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Microsoft 365 : un petit résumé des nouveautés introduites en avril

Microsoft 365 remplace désormais Office 365

Microsoft détaille en général toutes les fins de mois les fonctionnalités qui ont été ajoutées à ses différentes offres Microsoft 365, nouveautés (pour les plus significatives à notre avis, forcément subjectif !) que nous relayons sur le blog. Ce mois-ci, la société met en évidence les mises à jour apportées à Teams, aux applications Office telles qu’Excel, Word et Outlook, en particulier.

Teams

Parmi les améliorations apportées à Teams, on a découvert (nous vous en parlions dès le mois de mars sur le blog) la fonction de transcription en direct avec attribution du locuteur qui a commencé à être déployée. Cette fonction permet aux utilisateurs de transcrire les réunions programmées, ce qui constitue non seulement une fonction d’accessibilité mais aussi un moyen pour les utilisateurs de se référer aux points importants abordés au cours de la réunion. En outre, Teams est doté d’une fonction de récapitulation des réunions qui fournit aux utilisateurs un enregistrement, une transcription, des fichiers et un historique des discussions après la conclusion de la réunion, dans l’onglet Chat de la réunion. Fonctions très sympathiques dont nous parlerons des usages lors du prochain Briefing Calipia les 9,10,14 et 15 juin prochain.

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Une autre amélioration concerne l’extension des sondages dans Teams aux invités externes et à ceux qui se joignent à la réunion depuis l’application mobile. On retrouve également la prise en charge de questionnaire à choix multiples. mais aussi des suggestions intelligentes de sondages et des analyses post-réunion proposées à tous les utilisateurs. La prise en charge des invités externes et des nouveaux types de sondage sera déployée elle, dans les prochaines semaines. Nous vous parlions de ces fonctions également dès le 4 mars sur le blog.

Excel, Word et Powerpoint

Des nouveautés également sur la suite Office. Excel sur le Web bénéficie d’une nouvelle fonction de collaboration « Afficher les modifications » qui permet de suivre et de répertorier les modifications exactes apportées à une feuille de calcul par les auteurs pendant une période pouvant aller jusqu’à 60 jours. Nous vous parlions également d’une fonction « Exporter vers une présentation PowerPoint » introduite le mois dernier pour Word. Cette fonction de Word permet aux utilisateurs de convertir automatiquement un document texte en une présentation PowerPoint grâce à de l’IA. La présentation générée automatiquement contient un contenu riche tel que des icônes, des images et des vidéos. Assez bluffant (en tout cas dans nos essais avec des contenus US).

Outlook Web

Outlook sur le web bénéficie d’un léger rafraîchissement du design sous la forme d’un volet de gauche actualisé qui contient les composants « essentiels » d’Outlook tels que la messagerie électronique, le calendrier et les contacts, ainsi que des raccourcis vers d’autres applications Microsoft 365 telles que To Do, Word, Excel, PowerPoint, Yammer, etc. placés juste en dessous de ces icônes. Rien néanmoins de très spectaculaire.

Enfin, une petite amélioration apportée à Planner et Tasks (pour Teams) concerne les étiquettes modifiables. Les outils permettront désormais aux utilisateurs d’ajouter jusqu’à 25 étiquettes, alors qu’ils ne pouvaient en ajouter que six auparavant.

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Générer une présentation Powerpoint à partir de Word : bientôt possible, mais pas « magique »…

Export to presentation
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Microsoft a annoncé des améliorations de la version Web de Word (accessible depuis un abonnement Office 365 et un navigateur basée sur Chromium), qui permettra désormais de convertir automatiquement un document en diaporama PowerPoint. Cette fonction comment à être disponible aux USA et uniquement en Anglais pour le moment. Le déploiement dans le reste du monde est en cours.

Les utilisateurs pourront simplement ouvrir leur document Word sur le Web, cliquer sur Fichier > Exporter > Exporter vers une présentation PowerPoint, sélectionner le thème, puis attendre quelques secondes pendant que le service le convertira automatiquement en diaporama PowerPoint.

D’après les premiers retours, la fonction semble fonctionner assez bien et crée une présentation complète en quelques secondes seulement.Mais attention même si les essais montre que l’IA utilisée saisi l’essentiel du document, cela ne remplace pas une création manuelle d’un jeu de diapositives, loin de là ! Et ceci pour plusieurs raisons :

  • En premier lieu, une présentation Powerpoint est avant tout un support au discours de l’animateur et pas l’inverse ! Cet outil à tendance à créer une sorte de résumé qui ressemble beaucoup plus à des notes pour le présentateur, ceci dit c’est une erreur aussi classique lorsque les humains cette fois font des présentation Powerpoint où ils confondent aussi les deux choses, faisant de leur présentation powerpoint un document descriptif, non une présentation. Powerpoint ne doit pas être « auto-porteuse » sinon c’est l’endormissement assuré lorsque vous la jouez !
  • Autre point, l’IA utilisée ne prend en charge que le contenu textuel et ignore tout contenu multimédia tel que les images dans le document.
  • De plus, l’IA et effectue le traitement en fonction de son propre apprentissage, de l’organisation du document et des mots clés utilisés, pas à partir d’un apprentissage relatif à toutes vos autres présentations ou documents, ce qui permet d’apprendre de « votre style »…

Autrefois, dans Word il était possible d’exporter un sommaire dans Powerpoint pour créer un squelette de présentation. Cette fonction à disparu depuis la version 2017 d’Office, cette nouvelle fonction peut constituer un nouveau point de départ pour la création d’un diaporama, mais il ne faudra guère en attendre plus à mon avis.

Plus d’information sur cette fonction et ses restrictions sur la page de support.

Microsoft lance un détecteur de plagiat intégré à Word

Microsoft avait annoncé, nous vous en parlions ici même,  Microsoft Editor pour aider les utilisateurs pour corriger les erreurs de grammaire et d’orthographe dans les applications Office et sur le web, mais aussi une extension à la disposition des utilisateurs de Chrome et d’Edge.

Aujourd’hui, l’entreprise a annoncé la mise en place d’un « vérificateur de similarité » pour les utilisateurs de Microsoft Editor. Cette fonction permettra de vérifier si un bloc de texte est copié à partir d’internet et nécessite une citation… Donc en gros si il n’y a pas plagiat également !

Dans un premier temps disponible dans les versions éducation de la suite Microsoft puis Office 365 (en preview) dans les plan A3 et A5 (équivalent à E3 et E5 coté plans Entreprise). Microsoft prévoit de le mettre à la disposition des entreprises dans le courant de l’année.

Le vérificateur de similarité viendra complété le « Rédacteur » accessible en preview dans Word version Web et qui donne déjà pas mal d’indications et de statistique sur le texte tapé (regardez en particulier la section « Analyse avancée » dans la copie d’écran ci-dessous) qui se propose d’analyser le style et si vous écrivez « politiquement correct » en quelque sorte, sans discrimination !

RedacteurNous aurons la possibilité ici de cliquer sur « Vérifier la similarité avec les sources en ligne » sous un nouvel menu « Similitude« . Une fois la vérification terminée, vous obtiendrez un pourcentage indiquant la quantité de texte copié sur Internet. Si vous prévoyez d’ajouter une bibliographie à votre document avec ces « citations », vous pouvez utiliser l’option « Copier la citation complète » et coller toutes les citations dans la bibliographie.