Archives des étiquettes : OneDrive

Changement de visuels pour Onedrive Entreprise

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Microsoft a annoncé une version remaniée de OneDrive Entreprise et éducation elle est disponible dès maintenant. Objectifs affichés par Microsoft : rendre plus simple la recherche de fichiers sur lesquels on travaille actuellement. On y découvre ainsi une nouvelle zone appelée « Pour vous » qui utilise des recommandation issues de fonctions d’Intelligence Artificielle (on s’en serait douté) pour placer en tête le contenu le plus pertinent et le plus urgent de son OneDrive. On retrouve aussi de nouvelles « vues et organisations » basées sur le contexte, telle que des vues qui montrent les fichiers récents et récemment partagés comme les fichiers des réunions Teams par exemple. On, suppose aussi que Microsoft va travailler sur le processus inverse (dans Teams cette fois) qui est largement perfectible actuellement, c’est le moins que l’on puisse dire…

L’éditeur précise que cette nouvelle expérienceOneDrive s’enrichira de nouvelles fonctionnalités dans les semaines à venir comme la possibilité pour chaque personne de voir en un seul endroit tous les fichiers qui ont été partagés avec elle. Fonction présente au passage depuis des lustres dans Dropbox…

Une autre nouvelle fonctionnalité à venir est la page d’affichage des personnes qui peut effectivement s’avérer très interessante : elle permettra d’organiser ses fichiers en fonction des personnes avec lesquelles vous travaillez avec la possibilité d’épingler pas uniquement les fichiers en favoris mais aussi les personnes, pas bête du tout.

Microsoft indique aussi que dans quelques temps, la page d’affichage des réunions permettra aux utilisateurs de voir quels fichiers ont été partagés lors de réunions en ligne, via des notes et même via Loop. Le nouveau OneDrive ajoutera également des fonctionnalités telles que le filtrage des fichiers par type et l’utilisation de couleurs différentes pour les dossiers virtuels.

A suivre donc, nous en parlerons (aussi) lors du prochain Briefing.

Nouvelle intégration Teams dans OneDrive…

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Microsoft travaille sur la mise ne oeuvre d’une nouvelle section « Your Teams » intégrée à OneDrive, proposant comme son nom l’indique un raccourci aux fichiers Teams. Tout est dans tout et réciproquement…

Dans la pratique, Microsoft devrait ajouter une section « More Places » à OneDrive, et à partir de là, vous pourrez « trouver et travailler avec tous vos fichiers dans Teams« , selon Microsoft. Il s’agirait d’un changement par rapport à la version actuelle de OneDrive sur le Web, où vous obtenez une section « Fichiers de discussion Microsoft Teams » et « Données Microsoft Teams » dans la rubrique « Mes fichiers ».

Ces nouvelles fonctionnalités sont d’abord répertoriées sur la feuille de route de Microsoft 365, et dans ce cas, il s’agit de Feature ID 88912. Elle a été affichée pour la première fois le 4 février, et Microsoft espère que la section « Your Teams » dans OneDrive sera lancée en avril 2022. Bien sûr, comme les autres fonctionnalités sur lesquelles Microsoft travaille, tout le monde ne le verra pas tout de suite une fois disponible.

Avec des raccourcis dans tous les sens (allez faire un tour déjà sur OneDrive Entreprise / Sharepoint) il s’agirait de mon point de vue de simplifier déjà les raccourcis existants sur OneDrive Entreprise, car on finit quand même par se perdre un peu dans les liaisons… La première étape serait sans doute de clarifier une fois pour toute les liaisons avec Sharepoint et les interfaces web (multiples) qui vont avec, on a vraiment l’impression que Microsoft n’arrive pas (et pour cause…) à couper le cordon avec Sharepoint. Alors de nouveaux raccourcis pourquoi pas mais si on faisait un peu le ménage dans ceux existants, non ? S’inspirer du fonctionnement / interface de Dropbox ne serait vraiment pas un luxe…

Des nouveautés pour Onedrive

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Le mois dernier Microsoft avait annoncé des amélioration pour Onedrive, elles Sant maintenant quasiment toutes déployées. Ces nouveautés concernent principalement l’intégration de OneDrive avec Teams et une nouvelle fonction pour les dossiers utilisateur lié à son profil.

