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Nouvelle application Outlook en approche…

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Le nouveau client de messagerie Outlook de Microsoft est en approche. Il devrait être présenté officiellement dans quelques jours, lors de la conférence « Build » de Microsoft. Cela fait déjà quelques années que Microsoft travaille sur l’unification de ses clients Outlook entre PC, Mac et Web. Cette version devrait combler le retard pris entre le client PC et le client Mac. Ce dernier nous donnant un avant gout de ce que sera ce futur client unifié. Certains utilisateurs ont été en mesure de télécharger la nouvelle application, comme l’a repéré Windows Central.

Sans surprise ce client PC ressemble donc au client Mac actuel qui ressemble lui même au client Web. Donc au programme une application beaucoup plus légère et plus simple que les versions précédentes d’Outlook pour Windows et beaucoup plus puissante que l’application Mail intégrée dans Windows qu’elle est également destinée à remplacer à terme. L’application est également entièrement hébergée en ligne, Microsoft continuant à déplacer ses services vers le Web plutôt que de les exécuter exclusivement en tant qu’applications natives. Ce qui est cohérent avec les engagements assez clairs de Microsoft en faveur des PWA (Progressive Web Apps).

Pour utiliser l’application Outlook classique sur mon PC et la nouvelle application « épurée » sur mon Mac qui préfigure donc cette nouvelle application Outlook pour Windows, autant le dire tout de suite la transition risque de ne pas être si simple pour nombreux utilisateurs d’Outlook sont habitués à la façon dont l’application fonctionne depuis longtemps, et cette expérience plus épurée, sera ressentie comme un énorme changement avec pas mal de fonctions absentes de l’interface comme le simple compteur de mails dans sa boite aux lettres par exemple ! Cela signifie que, au moins pendant un certain temps, Microsoft continuera probablement à mettre plusieurs versions d’Outlook à la disposition des utilisateurs. Mais la voie à suivre est claire : à l’avenir, il n’y aura qu’un seul Outlook. Très proche de la version Web ou Mac actuelle.

Nous reviendrons sur tout ceci lors du Briefing Calipia à partir du 1er juin. Rejoignez-nous !

Évènement Microsoft autour de Windows et la collaboration le 5 avril…

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Microsoft vient d’annoncer un évènement virtuel le 5 avril sous la houlette de Panos Panay, vice-président exécutif et Chief Product Officer. Au programme Windows et les outils de collaborations. Et devinez quoi : l’accent sera mis sur les bénéfices en situation de travail « hybride », le mot magique sera donc là ouf !

Microsoft présentera sans aucun doute les dernières évolutions de Windows 11 que l’éditeur aborde maintenant, je cite comme : « le système d’exploitation pour le travail et l’apprentissage en mode hybride ». Alors « hybride » pourquoi ? et bien cela fonctionne sur des PC portables, donc bien adapté au usages « hybrides », on peut utiliser Teams,…hum… je serais curieux de voir en quoi c’est plus adapté que Windows 10 au travail « hybride », mais bon… tout est hybride alors pourquoi pas 🙂

Plus sérieusement et en dehors de ces considérations marketing, l’éditeur devrait en profiter pour faire le point sur les évolutions en matière de sécurité d’une part avec le nouveau Defender, mais aussi sur les nouveautés apportées en matière de collaboration autour du nouvel Outlook (nom de code Monarch) qui est déjà dispo sous Mac depuis plus de six mois et qui devrait arriver sous peu sous Windows.

Cette nouvelle version est assez réussie en terme d’interface qui est plus épurée et beaucoup plus lisible à mon avis, alors oui, il y a pas mal de petits oublis parfois assez gênants comme l’impossibilité de créer des listes de diffusion dans les contacts (obligé de passer par l’interface web) ou encore, autre exemples : plus de compteurs de messages dans la boite de réception… Mais globalement cette interface est plutôt très sympa.

Etant donné que c’est un évènement Entreprise, Microsoft abordera peut-être les dernières évolutions en matière de Cloud PC, qui pour le coup répond bien à la promesse de travail hybride…

Des espaces de conversations plus « lisibles » dans Teams

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Microsoft Teams devrait offrir nouveau mode de conversation dit « compact » pour les chats qui permettra aux utilisateurs de voir selon Microsoft 50 % de messages en plus sur leur écran. Microsoft précise néanmoins que ce nouveau mode Compact ne s’appliquera au moins dans un premier temps pas aux messages des canaux.

