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Des nouveautés pour Onedrive

onedriveToujours à l’occasion de la conférence SharePoint. Microsoft annonce des nouveautés interessantes pour Onedrive.

OneDrive prendra désormais en charge la synchronisation différentielle pour tous les fichiers plutôt que strictement des fichiers Office, ce qui, accélérera la synchronisation et réduira l’utilisation du réseau. A tester pour voir si ces nouvelles fonctions comble le deficit de performances de ce service par rapport à Dropbox qui exploite ceci depuis sa création.

Autre nouveauté, le survol des fichiers permet de visualiser des informations telles que les stratégies de prévention des pertes de données, d’accéder à une nouvelle fonctionnalité «enregistrer pour plus tard» qui permet aux utilisateurs de marquer les fichiers sur lesquels ils ont l’intention de revenir prochainement.

OneDrive sur le Web permet désormais aux clients de prévisualiser plus de 320 types de fichiers, y compris des images à 360 degrés et des fichiers AutoCAD DWG. Les collaborateurs peuvent désormais modifier n’importe lequel de ces types de fichiers avec des notes, grâce à la nouvelle prise en charge des commentaires sur les fichiers non-Office.

Autre nouveauté dans Outlook cette fois, les utilisateurs peuvent désormais désigner des dossiers partagés et inviter des personnes à y ajouter des fichiers. Tous les utilisateurs peuvent télécharger des fichiers dans un dossier et ne voir que leurs fichiers. La personne ayant décidé de cette collecte de fichiers reçoit des notifications lorsque de nouveaux fichiers sont ajoutés. Ainsi, les fichiers peuvent être collectés tout en empêchant les utilisateurs de consulter les fichiers des autres utilisateurs.  C’est là aussi une fonction qui existait exactement de la même manière dans Dropbox entreprise depuis 2017.

 

OneDrive sera l’emplacement par défaut pour les documents Office 365 à partir de février.

onedriveMicrosoft fera de OneDrive ou de SharePoint Online les emplacements de sauvegarde par défaut de tous les documents Office 365. de quoi pousser un peu plus les utilisateurs d’utiliser son service de stockage synchronisé face à des Dropbox et Box par exemple.

Ce dernier ajout vise à compléter Known Folder Move (KFM), une fonctionnalité annoncée par Microsoft en juin dernier. Pour rappel, KFM permet aux utilisateurs de déplacer facilement leurs dossiers locaux vers OneDrive.

Un simple Ctrl + S sous Windows, Commande + S sur macOS ou tout simplement sur le bouton Enregistrer et le fichier est enregistré dans OneDrive. Selon Microsoft, vous pourrez changer le titre du document et son emplacement dans la barre de titre ultérieurement.

OneNote : pourquoi la synchronisation nécessite OneDrive et ne fonctionne pas très bien avec d’autres services type Dropbox, Box, etc…

D28E5136-AAB7-4581-BFE9-55225D8BAD11OneNote n’est pas Word ou Excel. Vous le savez probablement : tout fichier d’un système de fichiers traditionnel (comme Windows, macOS, Android et dans une certaine mesure iOS) est verrouillé lorsqu’un utilisateur l’ouvre pour le modifier. D’autres personnes n’auraient accès qu’en lecture à ce même fichier jusqu’à ce qu’il soit déverrouillé (fermé). Si OneNote fonctionnait de la même manière, les éditions simultanées ne seraient possibles que dans différentes sections (car ce sont en fait des fichiers).

Et pourtant il est possible lorsque vous avez déposé vos carnets OneNote sur Onedrive ou un espace SharePoint éditer différents objets sur la même page à partir de différents appareils en même temps. Ou réaliser ceci entre plusieurs utilisateurs. En fait, les modifications sont effectuées dans le cache local des périphériques dont le contenu n’est pas stocké dans son format de fichier d’origine, mais dans un format spécial, divisant les données en petites parties. Seules les modifications apportées à ces morceaux sont synchronisées sur le serveur où tous les objets / modifications sont fusionnés dans les fichiers d’origine.

Cette mécanique de synchronisation ne fonctionne parce que les serveurs Microsoft « savent » comment gérer ces contenus OneNote « fragmentés ». Il utilise un protocole spécial appelé COBALT, qui – autant que je sache – est similaire à celui utilisé sur les serveurs SharePoint. D’autres systèmes de fichiers ou services Cloud tels que Dropbox ne le font pas.

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De nouvelles fonctions pour OneDrive en approche…

onedriveMicrosoft a annoncé un certain nombre de nouvelles fonctionnalités qui seront intégrées à OneDrive au cours des mois de novembre et décembre. Ces nouveautés concernent avant tout les usages mobiles et donc les clients iOS et Android.

