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Bientôt un timer dans Microsoft Forms

C’était une fonction attendue, elle devrait arriver en janvier prochain. Microsoft Forms recevra bientôt une nouvelle mise à jour qui permettra aux utilisateurs de créer des quiz avec des limites de temps. La nouvelle provient d’une récente mise à jour de la feuille de route de Microsoft 365, qui parle de la fonctionnalité « Timed quiz ».

Il sera ainsi possible de fixer une limite de temps pour que les répondants répondent à un quiz, et une fois le temps écoulé, il sera soumis automatiquement. Elle peut contribuer à empêcher les répondants de chercher des réponses dans d’autres sources sur le Web 🙂

Si cette fonctionnalité est destinée aux clients du secteur de l’éducation et viendra en concurrence direct d’outils tels que Kahoot! , largement utilisé dans ce secteur, la feuille de route de Microsoft 365 indique qu’elle sera également disponible pour les entreprises. Si Google Forms offre depuis longtemps une fonction similaire ce n’est pas directement intégré mais par le biais de modules complémentaires tiers. L’intégration native de Microsoft est donc clairement interessante.

Cette application (incluse dans tous les abonnements 365) gagne vraiment à être connue si ce n’est pas le cas chez vous, elle est à la fois très simple d’utilisation, de mieux en mieux intégrée dans Teams et de plus en plus puissante, avec cerise sur le gâteau des analyses de résultats sympathiques. Nous aborderons dans une large session consacrée à Teams ces nouveautés lors du prochain Briefing Calipia

le chiffrement de bout en bout dans les appels Microsoft Teams est désormais disponible en beta publique.

En juin dernier, nous avons appris que Microsoft avait commencé à tester la prise en charge du chiffrement de bout en bout (E2EE) dans Teams nous vous en parlions sur le Blog. Bien que les données de chat soient chiffrée au repos et en transit, les réunions n’étaient pas chiffrée de bout en bout. Aujourd’hui, Microsoft a annoncé qu’une beta publique de l’E2EE dans les appels Teams est maintenant disponible pour les entreprises.

Attention néanmoins dans cette version la fonction de chiffrement n’est pris en charge que dans les appels Teams individuels non les réunions programmées, elle n’est pas disponible pour les appels de groupe. Les deux participants à l’appel devront activer E2EE sur leurs appareils respectifs pour que ce processus ait lieu.

Si E2EE est activé, de nombreuses fonctions seront alors logiquement dévalidées comme :

  • l’enregistrement,
  • les sous-titres
  • transcription en direct,
  • le transfert d’appel,
  • la fusion d’appels,
  • la possibilité d’ajouter des participants à l’appel…

Si un appel est chiffré de bout en bout, une icône de verrouillage apparaîtra dans la fenêtre Teams. Un code de sécurité à 20 chiffres sera également affiché et les deux parties pourront vérifier que le même code leur est proposé. Une fois l’E2EE activé pour un appel, aucune autre partie, y compris Microsoft, n’aura accès au contenu . En outre, les préférences pour E2EE seront reportées sur tous les appareils, à condition que vous ayez installé la dernière version du client de bureau sur Windows et Mac, ou que vous utilisiez la dernière version de l’application Android ou iOS.

En fonction des réactions, Microsoft indique qu’il étudiera la possibilité de déployer E2EE pour les appels de groupe à une date ultérieure (aucune information aujourd’hui).

Si vous souhaitez mettre en oeuvre cette fonction, vous pouvez consulter l’article en lien pour obtenir des détails sur la méthodologie E2EE et savoir comment l’activer (pour toute l’entreprise).

Nous reviendrons sur ces nouveautés et bien d’autres à propos de Teams lors du prochain Briefing Calipia, tous les détails ici.

Microsoft améliore encore une fois son outil de formulaires Forms

Microsoft a annoncé d’importantes mises à jour qui seront apportées à Forms courant octobre avec en particulier la notion très interessante de « collections », une nouvelle fonctionnalité pour aider à organiser les enquêtes, quiz et sondages et créer des regroupements.

