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Des nouveautés sur le partage outlook vers Teams

Microsoft vient d’annoncer des nouveautés interessantes pour le partage d’une conversation mail Outlook vers Teams. Cette fonction permettra aux utilisateurs de partager une conversation par mail depuis Outlook, y compris les pièces jointes, avec n’importe quel canal ou chat de n’importe quel client Teams. Elle sera intégrée à Outlook Windows, Mac et Web (rien en revanche de prévu pour les éditions mobiles).

Le mode de fonctionnement tel que le décrit Microsoft est assez simple :

« Lorsqu’un utilisateur partage un courrier électronique à partir du client de bureau Outlook ou d’Outlook sur le web, l’option Partager avec Teams lancera une fenêtre dans Teams s’il est installé ou ouvrira à défaut la fenêtre dans Outlook. Dans Teams, les destinataires verront un aperçu du message électronique qu’ils peuvent ouvrir pour en voir le contenu complet en cliquant sur l’aperçu. »

Point noir néanmoins de la fonction : la duplication de contenu… Ainsi la fonction proposée crée une copie des mails et de toutes les pièces jointes. Les copies sont stockées dans le sous-dossier « Email Messages » dans SharePoint pour les canaux. Les copies sont stockées dans le OneDrive de l’expéditeur pour les conversations. Bon courage ensuite pour savoir où se trouve la dernière version de telle ou telle pièce jointe… On aurait apprécié une fonctions qui permet de purger le mail une fois la manip effectuée. Des efforts d’explications seront nécessaires pour les utilisateurs si l’on ne veut pas que Teams devienne un immense bazar (le risque est réel).

Microsoft indique aussi que les messages protégés (IRM) ne seront pas supportés par cette fonction.

Enfin le déploiement est prévu pour mi-mars à avril prochain.

On pourra bientôt partager des email dans teams

Microsoft a mis à jour la roadmap de Teams hier soir pour inclure la possibilité de partager des emails Outlook dans Teams. Selon la description, cette fonctionnalité permettra aux utilisateurs de partager une copie de leurs e-mails sur les chats et les canaux de Teams. La date de lancement prévue pour cette fonctionnalité est mars 2021.

Outre la possibilité de partager des emails dans Teams Microsoft, la société travaille également sur des fonctions de calendriers partagés. Cette fonctionnalité permettra aux utilisateurs de créer un calendrier spécifique pour des participants dans Teams, qui créera un nouveau message chaque fois qu’une réunion sera ajoutée au calendrier. Ceci devrait arriver également en mars 2021.

Ces deux fonctions, interessantes, risquent bien néanmoins de faire double emploi (en particulier la dernière) avec Outlook et les BAL communes, et calendriers associé à ces boites aux lettres ! Il sera nécessaire de bien expliqué les différents périmètre d’usages aux utilisateurs…

La vue fractionnée pour Outlook sur iPad

Microsoft a publié hier une mise à jour de l’application Outlook pour iOS avec une prise en charge complète des fonctions multitâches de l’iPad, notamment la vue fractionnée et le glissement. La société avait promis d’ajouter ces nouvelles fonctionnalités en fin d’année dernière.

Avec cette fonction sur l’iPad, les utilisateurs d’Outlook peuvent l’ouvrir côte à côte avec d’autres applications, de sorte qu’ils puissent lire leurs courriels tout en naviguant sur le web, en répondant à leurs messages etc. Il y a également la prise en charge de Slide Over, qui permet d’ouvrir rapidement Outlook par le biais d’une autre application en plein écran. Mais surtout, il est maintenant possible d’ouvrir le courrier et le calendrier côte à cote (fonction qui n’était disponible que sur les applications natives d’iOS). Une bonne nouvelle pour tous ceux qui utilisent cette application comme moi.

ipad outlook

En outre, les utilisateurs d’iPad peuvent désormais utiliser la fonction glisser-déposer pour faire glisser dans Outlook des fichiers provenant d’une autre application, comme des photos et des documents.

