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Microsoft 365 : un petit résumé des nouveautés introduites en avril

Microsoft 365 remplace désormais Office 365

Microsoft détaille en général toutes les fins de mois les fonctionnalités qui ont été ajoutées à ses différentes offres Microsoft 365, nouveautés (pour les plus significatives à notre avis, forcément subjectif !) que nous relayons sur le blog. Ce mois-ci, la société met en évidence les mises à jour apportées à Teams, aux applications Office telles qu’Excel, Word et Outlook, en particulier.

Teams

Parmi les améliorations apportées à Teams, on a découvert (nous vous en parlions dès le mois de mars sur le blog) la fonction de transcription en direct avec attribution du locuteur qui a commencé à être déployée. Cette fonction permet aux utilisateurs de transcrire les réunions programmées, ce qui constitue non seulement une fonction d’accessibilité mais aussi un moyen pour les utilisateurs de se référer aux points importants abordés au cours de la réunion. En outre, Teams est doté d’une fonction de récapitulation des réunions qui fournit aux utilisateurs un enregistrement, une transcription, des fichiers et un historique des discussions après la conclusion de la réunion, dans l’onglet Chat de la réunion. Fonctions très sympathiques dont nous parlerons des usages lors du prochain Briefing Calipia les 9,10,14 et 15 juin prochain.

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Une autre amélioration concerne l’extension des sondages dans Teams aux invités externes et à ceux qui se joignent à la réunion depuis l’application mobile. On retrouve également la prise en charge de questionnaire à choix multiples. mais aussi des suggestions intelligentes de sondages et des analyses post-réunion proposées à tous les utilisateurs. La prise en charge des invités externes et des nouveaux types de sondage sera déployée elle, dans les prochaines semaines. Nous vous parlions de ces fonctions également dès le 4 mars sur le blog.

Excel, Word et Powerpoint

Des nouveautés également sur la suite Office. Excel sur le Web bénéficie d’une nouvelle fonction de collaboration « Afficher les modifications » qui permet de suivre et de répertorier les modifications exactes apportées à une feuille de calcul par les auteurs pendant une période pouvant aller jusqu’à 60 jours. Nous vous parlions également d’une fonction « Exporter vers une présentation PowerPoint » introduite le mois dernier pour Word. Cette fonction de Word permet aux utilisateurs de convertir automatiquement un document texte en une présentation PowerPoint grâce à de l’IA. La présentation générée automatiquement contient un contenu riche tel que des icônes, des images et des vidéos. Assez bluffant (en tout cas dans nos essais avec des contenus US).

Outlook Web

Outlook sur le web bénéficie d’un léger rafraîchissement du design sous la forme d’un volet de gauche actualisé qui contient les composants « essentiels » d’Outlook tels que la messagerie électronique, le calendrier et les contacts, ainsi que des raccourcis vers d’autres applications Microsoft 365 telles que To Do, Word, Excel, PowerPoint, Yammer, etc. placés juste en dessous de ces icônes. Rien néanmoins de très spectaculaire.

Enfin, une petite amélioration apportée à Planner et Tasks (pour Teams) concerne les étiquettes modifiables. Les outils permettront désormais aux utilisateurs d’ajouter jusqu’à 25 étiquettes, alors qu’ils ne pouvaient en ajouter que six auparavant.

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Générer une présentation Powerpoint à partir de Word : bientôt possible, mais pas « magique »…

Export to presentation
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Microsoft a annoncé des améliorations de la version Web de Word (accessible depuis un abonnement Office 365 et un navigateur basée sur Chromium), qui permettra désormais de convertir automatiquement un document en diaporama PowerPoint. Cette fonction comment à être disponible aux USA et uniquement en Anglais pour le moment. Le déploiement dans le reste du monde est en cours.

Les utilisateurs pourront simplement ouvrir leur document Word sur le Web, cliquer sur Fichier > Exporter > Exporter vers une présentation PowerPoint, sélectionner le thème, puis attendre quelques secondes pendant que le service le convertira automatiquement en diaporama PowerPoint.

