{Lettre Calipia} Compter ses PC ou ses utilisateurs : et alors ?

Article issu de la La Lettre Calipia, abonnement gratuit sur demande : calipia.com/lalettre.

Tous les responsables informatiques, acheteurs et autres responsables des actifs logiciels en entreprise le savent bien, Microsoft adore compter les PC. Et depuis longtemps. Ce modèle de comptabilisation est pourtant peut-être en train de vivre ses dernières heures (mois plutôt) avec la montée en puissance des services en ligne comme Office 365, Windows Intune qui sont basés sur un autre métrique : l’utilisateur.

Le lien entre le matériel et la licence logicielle

Cette passion pour les chiffres de Microsoft, en particulier le nombre de PC utilisant ses logiciels, trouve sa racine dans les modèles de licensing de l’éditeur qui sont (étaient) basés sur le support matériel d’exécution de ses logiciels : le PC. Si l’on regarde les 2 joyaux de la couronne que sont Office et Windows, ces 2 logiciels sont toujours basés sur des licences et des prix par poste.

Cette culture de la comptabilisation du nombre de PC imprègne les programmes de licences (la frontière à 250 postes pour entrer dans Select Plus et l’Accord Entreprise), le licensing produits (cf les exemples Windows et Office), les prix, mais également l’organisation commerciale de Microsoft, avec une structuration par « tranches » selon le nombre de PC des organisations clientes.

A la décharge de Microsoft, ce lien entre licence et hardware a longtemps été le seul moyen pour s’assurer de la conformité logicielle. Le PC reste un élément tangible qui matérialise l’existence du logiciel, élément intangible. Quoi de plus naturel alors que d’associer la licence du logiciel au PC sur lequel ce logiciel est installé, puis de compter les PC pour connaitre le nombre de licences installées ou inversement le nombre de licences nécessaires pour offrir le logiciel.

Cette problématique de lien entre PC et logiciel concerne les logiciels Microsoft de type Windows et applications postes de travail (Office, Project, Visio …) et pas les serveurs pour lequel le mode de licensing est d’une autre nature (une licence serveur et des licences d’accès client par utilisateur ou par device).

Le cas de Windows – l’OEM

Avec Windows, la division OEM de Microsoft a su très vite développer ce modèle pour en faire la clé du succès de l’éditeur. Les années 90 ont représenté l’aboutissement de ce développement, avec d’une part des contrats avec les constructeurs qui ont assuré la pré installation de l’OS sur tous les ordinateurs sortant logo windowsdes lignes de production, et d’autre part avec des clients qui obtenaient le fameux OS sur tous leurs PC sans se soucier de son acquisition séparée, dans des conditions certes opaques (prix du logiciel fondu dans celui du PC) mais qui avaient le mérite de la simplicité. Cette opacité ne constituait pas un frein au développement pour Microsoft puisque Windows était le moteur qui tirait la croissance de l’éditeur, en correspondant aux attentes des clients (voir l’article de la Lettre Calipia de mai 2014 à propos de Windows).

 

Microsoft Office : un modèle de licences par poste

Mais il n’y a pas que Windows dans la vie. Il y a aussi Office. Ces 2 logiciels constituent depuis de nombreuses années les vaches à lait du business de la société de Redmond représentant à eux seuls 54% du chiffre d’affaires et 75% des bénéfices de l’entreprise (année fiscale 2013). Depuis l’introduction de la première version de Word et Excel (les ancêtres d’Office) dans les années 80, le licensing de la suite bureautique est un modèle par poste.

office par posteLes possibilités techniques de partage du logiciel sur un serveur avec une mise à disposition des postes de travail via des solutions de déport (Microsoft RDS, Citrix XenApp) n’y ont rien changé.