 

De nouvelles extensions tierces pour Dropbox

Dropbox continue de rendre plus attractive son offre pour les entreprise. La société a annoncé la semaine dernière de nouvelles extensions tierces à son application : on retrouve en plus des liaisons existantes avec Docusign, Autodesk et Vimeo : Gmail, Microsoft Outlook, Teams, WhatsApp et d’autres.

dropbox extensions.pngAinsi l’entreprise annonce :

  • Qu’il est désormais possible d’envoyer facilement des documents à Gmail, Workplace by Facebook, Microsoft Teams, Outlook et WhatsApp.
  • Qu’il est possible de distribuer les vidéos directement avec Vimeo 
  • Que l’on peut utiliser Clipchamp ou WeVideo pour éditer, créer et publier des vidéos.
  • Il est possible de simplifier le suivi des dépenses en envoyant les reçus numérisés directement à Freshbooks.
  • Que l’on peut aussi gérer les flux de documents et suivre les interactions des fichiers avec DocSend et signer et authentifier les documents avec Notarize.

Toutes ces nouvelles extensions sont en ligne aujourd’hui pour tous les plans dans l’application Dropbox et Dropbox.com. Pour en savoir plus sur les extensions Dropbox, c’est par ici.

OWA peut maintenant afficher votre calendrier et vos tâches à côté de votre boîte de réception

OWA (la version Web du service Outlook)  a été mise à jour pour d’ajouter une nouvelle fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de voir leur calendrier ou leurs tâches à côté de leur boîte de réception. Jusqu’à présent, la boîte de réception Outlook comportait des liens vers des services de calendrier et des tâches, mais ils s’ouvraient dans une page différente et c’est plutôt plus pratique !

OWA

Comme le montre l’image ci-dessus, l’intégration est accessible par l’icône du calendrier dans la barre de menu supérieure, à côté du bouton Skype. Dans cette vue fractionnée, le calendrier ne peut être affiché que dans une vue hebdomadaire ou quotidienne, mais vous pouvez toujours afficher et créer de nouveaux événements.

Vous pouvez également faire glisser les e-mails de la boîte de réception dans la liste des tâches pour créer une nouvelle tâche, qui inclura un lien vers le message lui-même pour que vous puissiez le voir plus tard.

En plus de ce changement, Microsoft a récemment ajouté la possibilité d’utiliser différents thèmes en mode sombre, et il y a eu des modifications mineures à l’apparence de la page, comme un bouton « Nouveau message » redessiné.

owa mode sombre

Accès aux boites aux lettres communes (enfin) accessibles à tous sur mobile avec Outlook

IMG_0223.pngL’accès aux boites aux lettres communes est souvent un des problème récurrents sur Smartphone ou tablettes. Nous avions une solution sur iPhone et et iPad que nous évoquions ici même en utilisant OWA (Outlook Web Access), il y a mieux aujourd’hui et pour tous : Outlook pour mobile.

La fonction était en beta durant pas mal de temps, elle est maintenant déployée pour tous et cela fonctionne plutôt très bien. L’usage est très simple : On ajoute un compte et on choisi : »Boite aux lettres partagée » et c’est tout ! On choisira également ensuite de voir tous ses messages dans la même liste ou au contraire dans des liste. différentes.

Une raison de plus d’utiliser cet outil en lieu et place d client de messagerie native de la plateforme iOS ou Android. Une bonne raison aussi d’utiliser Outlook plutôt que comme le propose certains MDM (on pense à Blackberry 🙂 ) qui ne propose qu’un nombre limité de boites aux lettres (2 par défaut)…

Microsoft prépare la suppression de la boite « courrier pêle-mêle » d’Outlook… et c’est dommage

Capture d’écran 2019-02-21 à 12.02.34Ce n’était pas une surprise, Microsoft l’avait annoncé depuis plus d’un an, la fonctionnalité « Courrier pêle-mêle » d’Outlook couplé à Office 365 va disparaitre dans moins d’un an : à compter du 31 janvier 2020. L’éditeur propose avec le « courrier prioritaire » des fonctions soit disant équivalentes. Autant le dire tout de suite, ce n’est pas le cas pour moi, où la pertinence des ces fonctions sont très en retrait de l’usage parfait que j’ai avec « Pêle-mêle », qui permet de « filtrer » plus de 150 mails par jour en moyenne sur ma boite avec très peu de faux positifs et inversement. Alors que ce n’est pas le cas de « la boite prioritaire ». Mais bon il faut bien se faire une raison, la fonction va disparaitre. Il en va ainsi des services Clouds… Microsoft n’est pas le seul à agir de la manière, Google ayant par le passé montré la voie. Est-ce une excuse ?