D’après les premiers retours, la fonction semble fonctionner assez bien et crée une présentation complète en quelques secondes seulement.Mais attention même si les essais montre que l’IA utilisée saisi l’essentiel du document, cela ne remplace pas une création manuelle d’un jeu de diapositives, loin de là ! Et ceci pour plusieurs raisons :

  • En premier lieu, une présentation Powerpoint est avant tout un support au discours de l’animateur et pas l’inverse ! Cet outil à tendance à créer une sorte de résumé qui ressemble beaucoup plus à des notes pour le présentateur, ceci dit c’est une erreur aussi classique lorsque les humains cette fois font des présentation Powerpoint où ils confondent aussi les deux choses, faisant de leur présentation powerpoint un document descriptif, non une présentation. Powerpoint ne doit pas être « auto-porteuse » sinon c’est l’endormissement assuré lorsque vous la jouez !
  • Autre point, l’IA utilisée ne prend en charge que le contenu textuel et ignore tout contenu multimédia tel que les images dans le document.
  • De plus, l’IA et effectue le traitement en fonction de son propre apprentissage, de l’organisation du document et des mots clés utilisés, pas à partir d’un apprentissage relatif à toutes vos autres présentations ou documents, ce qui permet d’apprendre de « votre style »…

Autrefois, dans Word il était possible d’exporter un sommaire dans Powerpoint pour créer un squelette de présentation. Cette fonction à disparu depuis la version 2017 d’Office, cette nouvelle fonction peut constituer un nouveau point de départ pour la création d’un diaporama, mais il ne faudra guère en attendre plus à mon avis.

Plus d’information sur cette fonction et ses restrictions sur la page de support.

Le mode présentateur de Powerpoint arrive (enfin) dans Teams

C’était une fonction qui fait clairement défaut actuellement dans Teams lorsque l’on compare à Skype Enterprise : la possibilité de présenter un fichier powerpoint en affichant les vignettes et en navigant dans les diapositives indépendamment de ce que visualise à l’autre bout les utilisateurs.

Microsoft proposera cette possibilité dans Teams à partir du mois prochain (déploiement de mi-janvier à fin janvier et un peu plus tard, en février, pour les Cloud gouvernementaux).

Un pas de plus dans Teams pour remplacer les usages de Skype Entreprise. Cela ira même un peu plus loin, car il sera possible aussi de visualiser les notes de la présentations qui ne sont pas eux visibles dans Skype.

Microsoft précise que cette vue sera accessible seulement au présentateur qui en a le contrôle. Si un autre présentateur clique sur « Prendre le contrôle », la vue du présentateur sera ouverte pour le second présentateur, tandis que le présentateur précédent passera à la vue du public.

De nouvelles fonctions très intéressantes dans Powerpoint

Microsoft vient d’annoncer des fonctions assez interessantes actuellement dans Powerpoint pour Mac, certaines sont dispo dès aujourd’hui (version 16.44) d’autre arriveront un peu plus tard.

Commençons par ce qui est déjà disponible :

La possibilité d’exporter des diapositives sous forme d’un GIF animé, avec la possibilité de régler la qualité de l’image et le nombre de secondes à accorder à chaque image. De quoi réaliser une petite animation (choisir de petites diapos) avec un outil simple et très accessible. C’est clairement pas idiot, même si ce n’est pas une fonction qui va changer la vie…

Il suffit pour ce faire de créer des diapositives avec des animations par exemple.

D’aller dans le menu fichier / Exporter et choisir « Gif animé » en réglant la qualité. Et c’est tout, le fichier est alors disponible. Interessant au passage pour réaliser quelques mode opératoire à afficher sur une page Web, voir un échange mail/whatsapp.

Link to Slide.png

La possibilité de générer des liens vers une diapositive spécifique dans une présentation. Pour ce faire, il faut au préalable enregistrer la présentation sur son Onedrive (pas réussi à faire marcher cette fonction avec Dropbox par exemple) puis dans le menu contextuel de la diapositive, créer le lien via le menu « link to slide »

Le lien permettra à la personne de pointer directement dans la bonne diapositive : assez pratique dans le cadre d’un travail en commun à distance…

Une autre fonction très interessante, mais qui arrivera plus tard, est la possibilité d’enregistrer des diapositives avec une vidéo du présentateur en incrustation et ceci aussi simplement : même menu que ce qui existe depuis des lustres dans Powerpoint pour seulement les commentaires audio de la personne.