Une fois qu’il sera disponible (d’ici la fin du mois de février à priori) l’option apparaîtra dans Paramètres > Général > Densité des chats où les utilisateurs pourront choisir entre le mode actuel et « Compact. ». Vous pouvez voir à quoi ressemble le nouveau mode Compact dans l’image ci-dessous :

Une mise à jour bienvenue lorsque l’on utilise Teams sur un écran de portable. Il est clair qu’à la vue des innovations sur Slack et Workplace dans ce domaine, Microsoft se devait de réagir…

On apprécierait également que Microsoft pense aussi un peu plus aux utilisateurs d’Outlook sous Windows qui continue (contrairement au travail fait sur Outlook Web et au client Mac) à présenter une interface pas très épurée. ceci devait être fait dans le cadre du projet dont le nom de code était « Monarch » mais qui semble bien maintenant être en retard…

Pas bête : une extension Outlook est disponible en béta pour Edge

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Pas bête, Microsoft vient de rendre disponible (en béta) une extension à son navigateur Edge qui permet d’avoir une interface minimal d’Outlook, un peut comme si l’on utilisait un mobile.

L’extension, qui peut être téléchargée depuis la boutique de modules complémentaires Microsoft Edge ici, vous permet d’utiliser Outlook directement dans n’importe quel onglet du navigateur sans ouvrir une nouvelle fenêtre. Après l’avoir téléchargé, une icône pour Outlook sera visible dans la barre d’adresse, et lorsque vous vous connectez, vous pourrez obtenir une vue de vos mails, calendrier, contacts et tâches, (mais pas les boites communes en revanche, tout au moins dans cette version). Les fonctionnalités sont les suivantes :

  • Accéder aux comptes professionnels ou personnels
  • Lire, envoyer et gérer des e-mails et recevoir des notifications de nouveaux e-mails.
  • Créez des événements, consultez les événements à venir et participez à des réunions en ligne.
  • Créer, suivre et gérer des tâches
  • Gérer les contacts.

Attention également cette extension ne peut être téléchargée que sur Microsoft Edge et n’est pas compatible avec d’autres navigateurs partageant le même moteur de rendu comme Google Chrome… C’est de bonne guerre.

Des nouveautés sur le partage outlook vers Teams

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Microsoft vient d’annoncer des nouveautés interessantes pour le partage d’une conversation mail Outlook vers Teams. Cette fonction permettra aux utilisateurs de partager une conversation par mail depuis Outlook, y compris les pièces jointes, avec n’importe quel canal ou chat de n’importe quel client Teams. Elle sera intégrée à Outlook Windows, Mac et Web (rien en revanche de prévu pour les éditions mobiles).

Le mode de fonctionnement tel que le décrit Microsoft est assez simple :

« Lorsqu’un utilisateur partage un courrier électronique à partir du client de bureau Outlook ou d’Outlook sur le web, l’option Partager avec Teams lancera une fenêtre dans Teams s’il est installé ou ouvrira à défaut la fenêtre dans Outlook. Dans Teams, les destinataires verront un aperçu du message électronique qu’ils peuvent ouvrir pour en voir le contenu complet en cliquant sur l’aperçu. »

Point noir néanmoins de la fonction : la duplication de contenu… Ainsi la fonction proposée crée une copie des mails et de toutes les pièces jointes. Les copies sont stockées dans le sous-dossier « Email Messages » dans SharePoint pour les canaux. Les copies sont stockées dans le OneDrive de l’expéditeur pour les conversations. Bon courage ensuite pour savoir où se trouve la dernière version de telle ou telle pièce jointe… On aurait apprécié une fonctions qui permet de purger le mail une fois la manip effectuée. Des efforts d’explications seront nécessaires pour les utilisateurs si l’on ne veut pas que Teams devienne un immense bazar (le risque est réel).

Microsoft indique aussi que les messages protégés (IRM) ne seront pas supportés par cette fonction.

Enfin le déploiement est prévu pour mi-mars à avril prochain.

On pourra bientôt partager des email dans teams

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Microsoft a mis à jour la roadmap de Teams hier soir pour inclure la possibilité de partager des emails Outlook dans Teams. Selon la description, cette fonctionnalité permettra aux utilisateurs de partager une copie de leurs e-mails sur les chats et les canaux de Teams. La date de lancement prévue pour cette fonctionnalité est mars 2021.

Outre la possibilité de partager des emails dans Teams Microsoft, la société travaille également sur des fonctions de calendriers partagés. Cette fonctionnalité permettra aux utilisateurs de créer un calendrier spécifique pour des participants dans Teams, qui créera un nouveau message chaque fois qu’une réunion sera ajoutée au calendrier. Ceci devrait arriver également en mars 2021.