Concrètement la firme de Redmond continue de mettre « Pêle-mêle » à la disposition des clients Office 365 jusqu’au 31 janvier 2020 mais pour préparer son retrait, ils viennent de désactiver la fonctionnalité par défaut pour les nouveaux utilisateurs et aussi  pour les utilisateurs ayant très peu utilisés cette fonction (moins de 12 courriels par mois déplacés vers le dossier). Il reste possible toutefois, pour tous de réactiver cette fonction.

Google met à disposition un add-on à Outlook pour les meetings Hangouts

Google dévoilait en mars dernier son nouvel outil pour les vidéoconférences : Hangouts Meet. En juin dernier la firme de Mountain View avait rendu disponible l’accès à Hangouts Meet aux utilisateurs sous G Suite tant bien même qu’ils utilisent Skype Entreprise.

Google a annoncé la disponibilité cette fois ci d’un Add-On à Outlook pour Hangouts Meet ce qui permet ainsi à tous les utilisateurs d’office 365 de configurer une réunion vidéo dans un événement Outlook ou un courrier électronique, comme le font simplement les utilisateurs d’Office 365 avec Skype. Le mode de fonctionnement est identique à celui proposé par Microsoft une fois l’add-on installé : il vous suffit de cliquer sur l’icône Réunion afin d’ajouter les détails de la vidéoconférence et la méthode permettant de rejoindre l’événement.

Il n’est pas si étrange que Google introduise de nouveaux outils destinés aux utilisateurs des produits Microsoft, la firme sait bien qu’il faut en passer par là pour pénétrer le marché de l’entreprise. De plus face à des concurrents multiples et parfois de pur-player comme Zoom.us qui ont le vent en poupe, Google n’a pas le choix et doit proposer ce type de fonction.

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Nouvelle version d’Outlook pour iPhone

Microsoft vient de rendre disponible avant hier une nouvelle version du client Outlook pour iPhone. Cette nouvelle version propose des nouvelles fonctions pour la gestion des rendez-vous uniquement disponible (dans un premier temps ?) pour les clients sous Office 365.

img_2046Cette nouvelle version permet de saisir un RDV en sélectionnant une plage horaire et en maintenant le doigt appuyé dessus, une nouvelle présentation des meetings de groupe avec des pictos des participants plus explicite. Mais aussi la possibilité de créer simplement une réunion Skype Entreprise en cliquant sur le sélecteur.

En revanche, toujours pas de possibilité de replier les dossiers au lieu d’afficher (comme d’ailleurs sur l’application standard d’Apple ) la liste exhaustive des dossiers. Pas d’accès aux boites aux lettres partagées, pas d’accès aux calendriers partagés…

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Une nouvelle version enrichie d’Outlook sur iOS et Android

introducing-outlooks-new-and-improved-calendar-2bAprès avoir annoncée l’arrêt de l’application Sunrise, application et société fournissant un calendrier intelligent rachetée en février 2015 (à des français); pour le 13 septembre, Microsoft a mis à jour son application Outlook pour iOS et Android de nouvelles fonctions issues de Sunrise.
Au programme :

  • Reconnaissance des mots tapés pour en déduire un meeting, son heure et son lieu
  • Affichage des icons des participants dans la liste des meetings
  • Affichage du plan pour le RDV (via bing bien sur)
  • etc.

Manque encore quelques fonctions qui étaient dans Sunrise, comme l’intégration avec des services tiers le gestionnaire de listes / d’idees Trello  ou encore le planificateur d’itinéraires Tripit par exemple.

 

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