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Des nouveautés interessantes pour Microsoft Forms

Vous connaissez Microsoft Forms, l’outil intégré aux offres Office 365 qui permet la réalisation de formulaires ou de sondages. Microsoft annonce ce mois un certains nombres de nouveautés assez interessantes permettant à l’outil de non seulement combler son retard sur l’offre de Google mais aussi d’allez plus loin en particulier en bénéficiant d’une meilleure intégration des droits.

Voici ainsi la liste des nouveautés proposées :

  • La possibilité de formater le texte dans les formulaires. Donc, mettre en gras, en italique ou de souligner tout contenu textuel. Pour ce faire, vous devez d’abord mettre un texte en évidence, puis choisir un style de mise en forme via la nouvelle barre d’outils flottante. Bien entendu, vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier habituels.
  • La possibilité de spécifier les personnes de l’entreprise qui peuvent répondre au formulaire en piochant les noms dans l’annuaire AD. Cette fonction fonctionne également sur les téléphones portables, soit via une application Office, ou via le navigateur mobile.
  • Fonction très demandée : les personnes qui répondent aux formulaires pourront télécharger ou imprimer une copie de leurs réponses, à condition que le créateur du formulaire en question active cette fonction. Cette nouvelle fonctionnalité sera accessible aux répondants, qu’ils soient internes ou externes à votre organisation. Les répondants de votre organisation peuvent toujours demander un accusé de réception de leur formulaire par courrier électronique.
  • Microsoft a également mis en place une nouvelle page de synthèse des formulaires complétés par l’utilisateur. La nouvelle interface vous permet de trouver le formulaire le plus récent que vous avez utilisé, d’épingler les formulaires, de rechercher les formulaires partagés avec vous, d’accéder aux formulaires de groupe en bas de page sous Microsoft 365. Elle est accessible à ceux qui possèdent un compte Entreprise, Entreprise, Education ou Personnel.
  • Enfin l’entreprise annonce une augmentation de la capacité à 400 utilisateurs pour les réponses aux formulaires via Teams, contre 200 auparavant.

Les dernières nouveautés de Teams

Microsoft poursuit ses mises à jours de Teams en ce début d’année. Voici une petite liste des dernières nouveautés apparues ces derniers jours :

  • Une nouvelle fonction de réunion permet un accès plus rapide à toutes les options vidéo et audio, et les réunions seront désormais accompagnées d’une brève notification cinq minutes avant la fin de la réunion : pratique, cela évite à quelqu’un de le dire ! Bien entendu cela ne terminera pas la réunion automatiquement.
  • Les événements en direct (Live Event) peuvent désormais être traduits en temps réel à partir de 13 nouvelles langues – dont le français. Voici la liste complète :

Langues parlées reconnue : Chinese (simplified), Chinese (traditional), Dutch, English, French (Canada), French (France), German, Hindi, Italian, Japanese, Korean, Portuguese (Brazil), Russian, Spanish (Mexico), Spanish (Spain), and Swedish.

Traduction automatique en :  Arabic, Bosnian, Bulgarian, Catalan, Chinese (Simplified, PRC), Creole, Czech, Danish, Dutch, English, Estonian, Filipino, Finnish, French, German, Greek, Hebrew, Hindi, Hmong, Hungarian, Indonesian, Italian, Japanese, Klingon, Korean, Latvian, Lithuanian, Malagasy, Malay, Maltese, Norwegian, Persian, Polish, Portuguese, Queretaro Otomi, Romanian, Russian, Samoan, Serbian (Latin), Serbian Cyrillic, Slovak, Slovenian, Spanish, Swahili, Swedish, Tahitian, Thai, Tongan, Turkish, Ukrainian, Urdu, Vietnamese, Welsh, and Yucatec Maya.

  • Les sous-titres en direct sont également pris en charge dans les appels 1:1.
  • Concernant les chats et les discussions, Microsoft a amélioré la pertinence des résultats de recherche en utilisant un nouveau modèle au lieu de simplement afficher les trois dernières correspondances
  • Sur iOS, les utilisateurs peuvent désormais enregistrer des fichiers en local pour y accéder hors ligne.
  • L’application Yammer Communities pour Teams permet maintenant aux utilisateurs de rechercher des conversations Yammer dans l’application
  • Concernant SharePoint on a maintenant la possibilité d’ajouter des parties d’un site SharePoint comme onglet dans Teams et l’accès direct aux ressources SharePoint dans les canaux Teams.
  • Enfin pour certains périphériques Teams de réunion on dispose maintenant en bêta de la reconnaissance vocale Cortana. En clair il est possible de à l’assistant de commencer ou de terminer une réunion.

