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Dropbox veut réinventer le dossier partagé

Dropbox se cherche un avenir au delà du simple outil (toujours à l’heure actuelle le plus performant) de synchronisation de fichiers. Ce n’est pas nouveau, avec Dropbox Paper l’entreprise tentait de sortir du terrain du « fichier », sans trop de réussite commerciale il est vrai. Cette fois l’entreprise de San Francisco veut ni plus ni moins que de repenser l’utilisation des dossiers partagés. Et c’est loin d’être idiot.

Dossier partagé DropBoxDropbox a ainsi annoncé la disponibilité de Dropbox Spaces, une nouvelle vision des dossiers partagés. La fonctionnalité transforme les dossiers partagés en espaces de travail où vous pouvez collaborer avec d’autres (un peu comme le proposait SharePoint à ses débuts). Il utilise l’intelligence artificielle pour mettre le focus sur les tâches importantes et offre de nouvelles fonctions bien pensées. L’une de ces fonctions est par exemple l’intégration d’HelloSign, qui vous permet de signer des documents sans quitter l’espace partagé.

Mais Dropbox Spaces permet également de rechercher des images, même avec des descriptions floues, si vous ne connaissez pas le nom du fichier, vous pouvez alors obtenir des aperçus des fichiers.

Un peu comme ce que propose Microsoft Delve dans Office 365, Dropbox a ajouté « des temps forts d’équipe« , des suggestions de contenu et l’intégration de rendez-vous. Sans surprise, ces suggestions de contenu utilisent l’intelligence artificielle pour suggérer le contenu. L’intégration des rendez-vous permet de préparer des réunions en attachant et partageant du contenu suggéré pour votre réunion, il facile aussi un peu comme OneNote la prise de note en communs dans ces espaces. Enfin,  vous pourrez ajouter au dossier partagée des descriptions d’ensemble, des listes de tâches à faire et ajouter des jalons : cela doit sans doute vous rappeler les espaces Sharepoint 🙂

Dans les futures mises à jour, l’intégration de Trello et Dropbox Transfer devraient être ajoutés. Dropbox Transfer vous permettra d’envoyer des fichiers volumineux avec un mot de passe à d’autres utilisateurs, plus simplement que la fonction déjà très bien faite de « demande de fichiers » que nous utilisons régulièrement par exemple pour collecter des photos ou des documents de plusieurs personnes.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site de Dropbox, qui dispose d’une page dédiée à toutes les nouvelles fonctionnalités.

Des nouveautés pour Onedrive

onedriveToujours à l’occasion de la conférence SharePoint. Microsoft annonce des nouveautés interessantes pour Onedrive.

OneDrive prendra désormais en charge la synchronisation différentielle pour tous les fichiers plutôt que strictement des fichiers Office, ce qui, accélérera la synchronisation et réduira l’utilisation du réseau. A tester pour voir si ces nouvelles fonctions comble le deficit de performances de ce service par rapport à Dropbox qui exploite ceci depuis sa création.

Autre nouveauté, le survol des fichiers permet de visualiser des informations telles que les stratégies de prévention des pertes de données, d’accéder à une nouvelle fonctionnalité «enregistrer pour plus tard» qui permet aux utilisateurs de marquer les fichiers sur lesquels ils ont l’intention de revenir prochainement.

OneDrive sur le Web permet désormais aux clients de prévisualiser plus de 320 types de fichiers, y compris des images à 360 degrés et des fichiers AutoCAD DWG. Les collaborateurs peuvent désormais modifier n’importe lequel de ces types de fichiers avec des notes, grâce à la nouvelle prise en charge des commentaires sur les fichiers non-Office.

Autre nouveauté dans Outlook cette fois, les utilisateurs peuvent désormais désigner des dossiers partagés et inviter des personnes à y ajouter des fichiers. Tous les utilisateurs peuvent télécharger des fichiers dans un dossier et ne voir que leurs fichiers. La personne ayant décidé de cette collecte de fichiers reçoit des notifications lorsque de nouveaux fichiers sont ajoutés. Ainsi, les fichiers peuvent être collectés tout en empêchant les utilisateurs de consulter les fichiers des autres utilisateurs.  C’est là aussi une fonction qui existait exactement de la même manière dans Dropbox entreprise depuis 2017.

 

OneNote : pourquoi la synchronisation nécessite OneDrive et ne fonctionne pas très bien avec d’autres services type Dropbox, Box, etc…

D28E5136-AAB7-4581-BFE9-55225D8BAD11OneNote n’est pas Word ou Excel. Vous le savez probablement : tout fichier d’un système de fichiers traditionnel (comme Windows, macOS, Android et dans une certaine mesure iOS) est verrouillé lorsqu’un utilisateur l’ouvre pour le modifier. D’autres personnes n’auraient accès qu’en lecture à ce même fichier jusqu’à ce qu’il soit déverrouillé (fermé). Si OneNote fonctionnait de la même manière, les éditions simultanées ne seraient possibles que dans différentes sections (car ce sont en fait des fichiers).

