Calipia : le blog

Planner est souvent considéré comme l’application la plus sous-évaluée parmi les outils de Microsoft 365. Bien que relativement simple, Planner se révèle très efficace pour la gestion de tâches de base, voir un peu complexe. Largement inspirée de Trello, son interface intuitive et ses fonctionnalités essentielles en font un choix prisé pour ceux qui recherchent une solution sans complexité excessive. Cependant, malgré son utilité croissante, Planner manque encore de certaines fonctionnalités cruciales pour en faire un outil pleinement compétitif dans la gestion de projets, alors que c’est visiblement un des objectifs de Microsoft avec cette application qui intègre de plus en plus de fonctions présentes historiquement dans Microsoft Projet…

Nous avons choisi de revenir sur cet outil dans une sessions du prochain Briefing Calipia (il est encore temps de vous y inscrire :))

Lorsque que l’on pense gestion de tâches avec des outils Microsoft, nous avons un (trop ?) large choix. Chacun à ses propres outils pour suivre ses tâches, comme l’usage d’Outlook et ses drapeaux par exemple, les tache de Microsoft ToDo, les fonctions de Microsoft List, les pages dédiées dans OneNote, pourquoi pas des tâches dans Loop, etc… C’est souvent bien plus simple avec Planner…

Avec Planner, il est possible d’ajouter des notes détaillées pour chaque tâche. Cette fonctionnalité améliore la gestion des projets en permettant d’inclure des informations supplémentaires, un réel plus.

Fonctionnalités actuelles de Planner

L’une des forces de Microsoft Planner est son organisation en compartiments, où l’on peut classer les tâches. Chaque tâche peut avoir une date de début, une date limite et une priorité assignée. L’outil propose également un suivi d’avancement basé sur trois états : « non commencé », « en cours » et « terminé ». Cependant, ces options de suivi restent limitées, ce qui peut être frustrant pour des processus plus complexes. Ainsi parmi les manques qui reviennent souvent citons quelques éléments :

• la possibilité de créer des champs personnalisés et de modifier les options dans certains des champs existants. . Actuellement, on peut faire cela de manière détournée en saisissant ces informations dans la section « Notes », ce qui est loin d’être idéal.
• Une intégration très limité voire inexistante avec d’autres progiciels. A moins de réaliser des automatisations un peu complexe.
• De même, le suivi de progression gagnerait à être enrichi. En plus des statuts « non commencé », « en cours » et « terminé », des étapes intermédiaires seraient extrêmement utiles et déjà présente par exemple dans les tâches d’Outlook…

Même si Planner ne propose pas encore ces options dans sa version de base, Microsoft a récemment lancé une version premium appelée « Planner Plan 1 ». Cette version payante, disponible pour une dizaine d’euros par mois, apporte de nouvelles fonctionnalités avancées, souvent comparées nous le disions ici même à celles de Microsoft Project. Cela offre enfin des champs de tâches personnalisables, une coloration conditionnelle et la possibilité de créer des dépendances entre les tâches. Il est désormais aussi possible de définir des objectifs et d’accéder à l’historique des tâches pour un suivi plus approfondi. Parmi les autres nouveautés, on trouve la possibilité de créer des calendriers personnalisés, des compartiments colorés et des options de gestion avancée des tâches.

Mais l’ajout le plus marquant à Planner Plan 1 est sans doute l’intégration de Copilot. Avec Copilot, les utilisateurs peuvent générer des plans détaillés simplement en décrivant leurs besoins. Copilot facilite également le suivi de l’avancement des tâches, la gestion des charges de travail et l’identification des obstacles potentiels à la réalisation des projets. De quoi aussi rivaliser avec d’autres outils du marche comme l’excellent Notion qui lui aussi intègre (dans sa version payante) l’IA générative.

Nous reviendrons sur les fonctions et usages de Planner dans une session dédiée du prochain Briefing Calipia.