L’éditeur affirme que la possibilité de classer les formulaires en collections faisait partie des fonctionnalités très attendues, et elle avait été annoncée pour la première fois sur la Roadmap Microsoft 365 le mois dernier. Il sera ainsi possible de :

« Créer autant de Collections que vous le souhaitez pour stocker des quiz et des formulaires et y accéder à tout moment en ligne. Vous pouvez modifier vos fichiers dans une collection, copier une collection, partager une collection (prochainement) ou la supprimer lorsque vous avez terminé. Vous pourez également passer à une vue en liste si vous souhaitez avoir une vue verticale de toutes vos collections », selon un billet de blog du site de l’éditeur.

En plus de la disponibilité en version web, la fonctionnalité de collection de formulaires sera également prise en charge sur les appareils mobiles. Cette fonctionnalité sera également disponible pour les instances de formulaires générées par d’autres applications Microsoft 365, et bien sûr Microsoft Teams, mais aussi (et c’est moins connu) PowerPoint et Outlook. reste à voir comment ceci s’intègrera (ou pas dans les conversations attachées à des visio…). Microsoft précise néanmoins que les collections seront dans un premier temps limitées aux formulaires personnels, les formulaires de groupe devraient être pris en charge un peu plus tard.

Nous reviendrons sur ces éléments lors du prochain Briefing Calipia.

Des nouveautés pour Microsoft Planner

thumbnail image 2 captioned Image description: A screenshot of a Planner board that shows the ellipses (three dots) in the upper right corner of a task and a drop-down with the words Move task highlighted
Image Microsoft

Vous connaissez Planner, le concurrent de Trello dont Microsoft a largement repris les codes. L’entreprise Microsoft a annoncé d’importantes mises à jour pour d’une part permettre aux utilisateurs de trouver facilement leurs plans et de mieux organiser les tâches. On retrouve ainsi, de nouvelles fonctionnalités de plans recommandés et de déplacement des tâches.

Les plans recommandés sont une nouvelle fonctionnalité proposée dans Planner. Ainsi les utilisateurs verront désormais une nouvelle section « Recommandés » qui devrait les aider à trouver les plans les plus pertinents pour eux. Cette section est accessible dans le volet de gauche et dans le hub de Planner, et elle contiendra les nouveaux plans dont les tâches non ouvertes sont attribuées à cet utilisateur spécifique.

Microsoft Planner permet déjà aux utilisateurs de déplacer des tâches entre les plans d’un même groupe Microsoft 365, mais cette version donne la possibilité de déplacer rapidement des tâches vers le plan de leur choix dans un groupe différent. La fonctionnalité est accessible en cliquant sur le menu à trois points sur une tâche et en sélectionnant l’option « Déplacer la tâche« . Une fois cela fait, choisissez le plan spécifique dans le menu déroulant, puis cliquez sur le bouton « Déplacer« . Toutefois, les utilisateurs ne peuvent pas déplacer certains champs (comme les commentaires) vers un plan d’un groupe différent, et les informations sur les étiquettes seront perdues d’un plan à l’autre.

Microsoft à encore pas mal de boulot pour rendre Planner plus performant comme il est vrai :

  • Permettre d’empêcher les utilisateurs de supprimer des tableaux, des éléments et des dossiers
  • Permettre la récupération des dossiers et les tâches supprimés
  • Permettre la visualisation de l’activité des utilisateurs dans un flux d’activité (pour savoir qui modifie le contenu d’un tableau)

Attention ces deux fonctionnalités ne sont prises en charge que dans Planner pour le Web, mais Microsoft indique que la fonctionnalité de déplacement des tâches sera aussi bientôt disponible dans l’application Tâches de Teams.

Mise à jour importante de Microsoft Whiteboard, axée sur la collaboration

Vous connaissez sans doute Microsoft Whiteboard, en juin dernier , avait annoncé une refonte de son application pour répondre aux besoins des environnements hybrides, et aujourd’hui, il a révélé une autre série de mises à jour qui continueront d’enrichir Whiteboard pour la mise en oeuvre de réunions hybrides dans les mois à venir.