On pourra bientôt partager des email dans teams

Microsoft a mis à jour la roadmap de Teams hier soir pour inclure la possibilité de partager des emails Outlook dans Teams. Selon la description, cette fonctionnalité permettra aux utilisateurs de partager une copie de leurs e-mails sur les chats et les canaux de Teams. La date de lancement prévue pour cette fonctionnalité est mars 2021.

Outre la possibilité de partager des emails dans Teams Microsoft, la société travaille également sur des fonctions de calendriers partagés. Cette fonctionnalité permettra aux utilisateurs de créer un calendrier spécifique pour des participants dans Teams, qui créera un nouveau message chaque fois qu’une réunion sera ajoutée au calendrier. Ceci devrait arriver également en mars 2021.

Ces deux fonctions, interessantes, risquent bien néanmoins de faire double emploi (en particulier la dernière) avec Outlook et les BAL communes, et calendriers associé à ces boites aux lettres ! Il sera nécessaire de bien expliqué les différents périmètre d’usages aux utilisateurs…

Le mode présentateur de Powerpoint arrive (enfin) dans Teams

C’était une fonction qui fait clairement défaut actuellement dans Teams lorsque l’on compare à Skype Enterprise : la possibilité de présenter un fichier powerpoint en affichant les vignettes et en navigant dans les diapositives indépendamment de ce que visualise à l’autre bout les utilisateurs.

Microsoft proposera cette possibilité dans Teams à partir du mois prochain (déploiement de mi-janvier à fin janvier et un peu plus tard, en février, pour les Cloud gouvernementaux).

Un pas de plus dans Teams pour remplacer les usages de Skype Entreprise. Cela ira même un peu plus loin, car il sera possible aussi de visualiser les notes de la présentations qui ne sont pas eux visibles dans Skype.

Microsoft précise que cette vue sera accessible seulement au présentateur qui en a le contrôle. Si un autre présentateur clique sur « Prendre le contrôle », la vue du présentateur sera ouverte pour le second présentateur, tandis que le présentateur précédent passera à la vue du public.

Teams et Power Platform : vers plus d’intégration

Microsoft continue à délivrer sur sa promesse de faire de Teams LE hub de travail pour l’entreprise collaborative. Hier l’entreprise a donc annoncé sur le blog Teams, l’arrivée de nouveaux outils pour développer des applications « low code » :

  • Power Apps pour Teams : version de Power Apps intégrée à Teams, qui permet de développer des applications simples, de manière graphique, sans codage, et qui peuvent être ajoutées directement à des équipes.
  • Power Virtual Agents : pour créer des chatbots dans Teams, avec l’interface graphique et sans code.
  • Microsoft Dataverse pour Teams : nouvelle composante de la Power Platform, Dataverse Dataverse for Teams fournit un sous-ensemble de Microsoft Dataverse (anciennement CDS – Common Data Service), permettant ainsi aux applications développées dans Teams d’avoir un accès sur les modèles de données accessibles.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les solutions low code/no code de Microsoft, retrouvez vous pour une session du Briefing Calipia 30, les 9, 11, 15 ou 16 décembre prochain, via …. Microsoft Teams.

Des nouveautés pour Onedrive

Le mois dernier Microsoft avait annoncé des amélioration pour Onedrive, elles Sant maintenant quasiment toutes déployées. Ces nouveautés concernent principalement l’intégration de OneDrive avec Teams et une nouvelle fonction pour les dossiers utilisateur lié à son profil.