Et pourtant il est possible lorsque vous avez déposé vos carnets OneNote sur Onedrive ou un espace SharePoint éditer différents objets sur la même page à partir de différents appareils en même temps. Ou réaliser ceci entre plusieurs utilisateurs. En fait, les modifications sont effectuées dans le cache local des périphériques dont le contenu n’est pas stocké dans son format de fichier d’origine, mais dans un format spécial, divisant les données en petites parties. Seules les modifications apportées à ces morceaux sont synchronisées sur le serveur où tous les objets / modifications sont fusionnés dans les fichiers d’origine.

Cette mécanique de synchronisation ne fonctionne parce que les serveurs Microsoft « savent » comment gérer ces contenus OneNote « fragmentés ». Il utilise un protocole spécial appelé COBALT, qui – autant que je sache – est similaire à celui utilisé sur les serveurs SharePoint. D’autres systèmes de fichiers ou services Cloud tels que Dropbox ne le font pas.

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Dropbox proposera le 27 novembre des « extensions » permettant de travailler sur les fichiers directement dans le Cloud

logo dropboxDropbox a noué des partenariats avec des entreprises telles qu’Adobe, Autodesk, Vimeo et Pixlr, pour permettre aux utilisateurs de travailler directement depuis le Cloud sur leur fichiers tout en restant dans l’interface web de Dropbox.

Il sera ainsi possible par exemple d’annoter des vidéos, éditer des images ou de travailler avec des PDF et les signer, ceci directement à partir des fichiers dans le Cloud, évitant ainsi les aller-retours consommateurs de bande passante… On retrouve ici le mode de fonctionnement des extensions Office de Microsoft.

La liste complète des partenaires à ce jour comprend Adobe, Autodesk, DocuSign, Vimeo, airSlate, HelloSign, Nitro, Smallpdf et Pixlr. La société a également déclaré qu’elle élargirait la liste au fil du temps. La concurrence avec Onedrive et Google Drive qui proposent déjà des extensions de ce type mais limités à leurs offres respectives risque d’être importante…

De nouvelles fonctions pour OneDrive en approche…

onedriveMicrosoft a annoncé un certain nombre de nouvelles fonctionnalités qui seront intégrées à OneDrive au cours des mois de novembre et décembre. Ces nouveautés concernent avant tout les usages mobiles et donc les clients iOS et Android.

On retrouve ainsi parmi ces nouveautés :

  • Une nouvelle fonctionnalité de capture mobile qui permet d’ajouter des métadonnées aux photos que vous prenez. Il peut s’agir de documents ou de cartes de visite que vous numérisez ou d’images ordinaires que vous prenez (bien sur au travers de l’application OneDrive uniquement, sans possibilité de le faire après). Après avoir pris la photo, vous serez invité à saisir les données supplémentaires.
  • Un accès plus rapide aux fonctions de partage : ainsi après avoir numérisé des notes de réunion, vous serez invité à les partager avec d’autres personnes. L’éditeur précise qu’il utilisera Microsoft Graph pour déterminer à qui vous devriez l’envoyer…
  • Une visualisation des derniers documents sera proposé (comme le fait Box et Dropbox) pour simplifier là aussi l’accès rapide aux fichiers.
  • De nouvelles fonctions de gestion des accès aux fichiers partagés et des liens associés en particulier pour des personnes externes à l’organisation. C’était une amélioration très souhaitable, encore faut il voir la façon dont l’éditeur va l’implémenté, c’est actuellement un des points très faible de son offre par rapport à celle de Dropbox par exemple.

Nous reviendrons sur ces fonctions lors du prochain Briefing Calipia avec un comparatif des différents produits du marché face à OneDrive et en se posant ouvertement la question : doit-on choisir une autre solution (et pourquoi) alors que l’on dispose peut-être de Onedrive gratuitement au travers d’un plan Office 365…

La Roadmap de Onedrive

Durant une session de la conférence Ignite e Microsoft hier, une diapositive présentant la feuille de route de OneDrive a été présentée. Elle donne une vue des fonctionnalités prévues à court terme :

updatedonedriveroadmap

Si bon nombres de ces fonctions sont déjà présentes dans son rival Dropbox et l’offre entreprise de ce dernier (sauf bien sur ce qui traite de SharePoint en local, il est plutôt rassurant de voir que Microsoft travaille sur ces éléments

Magic Quadrant pour les solutions de synchronisation de fichiers en entreprise (EFSS)

Gartner vient de publier son Magic Quadrant pour les solutions de synchronisation et de partage de fichiers pour les entreprises ( Enterprise File Synchronization and Sharing ). (Merci François pour l’info :))

Magic quadrant EFSSSans surprise, les offres Box et Dropbox sont bien placées, Microsoft avec OneDrive progresse mais toujours au coté de Google en position de challengers. A noté que l’offre de Citrix ShareFile est bien positionnée de part son bon rapport performance / prix, elle impliquerait néanmoins l’usage de XenMobile pour son administration.

Pour rappel Box s’appuie sur le Cloud d’Amazon ou d’IBM en fonction des régions là où Dropbox utilise Amazon et son propre Cloud.

Comme nous le soulignons lors du dernier Briefing Calipia, le Gartner note que la principale valeur de OneDrive reside dans son intégration à l’offre Office 365.

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