On retrouve ainsi parmi ces nouveautés :

  • Une nouvelle fonctionnalité de capture mobile qui permet d’ajouter des métadonnées aux photos que vous prenez. Il peut s’agir de documents ou de cartes de visite que vous numérisez ou d’images ordinaires que vous prenez (bien sur au travers de l’application OneDrive uniquement, sans possibilité de le faire après). Après avoir pris la photo, vous serez invité à saisir les données supplémentaires.
  • Un accès plus rapide aux fonctions de partage : ainsi après avoir numérisé des notes de réunion, vous serez invité à les partager avec d’autres personnes. L’éditeur précise qu’il utilisera Microsoft Graph pour déterminer à qui vous devriez l’envoyer…
  • Une visualisation des derniers documents sera proposé (comme le fait Box et Dropbox) pour simplifier là aussi l’accès rapide aux fichiers.
  • De nouvelles fonctions de gestion des accès aux fichiers partagés et des liens associés en particulier pour des personnes externes à l’organisation. C’était une amélioration très souhaitable, encore faut il voir la façon dont l’éditeur va l’implémenté, c’est actuellement un des points très faible de son offre par rapport à celle de Dropbox par exemple.

Nous reviendrons sur ces fonctions lors du prochain Briefing Calipia avec un comparatif des différents produits du marché face à OneDrive et en se posant ouvertement la question : doit-on choisir une autre solution (et pourquoi) alors que l’on dispose peut-être de Onedrive gratuitement au travers d’un plan Office 365…

Des nouveautés interessantes pour Onedrive

onedriveMicrosoft vient d’annoncer des fonctions assez interessantes pour Onedrive, en particulier pour le client Mac qui était à la traine par rapport aux autres versions.

Le moteur de synchronisation a été complètement remanié. Il prend désormais en charge les fonction de synchro à la demande (Files On-Demand) donc la possibilité de voir les fichiers en local alors que le contenu est uniquement dans le Cloud et de les synchronisés à la demande (fonction existant sur Dropbox depuis plus d’un an) le client Mac prend en charge également le thème sombre macOS Mojave. Nouveauté interessante également dans les entreprises : il prend enfin en charge SharePoint, de sorte que vous pouvez facilement vous connecter à un serveur SharePoint et synchroniser les fichiers comme vous le feriez avec OneDrive 🙂

Le téléchargement automatique des photos et des films à l’insertion d’un périphérique de stockage est également disponible sur OneDrive Entreprise, ce qui était demandé depuis un certain temps. En fait, Microsoft dit qu’un tiers de toutes les nouvelles fonctionnalités OneDrive sont basées sur les commentaires des utilisateurs.

Fonctionnalité très sympathique également (issue des services cognitifs d’Azure) : les clients professionnels de OneDrive bénéficieront de la transcription vidéo. Vous pourrez ainsi télécharger des vidéos et elles seront automatiquement transcrites. Ainsi il devient possible de rechercher quelque chose que quelqu’un a dit dans une vidéo ! Une fonctionnalité à notre connaissance exclusive à ce type de solution.

On retrouve également des nouvelles fonctionnalités de collaboration :  En survolant un fichier, vous pourrez voir qui l’a ouvert, et vous pourrez bientôt voir des choses comme combien de fois le fichier a été ouvert et la durée moyenne de son ouverture.

Enfin, certaines améliorations ont été apportées au partage de fichiers à tous les niveaux. Vous pourrez maintenant créer un lien et contrôler qui peut ouvrir ce lien. Auparavant, vous pouviez créer un lien et définir une date d’expiration, mais toute personne ayant le lien pouvait ouvrir le fichier. On ne demandera pas à l’utilisateur de se connecter à un compte Microsoft pour ouvrir le fichier mais le service enverra un code de confirmation par mail s’il l’utilisateur n’est pas connecté.

En théorie ces fonctionnalités sera disponible dans les semaines à venir.

La Roadmap de Onedrive

Durant une session de la conférence Ignite e Microsoft hier, une diapositive présentant la feuille de route de OneDrive a été présentée. Elle donne une vue des fonctionnalités prévues à court terme :

updatedonedriveroadmap

Si bon nombres de ces fonctions sont déjà présentes dans son rival Dropbox et l’offre entreprise de ce dernier (sauf bien sur ce qui traite de SharePoint en local, il est plutôt rassurant de voir que Microsoft travaille sur ces éléments

Magic Quadrant pour les solutions de synchronisation de fichiers en entreprise (EFSS)

Gartner vient de publier son Magic Quadrant pour les solutions de synchronisation et de partage de fichiers pour les entreprises ( Enterprise File Synchronization and Sharing ). (Merci François pour l’info :))

Magic quadrant EFSSSans surprise, les offres Box et Dropbox sont bien placées, Microsoft avec OneDrive progresse mais toujours au coté de Google en position de challengers. A noté que l’offre de Citrix ShareFile est bien positionnée de part son bon rapport performance / prix, elle impliquerait néanmoins l’usage de XenMobile pour son administration.

Pour rappel Box s’appuie sur le Cloud d’Amazon ou d’IBM en fonction des régions là où Dropbox utilise Amazon et son propre Cloud.

Comme nous le soulignons lors du dernier Briefing Calipia, le Gartner note que la principale valeur de OneDrive reside dans son intégration à l’offre Office 365.

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