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Microsoft améliore encore une fois son outil de formulaires Forms

Microsoft a annoncé d’importantes mises à jour qui seront apportées à Forms courant octobre avec en particulier la notion très interessante de « collections », une nouvelle fonctionnalité pour aider à organiser les enquêtes, quiz et sondages et créer des regroupements.

L’éditeur affirme que la possibilité de classer les formulaires en collections faisait partie des fonctionnalités très attendues, et elle avait été annoncée pour la première fois sur la Roadmap Microsoft 365 le mois dernier. Il sera ainsi possible de :

« Créer autant de Collections que vous le souhaitez pour stocker des quiz et des formulaires et y accéder à tout moment en ligne. Vous pouvez modifier vos fichiers dans une collection, copier une collection, partager une collection (prochainement) ou la supprimer lorsque vous avez terminé. Vous pourez également passer à une vue en liste si vous souhaitez avoir une vue verticale de toutes vos collections », selon un billet de blog du site de l’éditeur.

En plus de la disponibilité en version web, la fonctionnalité de collection de formulaires sera également prise en charge sur les appareils mobiles. Cette fonctionnalité sera également disponible pour les instances de formulaires générées par d’autres applications Microsoft 365, et bien sûr Microsoft Teams, mais aussi (et c’est moins connu) PowerPoint et Outlook. reste à voir comment ceci s’intègrera (ou pas dans les conversations attachées à des visio…). Microsoft précise néanmoins que les collections seront dans un premier temps limitées aux formulaires personnels, les formulaires de groupe devraient être pris en charge un peu plus tard.

Nous reviendrons sur ces éléments lors du prochain Briefing Calipia.

Teams va pouvoir suggérer des sondages aux utilisateurs en fonction de l’objectif de la réunion

Afin de réaliser des petits sondages comme l’on faisait sur Skype Entreprise, Microsoft propose avec Teams l’utilisation d’une version allégée de Forms (programme intégré à Office 365 dans tous les plans). Microsoft travaille sur un ensemble de nouvelles fonctionnalités qui permettront aux utilisateurs de créer rapidement des sondages pour les réunions Teams en fonction de l’objet de la réunion. Vous vous en doutez, Microsoft prévoit d’utiliser une IA pour suggérer les questions. En plus du sujet de la réunion, l’entreprise veut également utiliser les données des précédents sondages pour améliorer les suggestions.

Intéressant également, Microsoft permettra également au créateur du sondage de choisir une réponse correcte parmi une liste, elle aussi suggérée. La bonne réponse pourrait être une option unique ou plusieurs options et sera affichée aux participants après qu’ils aient voté. Cette option pourra ainsi faciliter la créations de petits tests.

Enfin, Microsoft devrait bientôt ajouter aussi une fonction qui permettra de créer un résumé de tous les sondages utilisés lors d’une réunion et d’envoyer le rapport à l’organisateur et aux participants.

Ces fonctionnalités seront déployées ce mois, à l’exception de la possibilité de définir une ou plusieurs réponses correctes qui sera déployée en avril 2021.

Des nouveautés interessantes pour Microsoft Forms

Vous connaissez Microsoft Forms, l’outil intégré aux offres Office 365 qui permet la réalisation de formulaires ou de sondages. Microsoft annonce ce mois un certains nombres de nouveautés assez interessantes permettant à l’outil de non seulement combler son retard sur l’offre de Google mais aussi d’allez plus loin en particulier en bénéficiant d’une meilleure intégration des droits.

Voici ainsi la liste des nouveautés proposées :

  • La possibilité de formater le texte dans les formulaires. Donc, mettre en gras, en italique ou de souligner tout contenu textuel. Pour ce faire, vous devez d’abord mettre un texte en évidence, puis choisir un style de mise en forme via la nouvelle barre d’outils flottante. Bien entendu, vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier habituels.
  • La possibilité de spécifier les personnes de l’entreprise qui peuvent répondre au formulaire en piochant les noms dans l’annuaire AD. Cette fonction fonctionne également sur les téléphones portables, soit via une application Office, ou via le navigateur mobile.
  • Fonction très demandée : les personnes qui répondent aux formulaires pourront télécharger ou imprimer une copie de leurs réponses, à condition que le créateur du formulaire en question active cette fonction. Cette nouvelle fonctionnalité sera accessible aux répondants, qu’ils soient internes ou externes à votre organisation. Les répondants de votre organisation peuvent toujours demander un accusé de réception de leur formulaire par courrier électronique.
  • Microsoft a également mis en place une nouvelle page de synthèse des formulaires complétés par l’utilisateur. La nouvelle interface vous permet de trouver le formulaire le plus récent que vous avez utilisé, d’épingler les formulaires, de rechercher les formulaires partagés avec vous, d’accéder aux formulaires de groupe en bas de page sous Microsoft 365. Elle est accessible à ceux qui possèdent un compte Entreprise, Entreprise, Education ou Personnel.
  • Enfin l’entreprise annonce une augmentation de la capacité à 400 utilisateurs pour les réponses aux formulaires via Teams, contre 200 auparavant.