Certaines fonctionnalités assez nouvelles annoncées par Microsoft dans Whiteboard sont déjà disponibles :

  • La nouvelle interface utilisateur plus moderne et rapide qui avait été annoncée en juin,
  • Des dizaines de modèles,
  • Les notes autocollantes et les « grilles de notes »,
  • Les réactions intégrées
  • Mais aussi : la possibilité d’insérer, de repositionner et d’aligner des images et des formes, de nouveaux outils d’encrage, des flèches d’encre et des lignes droites, de l’encre intelligente, des raccourcis d’encre, des signaux d’encre tactiles (qui fonctionneront avec le nouveau Surface Slim Pen 2), et le formatage des arrière-plans…

De nouvelles fonctionnalités sont aussi prévues pour le mois prochain, à la fois pour les versions iOS et Windows afin d’unifier le code sur toutes les plateformes, un bon point pour l’éditeur à l’image de ce qui est déjà fait sur Office et bien sur Teams. Même si il reste encore des différences entre ces versions et les versions Web et Android. Ainsi par exemple si l’application Whiteboard sur Windows et iOS prend déjà en charge les comptes Microsoft grand public, la fonctionnalité sera également disponible sur Android et sur le Web dans les semaines à venir.

Parmi les mises à jours très interessantes prévues pour le mois prochain nous aurons la possibilité d’insérer des documents tels que des fichiers PowerPoint dans Whiteboard et de les annoter à la volée de manière collaborative. Très pratique effectivement et nous voyons déjà pas mal d’usages.

Annotation de fichiers Powerpoint…

Enfin, une série de nouvelles fonctionnalités seront disponibles plus tard d’ici la fin de l’année :

  • La mise en oeuvre de curseurs collaboratifs (comme dans Word en modifications synchrones),
  • Des nouvelles commandes de partage,
  • Des pointeurs laser
  • Des fonctions de recherche sur Office.com intégrées.

Enfin, Microsoft reconstruit actuellement Whiteboard sur OneDrive for Business afin qu’il s’intègre mieux à Microsoft 365 . L’entreprise précise en outre que le stockage OneDrive for Business deviendra la solution par défaut pour les nouveaux tableaux blancs au « début de 2022 ». Les organisations utilisant OneDrive for Business pourront également récupérer les tableaux blancs supprimés dans la corbeille.

L’éditeur compte visiblement mettre le paquet sur Whiteboard, quitte à marcher un peu sur les platebandes d’outils proposés sur Teams par ses « partenaires ». Ce qui n’est pas en soit une surprise… Alors certes ces outils partenaires sont plus complets et vont plus loin, mais combien de personnes se satisferont au final de la proposition Microsoft… bien intégrée et sans surcout …

Teams aura bientôt la « Customer Lockbox »

Pour rappel la « Customer Lockbox » est une fonctionnalité que Microsoft offre à travers divers services dans Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive et Azure. Elle garantit que, lors des opérations de support, Microsoft ne peut pas accéder à vos informations sans votre accord explicite.

Si les ingénieurs de Microsoft s’appuient généralement sur des techniques de télémétrie et de débogage pour résoudre les problèmes, dans certains cas, ils ont besoin d’un accès direct aux données. Customer Lockbox ajoute le client dans le processus et lui demande approbation finale afin qu’il puisse décider s’il veut donner à Microsoft l’accès à ses informations pour effectuer une analyse approfondie des causes possibles au problème rencontré (ou « root cause analysis » – RCA). La fonction Customer Lockbox peut être activée et toutes les demandes et bien entendu le tout est audité. Les ingénieurs de support Microsoft devant étayer leur demande et donner une une fenêtre temporelle dans laquelle ils effectueront leurs activités.