On retrouve ainsi une meilleure intégration avec l’expérience de partage de fichiers de Teams. Ces nouvelles fonctionnalités de partage de fichiers permettent aux utilisateurs de modifier les contrôles d’accès directement depuis une discussion en ligne dans Teams pour les fichiers stockés dans OneDrive ou SharePoint. Les utilisateurs peuvent également choisir de partager un lien vers le fichier uniquement avec les participants d’une discussion particulière. Pratique pour éviter de se poser des questions sur les droits associé, comme nous le ferions sous Sharepoint par exemple.
Une intégration plus poussée avec Teams traite des enregistrements de réunions. Les utilisateurs de OneDrive peuvent choisir de stocker les enregistrements directement dans OneDrive ou dans SharePoint, selon leur préférence. Cela permet aux utilisateurs de partager ces enregistrements avec des utilisateurs externes ayant les autorisations d’accès par exemple sans avoir besoin là encore de revenir sur les réglages de droits ou déplacer les enregistrements de réunion. Les administrateurs peuvent également définir des emplacements d’enregistrement par défaut pour les utilisateurs (via PowerShell).
Enfin, la fonction qui permet aux utilisateurs de sauvegarder automatiquement les dossiers « Bureau », « Documents » et « Images » sur OneDrive offre une nouvelle expérience lors de l’installation – ou de la première exécution – qui permet aux utilisateurs de choisir les dossiers qu’ils souhaitent synchroniser. Reprenant ainsi le mode de fonctionnement de Dropbox ou encore d’iCloud d’Apple. Les utilisateurs n’ont plus besoin d’entrer dans les paramètres et de modifier manuellement leurs préférences.

D’autres fonctionnalités sont elles en cours de déploiement, comme le partage de groupe, un thème sombre pour l’interface web, une nouvelle page d’accueil pour les applications mobiles… Ces éléments devraient arriver d’ici la fin de l’année. Nous ferons le point sur ces nouveautés et plus généralement tout ce qui touche à Office 365 lors du prochain Briefing Calipia en décembre.

Nouvelles fonctions pour OneDrive afin de faciliter la collaboration

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onedriveMicrosoft a annoncé quelques améliorations à OneDrive sur le panneau de détails des fichiers et du flux d’activité sur l’interface web. Ces changements permettent de visualiser plus facilement les informations sur les actions récentes sur les fichiers et les dossiers dans un panneau latéral sans avoir à ouvrir le fichier. Les informations ajoutées montrent maintenant une liste des utilisateurs avec lesquels le fichier est partagé, les actions qui ont été effectuées sur eux, et la possibilité de naviguer facilement vers les fichiers ou les commentaires. L’éditeur reprend ainsi des options déjà disponible dans Dropbox. Les actions sont également classées par ordre chronologique, ce qui permet aux utilisateurs de vérifier rapidement quand une certaine action a été effectuée, ou un commentaire a été fait sur des documents . Le panneau de détails comporte également une icône en forme de cloche qui permet aux utilisateurs d’activer ou de désactiver les notifications de modification par mail pour un fichier.

OnedriveLe fil d’activité bénéficie également d’améliorations similaires. Il permet désormais aux utilisateurs de visualiser un instantané des actions sur tous les fichiers et dossiers, qui sont classés par ordre chronologique. Les sections incluent hier, la semaine dernière, et plus encore. Les utilisateurs peuvent également naviguer vers les fichiers ou dossiers en cliquant sur les liens des fichiers dans le flux d’activités. En cliquant sur une activité pour modifier des fichiers de l’Office, les utilisateurs accèdent directement et c’est plutôt bien vu, à la partie du document où la modification/activité a eu lieu.

Des nouveautés intéressantes pour OneDrive

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onedrivePas mal de nouveautés en cours pour OneDrive qui sont en cours de déploiement ce mois. De quoi combler le retard sur Dropbox pour certaines fonctions, voir de prendre de l’avance pour d’autres.

Voici un petit résumé de ces nouvelles fonctions :

Tout d’abord, la fonction d’étiquettes de sensibilité qui permet aux administrateurs de créer des étiquettes indiquant la criticité des fichiers en fonction des informations contenues dans les documents. La fonction d’étiquettes de sensibilité est apportée par le cadre de protection des informations de Microsoft (MIP) et permet aux utilisateurs de définir des classifications pour les fichiers Office en utilisant des marques visuelles ou par le biais d’autres politiques de protection.