Ces deux fonctions, interessantes, risquent bien néanmoins de faire double emploi (en particulier la dernière) avec Outlook et les BAL communes, et calendriers associé à ces boites aux lettres ! Il sera nécessaire de bien expliqué les différents périmètre d’usages aux utilisateurs…

La vue fractionnée pour Outlook sur iPad

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Microsoft a publié hier une mise à jour de l’application Outlook pour iOS avec une prise en charge complète des fonctions multitâches de l’iPad, notamment la vue fractionnée et le glissement. La société avait promis d’ajouter ces nouvelles fonctionnalités en fin d’année dernière.

Avec cette fonction sur l’iPad, les utilisateurs d’Outlook peuvent l’ouvrir côte à côte avec d’autres applications, de sorte qu’ils puissent lire leurs courriels tout en naviguant sur le web, en répondant à leurs messages etc. Il y a également la prise en charge de Slide Over, qui permet d’ouvrir rapidement Outlook par le biais d’une autre application en plein écran. Mais surtout, il est maintenant possible d’ouvrir le courrier et le calendrier côte à cote (fonction qui n’était disponible que sur les applications natives d’iOS). Une bonne nouvelle pour tous ceux qui utilisent cette application comme moi.

ipad outlook

En outre, les utilisateurs d’iPad peuvent désormais utiliser la fonction glisser-déposer pour faire glisser dans Outlook des fichiers provenant d’une autre application, comme des photos et des documents.

 

De nouvelles extensions tierces pour Dropbox

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Dropbox continue de rendre plus attractive son offre pour les entreprise. La société a annoncé la semaine dernière de nouvelles extensions tierces à son application : on retrouve en plus des liaisons existantes avec Docusign, Autodesk et Vimeo : Gmail, Microsoft Outlook, Teams, WhatsApp et d’autres.

dropbox extensions.pngAinsi l’entreprise annonce :

  • Qu’il est désormais possible d’envoyer facilement des documents à Gmail, Workplace by Facebook, Microsoft Teams, Outlook et WhatsApp.
  • Qu’il est possible de distribuer les vidéos directement avec Vimeo 
  • Que l’on peut utiliser Clipchamp ou WeVideo pour éditer, créer et publier des vidéos.
  • Il est possible de simplifier le suivi des dépenses en envoyant les reçus numérisés directement à Freshbooks.
  • Que l’on peut aussi gérer les flux de documents et suivre les interactions des fichiers avec DocSend et signer et authentifier les documents avec Notarize.

Toutes ces nouvelles extensions sont en ligne aujourd’hui pour tous les plans dans l’application Dropbox et Dropbox.com. Pour en savoir plus sur les extensions Dropbox, c’est par ici.

OWA peut maintenant afficher votre calendrier et vos tâches à côté de votre boîte de réception

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OWA (la version Web du service Outlook)  a été mise à jour pour d’ajouter une nouvelle fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de voir leur calendrier ou leurs tâches à côté de leur boîte de réception. Jusqu’à présent, la boîte de réception Outlook comportait des liens vers des services de calendrier et des tâches, mais ils s’ouvraient dans une page différente et c’est plutôt plus pratique !

OWA

Comme le montre l’image ci-dessus, l’intégration est accessible par l’icône du calendrier dans la barre de menu supérieure, à côté du bouton Skype. Dans cette vue fractionnée, le calendrier ne peut être affiché que dans une vue hebdomadaire ou quotidienne, mais vous pouvez toujours afficher et créer de nouveaux événements.

Vous pouvez également faire glisser les e-mails de la boîte de réception dans la liste des tâches pour créer une nouvelle tâche, qui inclura un lien vers le message lui-même pour que vous puissiez le voir plus tard.

En plus de ce changement, Microsoft a récemment ajouté la possibilité d’utiliser différents thèmes en mode sombre, et il y a eu des modifications mineures à l’apparence de la page, comme un bouton « Nouveau message » redessiné.

owa mode sombre

Accès aux boites aux lettres communes (enfin) accessibles à tous sur mobile avec Outlook

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IMG_0223.pngL’accès aux boites aux lettres communes est souvent un des problème récurrents sur Smartphone ou tablettes. Nous avions une solution sur iPhone et et iPad que nous évoquions ici même en utilisant OWA (Outlook Web Access), il y a mieux aujourd’hui et pour tous : Outlook pour mobile.

La fonction était en beta durant pas mal de temps, elle est maintenant déployée pour tous et cela fonctionne plutôt très bien. L’usage est très simple : On ajoute un compte et on choisi : »Boite aux lettres partagée » et c’est tout ! On choisira également ensuite de voir tous ses messages dans la même liste ou au contraire dans des liste. différentes.

Une raison de plus d’utiliser cet outil en lieu et place d client de messagerie native de la plateforme iOS ou Android. Une bonne raison aussi d’utiliser Outlook plutôt que comme le propose certains MDM (on pense à Blackberry 🙂 ) qui ne propose qu’un nombre limité de boites aux lettres (2 par défaut)…

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