PPT Record and Narate.gif

La vidéo intégré tout, y compris les annotations. Microsoft ajoute également la possibilité d’enregistrer l’encrage ainsi que les mouvements du pointeur laser pendant le diaporama. Sans surprise cela se pilote via le mode présentateur de Powerpoint.

Cette fonction est actuellement en beta (insiders). Plus d’information sur le blog éducation de Microsoft

Les dernières nouveautés Microsoft 365 en résumé

Plusieurs nouveautés sont arrivée récemment dans l’offre 365. Nous vous parlions la semaine dernière de l’application mobile unifiée Office sur iOS et Android, mais d’autres éléments liés à la collaboration en particulier on été introduit dans la suite Office.

Ainsi dans PowerPoint, le système de commentaires a été amélioré avec la possibilité d’ajouter des commentaires aux objets, d’utiliser des @mentions, et une meilleure découverte des commentaires. Cette fonctionnalité sera en fait disponible dans le courant du mois de mars pour tous les utilisateurs d’Office 365.

Visio bénéficie également d’améliorations en matière de collaboration avec la prise en charge de la co-création en temps réel. Les abonnés aux plans 1 et 2 peuvent accéder au site web de Visio pour commencer. De plus, ces capacités de collaboration sont également activées (nous vous en parlions nier) dans Teams grâce à une nouvelle intégration. De nouveaux dessins Visio peuvent être créés directement dans Teams à partir de l’onglet Fichiers.

Autre nouveauté très interessante (et surtout de meilleur qualité ) : la prise en charge améliorée de la synthèse vocale dans Word. On trouve agilement de nouvelles langues disponibles comme le danois, le néerlandais, le finnois, le suédois, le norvégien et le japonais. Un point marquant dans cette évolution : la prise en charge de la ponctuation automatique. La dictée vocale pour Word en mode Webapp est également disponible pour tous les utilisateurs.

Microsoft lance également une nouvelle mise à jour de OneNote, qui comprend un mode sombre et un encrage amélioré des objets.

Les administrateurs disposent de nouvelles fonctions de personnalisation des ressources. Il est désormais possible de créer une page personnalisée pour les résultats de recherche ou encore de définir quelles seront les fonctionnalités de la liste « Quoi de neuf » qui seront visibles par tous les utilisateurs. Microsoft tente sans doute ici de donner un peu de valeur à cette fonction qui n’est pas très utilisée dans la pratique et donc la pertinence est sans doute questionnable…

Microsoft a même annoncé des nouveautés pour Yammer ! Il est désormais possible de personnaliser le nom du flux « All Company », créer une photo de couverture pour une communauté. Yammer prend également en charge maintenant l’eDiscovery en mode natif. Vous pouvez configurer l’eDiscovery à partir du Centre de sécurité et de conformité une fois que vous avez réglé Yammer en mode natif. Enfin, les fichiers téléchargés vers les communautés Yammer connectées à Office 365 sont désormais stockés dans SharePoint, avec prise en charge de toutes les politiques de sécurité appliquées sur le serveur SharePoint , ce qui gagne en cohérence sur l’offre… Le chantier d’une meilleur intégration entre Teams et Yammer reste néanmoins ouvert.

Microsoft a annoncé également que le nouveau framework de présentation « Fuild » annoncé l’année dernière dans le cadre de la conférence développeurs « Build » est désormais disponible en beta publique pour les utilisateurs professionnels d’Office 365. Il promet selon l’éditeur de « briser les barrières des documents » en permettant de prendre des composants de ces documents dans une application et de les placer dans une autre. Nous aurons l’occasion de parler de tout celà lors du prochain Briefing Calipia du mois de juin prochain.

Pour compléter les mises à jour, il y a la prise en charge de FastTrack et d’App Assure pour le nouveau Microsoft Edge basé sur Chromium.