Ainsi, sur le schéma ci-contre, 3 licences Office sont nécessaires pour être conforme, même si la suite est installée sur le serveur : dans ce cas, c’est le nombre des postes pouvant utiliser Office qui doit être comptabilisé, pas ceux qui l’utilisent effectivement à un instant donné (pas de prise en compte de l’accès concurrent dans le licensing Office). Si par ailleurs, plusieurs utilisateurs partagent ces postes de travail, pas besoin de plus de licences Office, ce qui constitue alors un point positif pour les environnements avec des postes de travail partagés. Les années 2010, marquées par le multi device et des devices plus « personnels » (au sens de leur appropriation par les utilisateurs) comme des smartphones et des tablettes, rendent de plus en plus caduque ce bénéfice.

 

Les contrats de licence en volume annualisésCapture d'écran 2014-06-09 18.32.37

Le licensing produit n’est pas le seul marqué par ce souci de compter les PC, les programmes de licences le sont tout autant. C’est bien entendu la marque originelle de l’OEM, mais les contrats de licences en volume ont également intégré ce même métrique. En particulier les contrats annualisés à licences perpétuelles tels que l’Accord Entreprise (AE) pour les entreprises au-delà de 250 postes et Open Value Entreprise (OVE) en dessous. Le principe de ces contrats est d’offrir aux entreprises qui souhaitent standardiser une ou plusieurs composantes de la plateforme poste de travail Microsoft (Windows/Office / CAL Suite) une solution contractuelle avec un paiement réparti sur la durée du contrat (3 ans), l’intégration de la Software Assurance (et la liste la plus complète de ses bénéfices), pour des conditions financières plus attractives que l’achat unitaire. Pour bénéficier de ce contrat, le client a souscrit à un « engagement de couverture entreprise », d’est à dire qu’il s’engage à couvrir tous les PC éligibles (hors PC utilisés comme serveurs, PC industriels …) de son organisation avec les composantes retenues, PC existants et PC qui rejoindront le périmètre pendant la durée du contrat. Cette contrainte est matérialisée par l’opération de True-Up, qui tous les ans à la date anniversaire du contrat impose au client titulaire d’un contrat (AE, OVE) de comptabiliser tous ces nouveaux équipements et d’en payer la couverture en licences (plus la Software Assurance) immédiatement (pas de répartition sur le temps restant du contrat).

Les services en ligne

Le début des années 2010 a vu l’arrivée d’une nouvelle forme de mise à disposition des logiciels Microsoft aux entreprises, les services en ligne, qui a enclenché la transformation du modèle de comptabilisation. Ce nouveau mode de consommation des logiciels de Microsoft, sous forme d’abonnements à des services cloud opérés par Microsoft, est en train de pénétrer toute la stratégie de l’éditeur. Le nouveau slogan porté par le CEO, Satya Nadella, « mobile first, cloud first » indique sans ambiguïté le sens de la transformation engagée par Microsoft, qui s’inscrit dans les tendances les plus actuelles : cloud computing, multi devices, consumérisation, mobilité. Ces tendances mettent à mal les bases du mode historique de licensing Microsoft (par device) :

  • Les logiciels consommés en services cloud n’ont pas forcément de matérialisation sur un PC
  • Les utilisateurs peuvent consommer les mêmes services depuis différents devices (PC, Mac, tablettes, smartphones)
  • Quelles sont les différences entre un PC et une tablette ? La distinction est importante pour Microsoft et ses clients …

Microsoft propose 4 familles de services en ligne aux entreprises :

  • Office 365
  • Windows Intune
  • Dynamics CRM Online
  • Microsoft Azure

Pour les 3 premiers, il s’agit de SaaS (Software as a Service), fournis sous forme d’abonnement par utilisateur. Le dernier, de nature différente, est une collection de services IaaS (Infrastructure as a Service) et PaaS (Platform as a Service), qui sont vendus à la consommation réelle, les clients payant pour les ressources effectivement utilisées (espace de stockage, bande passante, hébergement de VM …).

Office 365

Tant que les services proposés dans Office 365 offraient de consommer des ressources fournies par des serveurs Microsoft (Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online) les choses étaient claires, et disjointes avec la question de la comptabilisation par device. Les choses se sont compliquées lorsque Microsoft a proposé des services comprenant la fourniture de la suite Office ProPlus, sous forme de souscription donc, mais avec le support complet du mode offline. En effet, une souscription par utilisateur (le fondement du licensing Office 365) permet aujourd’hui d’utiliser la suite bureautique en mode offline sur 5 PC ou Mac ET sur 5 plateformes mobiles, smartphones et tablettes (iOS, Android, Windows Phone, mais aussi tablettes Windows 8).

