Calipia : le blog

Au cœur des promesses de productivité moderne, le « focus time » s’est imposé comme une réponse séduisante à un mal bien connu des organisations : l’interruption permanente. Microsoft et ses concurrents surfent sur cette vague avec des outils comme Viva Insights, permettant de sanctuariser des plages horaires exemptes de notifications, réunions ou interruptions.

Mais en entreprise, ce temps protégé, pourtant plébiscité dans les discours, finit presque toujours sacrifié sur l’autel de l’urgence. À la moindre secousse dans le système d’information, tout l’édifice s’effondre. Pourquoi ce naufrage systématique ? Tentons de disséquer les causes de cet échec chronique.

L’illusion initiale : la lune de miel du focus time

La mise en œuvre démarre souvent sous les meilleurs auspices. Les décideurs affichent leur soutien à une organisation du travail plus respectueuse de la concentration. Des plages de deux à trois heures sont bloquées dans les agendas. Notifications suspendues. Calendriers nettoyés. On respire enfin.

Et pendant quelques semaines, tout semble fonctionner. Les équipes produisent mieux, les délais sont tenus, les réunions se font plus pertinentes. On se surprend même à avoir… terminé un dossier.

Mais alors survient « l’événement ». L’incident critique, la deadline serrée, le client furieux, ou pire, la réunion impromptue pour « réaligner les priorités ». Et là, les digues cèdent.

Le début de la fin : une exception qui devient la règle

Le premier renoncement est toujours ponctuel. « Exceptionnel », dit-on. « Juste cette fois », promet-on. Mais ce premier écart devient jurisprudence. On apprend qu’on peut interrompre le focus time si l’enjeu semble important. Et bientôt, tout devient urgent. Le correctif du lundi matin. La demande RH de dernière minute. Le mail du chef. La réunion “quick catch-up”.

On entre dans ce que l’on pourrait appeler l’inflation de l’urgence. Un glissement progressif où la moindre friction est érigée en crise existentielle. Et dès lors que tout est prioritaire, plus rien ne l’est vraiment. Surtout pas la concentration.

Pourquoi l’organisation lâche prise

1. L’absence de définition claire de l’urgence

Ce qui relève de la catastrophe pour un chef de projet peut sembler trivial à un développeur backend. Sans cadre partagé, chacun interprète selon sa propre échelle. Résultat : les interruptions se multiplient et deviennent imprévisibles.

2. Le biais du résultat immédiat

Rappeler tout le monde à la barre en cas de pépin produit des résultats visibles, immédiats. Le problème est traité, les mails fusent, la situation semble maîtrisée. Mais cela se fait au détriment des tâches de fond, invisibles mais cruciales. C’est le règne du short-termisme managérial.

3. Le focus time comme préférence, pas comme politique

Dans beaucoup d’entreprises, le focus time est introduit comme une recommandation. Il n’a pas de statut, pas de procédure d’escalade, pas de conséquences en cas d’annulation. Autrement dit : c’est un vœu pieux. Et dans l’arbitrage quotidien, les vœux pieux perdent toujours face aux urgences “business”.

Quelques pistes (réalistes) pour sauver ce qui peut l’être

1. Élever le focus time au rang de politique

Fixez une règle claire : par exemple, pas de réunions entre 10h et 13h, trois jours par semaine. Et tenez-vous-y, y compris dans les comités de direction. La discipline doit venir d’en haut. Un focus time optionnel, c’est un focus time sacrifié.

2. Formaliser la récupération

Une urgence a brisé la concentration d’un matin entier ? Très bien. Mais alors on reprogramme cette plage dans les 48 heures. Exactement comme un sprint report annulé qui doit être replanifié. Sinon, vous envoyez le message implicite que ce temps-là ne compte pas.

3. Définir l’urgence selon un système de gravité

Adoptez une grille de criticité inspirée des gestions d’incident IT :

• Niveau 1 : service majeur indisponible → interruption immédiate justifiée.
• Niveau 2 : problème significatif mais non bloquant → peut attendre la fin de la plage de concentration.
• Niveau 3 : sujet à traiter dans la semaine → ticket, backlog ou email différé.

Ainsi, tout le monde parle le même langage et l’arbitraire est réduit.

En conclusion : défendre le long terme, même dans l’urgence

Le focus time est un levier stratégique, pas un gadget RH. Il permet aux équipes de traiter les sujets complexes, d’innover, de documenter, de fiabiliser. Tout ce qu’un patch en urgence ne garantit jamais. À vouloir répondre à toutes les urgences, on ne fait que repousser les vraies priorités.

Et surtout, à long terme, on épuise les collaborateurs. L’absence de temps de concentration crée un climat de réactivité permanente qui mène droit au burn-out.

Alors oui, protéger le focus time est contraignant. Mais c’est une contrainte qui, bien appliquée, libère l’intelligence collective. Et si une entreprise n’est pas capable de préserver trois heures par jour pour réfléchir sereinement, peut-on encore la qualifier d’organisation apprenante ?