On retrouve ainsi une meilleure intégration avec l’expérience de partage de fichiers de Teams. Ces nouvelles fonctionnalités de partage de fichiers permettent aux utilisateurs de modifier les contrôles d’accès directement depuis une discussion en ligne dans Teams pour les fichiers stockés dans OneDrive ou SharePoint. Les utilisateurs peuvent également choisir de partager un lien vers le fichier uniquement avec les participants d’une discussion particulière. Pratique pour éviter de se poser des questions sur les droits associé, comme nous le ferions sous Sharepoint par exemple.
Une intégration plus poussée avec Teams traite des enregistrements de réunions. Les utilisateurs de OneDrive peuvent choisir de stocker les enregistrements directement dans OneDrive ou dans SharePoint, selon leur préférence. Cela permet aux utilisateurs de partager ces enregistrements avec des utilisateurs externes ayant les autorisations d’accès par exemple sans avoir besoin là encore de revenir sur les réglages de droits ou déplacer les enregistrements de réunion. Les administrateurs peuvent également définir des emplacements d’enregistrement par défaut pour les utilisateurs (via PowerShell).
Enfin, la fonction qui permet aux utilisateurs de sauvegarder automatiquement les dossiers « Bureau », « Documents » et « Images » sur OneDrive offre une nouvelle expérience lors de l’installation – ou de la première exécution – qui permet aux utilisateurs de choisir les dossiers qu’ils souhaitent synchroniser. Reprenant ainsi le mode de fonctionnement de Dropbox ou encore d’iCloud d’Apple. Les utilisateurs n’ont plus besoin d’entrer dans les paramètres et de modifier manuellement leurs préférences.

D’autres fonctionnalités sont elles en cours de déploiement, comme le partage de groupe, un thème sombre pour l’interface web, une nouvelle page d’accueil pour les applications mobiles… Ces éléments devraient arriver d’ici la fin de l’année. Nous ferons le point sur ces nouveautés et plus généralement tout ce qui touche à Office 365 lors du prochain Briefing Calipia en décembre.

Sondages et formulaires dans les réunions Teams : enfin !

Voici venir une fonction qui manquait dans Teams et qui était présente depuis des lustres dans Skype Entreprise : la possibilité de faire des sondages directement dans le flux de la conversation et ceci simplement. Nous pouvions auparavant le faire dans un canal via l’application Forms mais pas aussi simplement dans la conversation liée à une réunion. Ce manque sera bientôt de l’histoire ancienne, puisque le déploiement de la fonction est prévue pour mi-novembre à fin décembre. Microsoft précise que la fonction sera disponible pour Windows et Mac dès la version 1.3.00.30829 ainsi que bien sûr la versions Web.

Comment cela fonctionne :

Tout présentateur de réunion peut ajouter l’application Formulaires sous forme d’onglet dans la réunion Teams, au même niveau donc que le tableau blanc ou les notes partagées de la réunion.
Avant la réunion, le présentateur peut créer ses sondages, comme il était de coutume de les faire par exemple avec Skype Entreprise. Pendant la réunion, le présentateur peut en créer d’autres et lancer les sondages auxquels tout participant peut ainsi répondre.

Comme ce qui se faisait avec Skype Entreprise, tous les participants pourront voir les résultats en temps réel. Mais en plus, et donc au delà de ce que propose Skype Entreprise, ces sondages sont persistants (tout comme les notes de réunion et les tableaux blanc) ainsi les personnes pourront répondre à un sondage après la réunion si le sondage n’a pas été expressément clôturé.
Après la réunion, les présentateurs peuvent revoir les réponses dans l’onglet réunion, exporter les réponses vers un classeur Excel ou examiner les réponses sur le web dans l’application Formulaires. Autant de fonctions appréciables qui vont largement au delà de ce qu’offrait Skype Entreprise
Enfin si besoin est, Microsoft précise que cette fonction sera validée dès sa disponibilité par défaut mais que si vous désirez la bloquer ce sera possible via le centre d’administration.

Nous reviendrons sur toutes ces fonctions et leurs usages, lors du prochain Briefing Calipia le 9,11,15 ou 16 décembre prochain. N’hésitez pas à vous y inscrire.

Teams en natif sur Windows ARM

On y croyait plus : Teams est disponible en natif sous Windows ARM ! Dans le cadre du lancement de sa nouvelle génération de Surface Pro X en début de mois, Microsoft avait discrètement annoncé qu’elle apporterait une version native ARM64 de Microsoft Teams. Annonce très discrète pour éviter les questions qui fâchent du style : « Et Office c’est pour quand ? » …

Une application native 64 bits de Teams pour les appareils ARM améliore considérablement les performances de l’offre puisqu’elle ne fonctionne plus sur une couche d’émulation x86. Mais on peut s’étonner pourquoi cela n’a pas été fait avant sachant que Teams est basé sur le framework Electron (donc pour faire simple le moteur du navigateur Web) lui même fonctionnant nativement sous ARM

Cette annonce ne résout pas le problème pour Microsoft Office, qui n’est toujours pas proposé en natif sur la plateforme ARM de Microsoft … Et les choses annoncées pour Teams ne présage pas une accélération du portage pour Office : car ce dernier n’est pas lui basé sur Electron.