Microsoft a récemmentmlis à jour la » Feature ID 86190″ dans la Roadmap Microsoft 365, pour indiquer la prise en charge de la Customer Lockbox dans Teams. Cette fonctionnalité est en cours de développement et sa date de sortie est prévue pour mars 2022. Microsoft n’a pas encore précisé quelles seront les données de Teams qui seront protégées par la Customer Lockbox.

Intégration Teams et ServiceNow

Employee Center a portal to find information, access resources and make service requests in Teams.

ServiceNow a lancé hier une application Teams pour son Employee Center. L’application fournit un portail que les personnes peuvent utiliser pour trouver des informations, accéder aux ressources et faire des demandes de service (en gros les services offerts sur le portail habituel de ServiceNow tout en restant sur Teams.

Le véritable intérêt de cette intégration à Teams n’est pas à proprement parler, l’utilisation pure et simple du portail habituel, mais surtout l’intégration au niveau des conversations, des canaux et des réunions où il est alors plus rapide de passer à une requête ServiceNow.

L’application ServiceNow comprend :

  • L’intégration des réunions : la possibilité est ainsi offerte d’intégrer les détails des incidents et les tâches de communication directement depuis Teams sans sortir du contexte de la réunion par exemple.
  • Une app personnelle gérant les requêtes ServiceNow pour ds informations RH, informatiques et juridiques.
  • Un agent virtuel qui apporte son aide dans les domaines des RH, de l’informatique, du juridique par exemple.
  • Des systèmes de notifications exploitables – permettant aux personnes d’agir sur des notifications clés sans quitter Teams.

« Les employés ne reviennent tout simplement pas aux anciennes méthodes de travail, c’est pourquoi les employeurs doivent fournir les flux de travail numériques et les outils de collaboration pour les rendre productifs dans n’importe quel environnement de travail, qu’il s’agisse d’un environnement entièrement distant ou d’un bureau. En intégrant le ServiceNow Employee Center à Microsoft Teams, nous améliorons l’expérience des employés, quel que soit leur lieu de travail. Les employés peuvent agir sur les bonnes informations au bon moment au sein des outils qu’ils utilisent déjà. Il est impératif d’aider les employés à trouver un meilleur équilibre et de les garder créatifs, productifs et engagés. »

Blake McConnell, vice-président ServiceNow.
Customers can get advanced cross-departmental capabilities and a single service experience in Teams.

Google en difficulté face à la modernité de Teams et Slack ?

Il y a quelques années, la suite de Google (Docs, puis Apps, maintenant Workspace) représentait la modernité absolue face à un Microsoft et sa suite bureautique Office, jugée archaïque et complètement dépassée techniquement. Le positionnement de Google était de proposer aux clients de les accompagner dans leur transformation digitale en proposant une véritable rupture. Impossible selon eux d’éviter cette rupture pour réussir cette transformation. Cette rupture, vous l’avez deviné s’appuyait sur la suite bureautique 100 % en ligne de Google, mais aussi et surtout l’intégration des fonctions de communication via Gmail…

Gmail est devenu incontournable certes mais très majoritairement dans le grand public.

Et puis, des outils comme Slack puis Teams sont arrivés. Ironie de l’histoire c’est un peu ces outils que Google avait imaginé avec « Google Wave » en proposant le fameux Chat persistant. Mais difficile de faire migrer la base installée Gmail. Le poids de l’existant, tant reproché à Microsoft, est tel un boomerang venu frapper les stratèges de Google

Aujourd’hui devant la montée en puissance de Teams mais aussi dans une moindre mesure de Slack, précurseur dans le domaine ne l’oublions pas, Google est victime de l’image d’un ringard dans ce domaine… Mais comment faire évoluer la galaxie Gmail pour la rendre plus moderne ?