L’engagement de Microsoft sur Office 365 est complet ; l’éditeur a donc rapidement introduit au sein de ses contrats annualisés, destinés à ses clients les plus engagés sur ses technologies, des ponts vers ses services en ligne. Les modalités de l’utilisation des services en ligne Office 365 sont de 2 ordres et vont, pour l’une d’entre elles transformer le principe de comptabilisation de l’AE.

L’évolution vers Office 365 depuis un AE

Cette introduction de pont vers les services en ligne depuis un AE, entamée en 2011, vise à gommer les frontières entre le monde on premise et le monde cloud, du point de vue licensing, pour les clients engagés sur les technologies Microsoft;

Les Transitions

Ainsi depuis le milieu de l’année 2012, il est possible dans le cadre de son AE de souscrire à des services Office 365 pour « basculer » tout ou partie des utilisateurs vers le monde en ligne Microsoft. Cette bascule signifie l’arrêt de la Software Assurance (SA) pour les briques logicielles concernées (celles qui vont se retrouver offertes sous forme de services dans Office 365) et donc la fin des bénéfices de la SA : accès aux nouvelles versions des logiciels, jours d’aide au déploiement, bon de formation… pour n’en citer que quelques-uns. Une terminologie est ainsi apparue pour accompagner cette transformation :

  • la notion de Transition, équivalente (ie le niveau de services fournies par la cible Office 365 correspond aux workloads des composantes AE : par exemple CORE CAL vers Office 365 Plan E1), ou non équivalente (le contraire, par exemple, j’ai un AE avec une CORE CAL et Windows et je souhaite évoluer vers de l’Office 365 E3). Les transitions équivalentes n’impliquent pas de surcoût pour le client au moment de la transition, les transitions non équivalentes au contraire associent un coût de transition, payable en une fois au moment de la transition (ou en décalé à la date anniversaire suivante de l’EA moyennant l’utilisation de la mécanique de réservation de licences).
  • La notion de Bridge, corollaire des transitions, puisqu’elle permet de conserver dans le périmètre de l’AE les composantes qui ne se retrouvent pas dans le service Office 365 retenu. Par exemple, un client qui décide de partir d’un AE avec Office Pro et Enterprise CAL Suite vers un Office 365 E3, va devoir souscrire à cette mécanique de Bridge pour conserver dans le périmètre de son AE les différentes CAL de son ECAL Suite qui ne sont pas reprises en E3 (ex : Windows Server, SCEP et SCCM…). Pour cela la transition va s’accompagner d’un ECAL Bridge pour Office 365, sous la forme d’une redevance récurrente, payée à chaque date anniversaire pour chacun des postes/utilisateurs de l’AE qui auront été basculés vers l’online.

Une conséquence très importante de ce basculement : le passage du mode de comptabilisation par poste à un mode par utilisateur pour tous les postes ayant basculé. Quelle importance ? Avec la comptabilisation par poste, tous les postes éligibles de l’entreprise doivent être traités comme des unités à déclarer dans le périmètre de l’AE et donc soumis à redevance pour l’ensemble des composants logiciels de son AE (Windows/Office/CAL), même si ces postes sont utilisés par un même utilisateur. A l’inverse en mode par utilisateur, un utilisateur va pouvoir installer et utiliser les composants couverts par le service Office 365 concerné sur 5 PC et Mac. En particulier Office, qui pour le prix d’une souscription peut être installé sur 5 PC ou Mac. Adieu les couts supplémentaires[1] (True Up) pour l’ajout au périmètre de postes avec Office.

 

Les Add-Ons pour Office 365

Depuis le 1er août 2013, Microsoft offre à ses clients AE une nouvelle possibilité d’utiliser ses services en ligne depuis son contrat AE, mais en conservant son AE intact, et donc en continuant à bénéficier de la SA sur tous  les postes mêmes ceux qui utiliseraient des services Office 365.