Cette situation est d’autant plus étonnante pour Office que la plateforme est annoncée en natif sur les nouvelle machines ARM d’Apple (dont le lancement pourrait-etre prévu pour mi-novembre). Microsoft développe aussi depuis des années des version ARM d’Office pour iPad et tablettes Android (même si le spectre fonctionnel est très différent dans ce cas).

Cela pose de véritables questions sur les évolutions des OS dans la stratégie Microsoft face à Apple avec son Mac ARM qui pointe le bout de son nez, les Chromebooks de Google sous Chrome OS et leurs évolutions sur Fushia OS… Autan de question dont nous débattrons lors du prochain Briefing Calipia avec une session consacré à l’évolution des systèmes d’exploitation.

Intégration d’Azure Lab Services dans Teams : une excellente idée pour les formations

Avant ce parler de cette annonce de l’éditeur, revenons brièvement sur ce qu’est « Azure Lab Services ». Pour rappel c’est un service d’Azure donc, qui permet aux utilisateurs de fournir des machines virtuelles (VM) à la demande pour divers cas d’utilisation, la mise en oeuvre de tests, des hackathons, pour la formation, dans l’éducation, etc.

Un des avantage offert par cette annonce est que les utilisateurs peuvent accéder aux ressources sans abonnement à Azure et sans la complexité de la navigation sur le portail Azure. Tout se fait alors directement dans Teams.

Autre avantage qui sera particulièrement utile dans le cadre de ma mise en oeuvre de classes pour de la formation : Les administrateurs n’ont pas besoin de maintenir des listes de classes dans deux systèmes différents (Teams et Azure). La liste des utilisateurs Azure est automatiquement alimentée par les membres Teams et une synchronisation est effectuée automatiquement toutes les 24 heures. De plus la capacité offerte (c’est-à-dire le nombre de VM) sera automatiquement ajustée en fonction de l’ajout/suppression d’utilisateurs parmi les membres de l’équipe. Les stagiaires dans le cadre de la mise en oeuvre d’une classe par exemple ne verront que les VMs, qui sont provisionnées pour l’équipe spécifique.

Petite restriction qui a son importance toute fois l’application Azure Lab Services dans Teams ne peut être ajoutée qu’à un groupe Teams dans son ensemble, vous ne pouvez pas l’ajouter à des conversations individuelles ou à des groupes de conversations.

Si vous souhaitez mettre en place Azure Lab Services dans Teams, rendez-vous sur la page web dédiée ici.

Nous reviendrons également sur ces possibilités lors du prochain Briefing Calipia : tous les détails en suivant ce lien.

Fusion entre To Do et Planner dans Teams

Microsoft vient d’annoncé que « Tasks », qui permet de gérer et de suivre les tâches, est désormais disponible dans Teams. Cette application était annoncée en 2019 comme une consolidation de To Do et Planner, et son déploiement initial avait commencé en juillet 2020. Le nom de cette application était ambigu : « Planner » sur le bureau et de « Tasks » sur le mobile. Aujourd’hui, l’outil de gestion étant disponible, la version de bureau est rebaptisée « Task by Planner and To Do » et comporte désormais une icône identique à celle de la version mobile. Dans le courant de l’année, elle sera à nouveau rebaptisée « Task » histoire d’être encore plus cohérent.

Tasks sous Microsoft Teams a été déployé auprès des clients ayant un abonnement Microsoft 365 (hors cloud réservé aux administrations publiques). elle sera rendue disponible pour tous les utilisateurs d’ici la fin du mois de novembre selon l’éditeur. Le déploiement sur les clouds réservés aux organisations publiques devra suivre ensuite.

Nous reviendrons sur ces fonctions lors du prochain Briefing Calipia. (agenda disponible en suivant ce lien)

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