Première étape : renommer ses produits (cela coute pas cher). Ainsi Google a annoncé qu’il rebaptisait les « Rooms » de Chat en « spaces », mise à jour désormais disponible pour tous les clients de Workspace. Sanaz Ahari, le Directeur Principal de la suite chez Google rappelant au passage les fonctions clés de ces « espaces » :

« Avec Spaces, les équipes peuvent partager des idées, collaborer sur des documents et gérer des tâches à partir d’un seul endroit. Les membres de l’équipe peuvent facilement contribuer au moment qui leur convient le mieux, en voyant un historique complet des conversations, du contexte et du contenu en cours de route. »

En plus de ceci, Google rationalise l’interface utilisateur de Gmail, permettant aux utilisateurs d’accéder facilement à leur boîte de réception, aux chats, aux réunions et aux espaces à partir d’un seul endroit. La société prévoit également d’ajouter un nouveau mode « compagnon » à Google Meet en novembre. En outre, Google Meet ajoutera une fonction de sous-titres traduits en direct pour tous les utilisateurs de Workspace dans le courant de l’année.

Soyons honnêtes, n’en déplaise à Google, Teams apporte bien plus de rupture dans les modes de communication que le passage d’Outlook à Gmail… Une modernité peut en cacher une autre 🙂

Modération dans les conversations Teams

Microsoft travaillerait sur des fonctionnalités de modération dans les conversation Teams. Objectif, permettre à un administrateur du canal de supprimer des conversations inappropriées.

On imagine aisément cette fonction qui en gros ressemblerait au modérateurs des différents forums qui peuvent supprimer des conversations lorsque celles ci sont injurieuse, ou ne respecte pas les règles du forum. Pour des usages interne, c’est sans doute un peu plus délicat. Nous n’avions pas ce type de fonction dans Skype par exemple, et dans le mail, cette fonction existe mais au niveau du serveur de messagerie Exchange. Teams offrant un chat persistant c’est donc une combinaison de ces deux produits.

Reste à savoir comment cette fonction (prévue pour le mois d’octobre) sera implémentée… Disponible pour tous les propriétaires de canaux ? Au niveau de l’administrateur global ? Réponse dans quelques jours. Mais une piste de réponse si l’inspiration de Microsoft reste Slack : ce dernier autorise la suppression dans les canaux par les administrateurs à condition de souscrire au forfait Enterprise Grid (le plus haut).

Waldo : une application Teams très astucieuse pour le flex office

Pratique ! La société française Kickle, bien connue pour ses outils de salles de réunion connectées (nous avions eu l’occasion de vous présenter ces solutions lors d’un Briefing Calipia il y a quelques années), vient de développer une application (actuellement gratuite) pour Teams permettant de faciliter ce que l’on appelle aujourd’hui le Flex Office, donc en gros le fait de travailler sur le lieu de son choix : bureau ou domicile.

Cette application offre une jauge d’occupation des bureaux et des parking accessible donc directement sur Teams pour selon ses concepteurs :

« Vous permettre de décider le meilleur endroit pour travailler aujourd’hui : à la maison ou au bureau. En un coup d’oeil, Waldo vous indique le lieu de travail de vos collégues (à la maison ou au bureau), le taux d’occupation du bureau ainsi que celui du parking. »

Pas bête ! Pour décider, l’application analyse les dernière interactions avec vos collègues (afin de déterminer si se sont des personnes proches), l’application regarde ensuite votre agenda pour déterminer où vous avez l’habitude de travailler (encore faut-il avoir j’imagine correctement rempli les lieux dans les avis de réunions). Enfin l’application calcule les taux d’occupation des bureaux et des parkings pour vous aider à prendre la bonne décision.

L’application permet également de réserver un bureau, le cas échéant un parking et de voir physiquement les bureaux réservés par vos collègues.

Il faut bien sûr définir un administrateur qui va lui paramétrer les différents éléments (nb de bureaux, localisation parkings, etc.) On remarquera également un traitement spécial pour les véhicules électriques (sans doute pour réserver une borne de recharge).

Il faudra ensuite définir les équipement de chaque utilisateurs (vélo, voiture) et chacun disposera directement dans Teams sous l’application Waldo, d’un calendrier / tableau de bord pour définir son lieu de travail.

Plus d’information sur cette application vraiment très ingénieuse c’est ici https://hellowaldo.app/

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