PowerPointFileWithSensitivityLabelConfidentialApplied

Vous trouverez en suivant ce lien toutes les explications sur cette fonction et comment la mettre en oeuvre (pour les administrateurs). Sans surprise, ces fonctions sont aussi disponible avec SharePoint online.

La fonctionnalité suivante est la possibilité de visualiser, de restaurer ou de supprimer les versions précédentes d’un fichier directement sur le bureau via le navigateur de fichiers (PC ou Mac). Les utilisateurs peuvent désormais cliquer directement sur un fichier avec le bouton droit de la souris et afficher une liste des versions précédentes, puis restaurer les versions requises. Il s’agit d’un ajout très pratique qui permet aux utilisateurs de gagner du temps lorsqu’ils recherchent des versions antérieures d’un document.

Enfin, on a maintenant la possibilité de supprimer des fichiers qui sont soit ouverts sur un autre onglet, soit par un autre utilisateur. L’entreprise affirme avoir reçu des commentaires selon lesquels des utilisateurs ne pouvaient pas supprimer des fichiers parce qu’ils avaient été laissés ouverts par un autre utilisateur et oubliés, ce qui avait pour effet de verrouiller le document. Cette fonction permet désormais au propriétaire du fichier de passer outre ce verrouillage et de supprimer le fichier, quel que soit l’endroit où il a été laissé ouvert.

 

Microsoft rachète Mover pour accélérer la migration vers Office 365 et Onedrive en particulier.

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Mover.pngIl y a des sociétés dont on apprend l’existence lors de leur rachat. C’est le cas de la société Mover qui vient d’être racheté par Microsoft. Mover, est une startup permettant la migration du stockage dans différents Cloud. La société est basée à Edmonton, au Canada. L’objectif de ce rachat est bel et bien d’accélérer la migration de fichiers Microsoft 365. La société existe depuis 2012 et compte aujourd’hui 70 employés et assure la migration de plus d’une douzaine de fournisseurs de services cloud vers OneDrive et SharePoint.

Microsoft explique dans un article de blog. « Aujourd’hui, nous offrons plusieurs options pour prendre en charge les migrations de fichiers dans le Cloud, y compris FastTrack et ds offres de partenaires Microsoft, ainsi que l’outil de migration SharePoint pour la migration du contenu des sites SharePoint sur site et des partages de fichiers vers Microsoft 365. Mover améliorera ces offres avec des outils éprouvés et plus d’options de libre-service au fil du temps. »

Il s’agit de la 12e acquisition de Microsoft en 2019. l’entreprise a dépensé 9,1 milliards de dollars pour 20 acquisitions au cours de son exercice 2019, qui s’est terminé le 30 juin, dont une grosse partie vient du rachat de GitHub de 7,5 milliards.

OneDrive Personal Vault est maintenant disponible

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onedriveMicrosoft avait annoncé cet été l’arrivée prochaine de « OneDrive Personal Vault« , une fonctionnalité destinée aux fichiers sensibles. Aujourd’hui, l’éditeur annonce la fin de déploiement de cette dernière, au nouveau mondial.

Qu’est-ce que OneDrive Personal Vault ?

C’est en fait une sorte de coffre-fort au sein même de OneDrive. Vous ne pouvez y accéder qu’avec une méthode d’authentification forte ou une authentification à deux facteurs. Cela pourrait être un classique code SMS, ou biométrique, tel que par exemple ce que Microsoft propose avec Windows Hello.

Les fichiers de ce coffre-fort personnel sont chiffrés à l’aide de BitLocker et vous ne pourrez pas les partager. Si vous souhaitez le faire, vous devez les déplacer hors de Personal Vault. Vous pourrez cependant numériser des documents et prendre des photos directement dans Personal Vault.

Personal Vault est désormais disponible sur tous les comptes OneDrive Entreprise. Si vous disposez d’Office 365, Vous n’aurez pas de limitation de taille pour ce coffre fort en dehors bien sur de la limite du plan de stockage dans son ensemble. En revanche si vous utilisez des forfaits OneDrive gratuits ou limités à 100 Go, vous ne pouvez y stocker que trois fichiers.

