en modèle de carte. Ils peuvent également faire pivoter les données sur la première colonne de données de type Étiquette dans le tableau.

Microsoft propose plusieurs façons d’utiliser cette nouvelle fonctionnalité de visualisation des tableaux Loop :

  • Créer des cartes.
  • Ajouter de nouveaux champs ou de nouvelles propriétés à des cartes existantes.
  • Déplacer les cartes d’une ligne à l’autre ou d’un plan de travail à l’autre pour les affecter à une autre étape de votre projet.
  • Déplacer les plans de travail pour ajuster leur visibilité et leur statut de priorité.
    Dupliquer les cartes existantes pour servir de modèle lors de l’ajout de tâches connexes.

Cette nouvelle fonctionnalité de visualisation Board pour les composants du tableau Loop est actuellement en cours de déploiement pour tous les abonnés Microsoft 365.

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