Pour cela Microsoft propose à ses clients AE AVEC des CAL Suite (CORE ou Enterprise) et de l’Office ProPlus de pouvoir utiliser des services Office 365 moyennant la souscription à ces Add-Ons Office 365.  Avec ces Add-Ons, l’AE ne change pas le client continue d’acquérir ses licences par le biais de l’AE, sans aucun changement, et en bénéficiant donc des avantages de la SA qui continue à couvrir tous les postes qualifiés.

Le type d’Add-On (par poste ou par utilisateur selon l’AE) qu’un client peut souscrire dépend du contenu de son AE et de sa cible Office 365 (cf tableau récapitulatif ci-dessous).

addon o365

L’intérêt des Add-Ons réside dans leur prix et la flexibilité de souscription :

  • le prix est établi de telle façon que le coût global pour un client par utilisateur est à peu près identique (par utilisateur/an) s’il fait le choix d’une transition/bridge ou celui de l’Add-On.
  • les différences entre ces 2 alternatives (Transition/Bridge et Add-On) portent principalement sur :
    • le maintien de la SA avec les Add-Ons
    • un Add-On est un produit additionnel de l’EA, commandable sans quantité minimum, ajustable à la hausse comme à la baisse. En tant que produit additionnel, les Add-Ons ne répondent pas à l’obligation de couverture globale de l’AE, donc il faut continuer à appliquer les True-Up pour tous les nouveaux appareils qualifiés.

Les Add-Ons ne constituent donc pas un facteur d’échappement au mode par poste, même si ils permettent d’introduire les services Office 365 dans l’AE.

Demain ? Préparez-vous à compter vos utilisateurs

Cette tendance à comptabiliser les utilisateurs et plus les PC pourrait devenir la règle dans les contrats de licences annualisés de Microsoft. L’éditeur a engagé depuis le début 2014 une refonte majeure de ses programmes de licences, sous le nom de code NGVL (Next Generation Volume Licensing) et dont la première brique est le nouveau contrat socle MPSA (Microsoft Product and Services Agreement) qui remplace le MBSA actuel (Microsoft Business and Services Agreement). Avec NGVL tout le licensing en volume va être unifié, associant les services en ligne (Office 365, Intune, Azure et CRM Online) ainsi que les matériels (Surface), au travers d’une structure contractuelle simplifiée. MPSA est le socle contractuel sur lequel reposera ce nouvel ensemble, et les premiers MPSA ont été signés en France, pour le moment de façon très limitée (pas de SA, pas de contrat annualisé, uniquement des commandes de L(icences)), mais son ouverture vers la SA est programmée pour cet été, et les autres formes de licences devraient être prises en compte au fur et à mesure dans les mois à venir.
Il est probable que Microsoft tire parti de cette transformation pour prendre en compte encore plus largement, voire de façon unique, la comptabilisation des utilisateurs plutôt que les PC.

Cette question sur l’évolution du mode par poste au mode par utilisateur vous intéresse ? Venez en apprendre plus sur ce sujet, et sur beaucoup d’autres, à la formation Calipia FC1402 – Le licensing Microsoft entre logiciels et souscription, le 11 septembre prochain à Paris.

 

[1] Doivent par contre être traité via True Up les éléments logiciels non couverts par le service Office 365, mais faisant partie de l’AE (classiquement, les CAL Windows, la mise à jour Windows …)

About Patrick Barriere

Directeur associé et co-fondateur du cabinet d'études Calipia. Il a occupé durant 10 années chez Microsoft différents postes dont ceux de Directeur d'Agence Grands Comptes en charge du secteur Public puis de l'industrie et de la distribution, Directeur des Opérations de la division PME/PMI. Ancien Ingénieur d'Affaires chez IBM, Patrick a débuté sa carrière comme développeur logiciel chez Jeumont-Schneider puis chef de projet chez GSI après avoir obtenu son diplôme d'Ingénieur ESIEE (1980).

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