Une nouvelle version majeure de OneDrive pour iOS avec de nouvelles fonctionnalités

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Onedrive iOSLa refonte de l’application OneDrive pour iOS fait partie de l’actualisation du design « Fluent Design » que toutes les applications Office sont en train de subir (en particulier les applications Web). Ce design fait écho aux refontes « Material Design » qu’avait effectué Google sur ces applications il y a maintenant 2 ans.

L’application dispose maintenant d’un look plus proche de celui de l’application Outlook, avec un champ de recherche situé au centre. On retrouve ainsi une ergonomie assez cohérente et disons le tout de suite, cela facilite grattement la lisibilité et la cohérence du contenu proposé.

Parmi les nouvelles fonctions, on retrouve une vue améliorée des fichiers «Récents» qui affiche désormais les fichiers récemment consultés, y compris les derniers fichiers PDF visualisés. OneDrive pour le Web avait également reçu une fonctionnalité similaire dans le cadre de son actualisation l’année dernière. Et pour ceux qui accèdent et annotent sur des PDF en déplacement, l’expérience  a été améliorée. Les options incluent désormais des actions rapides en bas pour les stylos, les surligneurs et la gomme facilitant le balisage des documents PDF. Ces modifications se répercuteront également sur la version Android de l’application. On retrouve ainsi un mode assez similaire à ce qu’IOS 13 devrait proposé en natif avec son application Note.

L’application reçoit également des mises à jour de la fonction «signature», qui comprend une zone de signature plus grande et le lissage de l’écriture manuscrite au stylet. Le gestionnaire de fichiers permet désormais aux utilisateurs de parcourir leurs documents récents, leurs pièces jointes, etc., tout en leur permettant de partager des liens.

Des nouveautés pour Onedrive

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onedriveToujours à l’occasion de la conférence SharePoint. Microsoft annonce des nouveautés interessantes pour Onedrive.

OneDrive prendra désormais en charge la synchronisation différentielle pour tous les fichiers plutôt que strictement des fichiers Office, ce qui, accélérera la synchronisation et réduira l’utilisation du réseau. A tester pour voir si ces nouvelles fonctions comble le deficit de performances de ce service par rapport à Dropbox qui exploite ceci depuis sa création.

Autre nouveauté, le survol des fichiers permet de visualiser des informations telles que les stratégies de prévention des pertes de données, d’accéder à une nouvelle fonctionnalité «enregistrer pour plus tard» qui permet aux utilisateurs de marquer les fichiers sur lesquels ils ont l’intention de revenir prochainement.

OneDrive sur le Web permet désormais aux clients de prévisualiser plus de 320 types de fichiers, y compris des images à 360 degrés et des fichiers AutoCAD DWG. Les collaborateurs peuvent désormais modifier n’importe lequel de ces types de fichiers avec des notes, grâce à la nouvelle prise en charge des commentaires sur les fichiers non-Office.

Autre nouveauté dans Outlook cette fois, les utilisateurs peuvent désormais désigner des dossiers partagés et inviter des personnes à y ajouter des fichiers. Tous les utilisateurs peuvent télécharger des fichiers dans un dossier et ne voir que leurs fichiers. La personne ayant décidé de cette collecte de fichiers reçoit des notifications lorsque de nouveaux fichiers sont ajoutés. Ainsi, les fichiers peuvent être collectés tout en empêchant les utilisateurs de consulter les fichiers des autres utilisateurs.  C’est là aussi une fonction qui existait exactement de la même manière dans Dropbox entreprise depuis 2017.

 

OneDrive sera l’emplacement par défaut pour les documents Office 365 à partir de février.

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onedriveMicrosoft fera de OneDrive ou de SharePoint Online les emplacements de sauvegarde par défaut de tous les documents Office 365. de quoi pousser un peu plus les utilisateurs d’utiliser son service de stockage synchronisé face à des Dropbox et Box par exemple.

Ce dernier ajout vise à compléter Known Folder Move (KFM), une fonctionnalité annoncée par Microsoft en juin dernier. Pour rappel, KFM permet aux utilisateurs de déplacer facilement leurs dossiers locaux vers OneDrive.

Un simple Ctrl + S sous Windows, Commande + S sur macOS ou tout simplement sur le bouton Enregistrer et le fichier est enregistré dans OneDrive. Selon Microsoft, vous pourrez changer le titre du document et son emplacement dans la barre de titre ultérieurement.

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