Calipia : le blog

Pendant des années, retrouver l’enregistrement d’une réunion Teams relevait d’un petit jeu de piste numérique. Il fallait se souvenir du nom exact de la réunion, retrouver l’invitation dans sa boîte mail, naviguer jusqu’à l’onglet dédié, ou pire, partir explorer l’arborescence SharePoint où le fichier avait été déposé par on ne sait quel mécanisme de gouvernance des contenus. Microsoft semble avoir enfin entendu les plaintes des utilisateurs et annonce l’arrivée d’une application Recap dans Teams, dont une première mouture vient d’être dévoilée.

Le principe est simple sur le papier. L’application Recap centralise dans un espace unique l’ensemble des enregistrements de réunion des trente derniers jours, accompagnés des transcriptions associées et des résumés générés par IA. Les utilisateurs peuvent y rechercher une réunion, filtrer les résultats, et basculer entre une vue en vignettes et une vue en liste selon leurs préférences d’organisation visuelle.

La fonctionnalité la plus marquante reste la possibilité de sélectionner plusieurs enregistrements pour générer un récapitulatif audio au format podcast, une sorte de digest sonore de plusieurs réunions consécutives. Une option qui pourrait s’avérer redoutablement pratique pour un collaborateur qui revient de congés ou qui jongle entre plusieurs projets, à condition toutefois de disposer du bon sésame.

Et c’est là que le bât blesse, ou en tout cas où l’architecte technique doit garder l’œil ouvert. L’accès aux enregistrements et aux transcriptions reste soumis aux permissions existantes et disponible pour tous les utilisateurs. En revanche, les fonctionnalités à base d’intelligence artificielle, résumés intelligents, récapitulatifs audio, récapitulatifs vidéo, sont réservées aux détenteurs d’une licence Microsoft 365 Copilot. Rien de surprenant dans la stratégie commerciale de Redmond, qui consiste depuis deux ans à saupoudrer Copilot dans chaque recoin de la suite pour justifier le coût additionnel de la licence, mais cela mérite d’être anticipé dans les budgets DSI avant que les utilisateurs ne s’habituent à une fonctionnalité qu’ils ne pourront pas tous exploiter.

Sur le plan du déploiement, l’application sera préinstallée dans Teams mais non épinglée par défaut. Les utilisateurs devront se rendre dans le magasin d’applications Teams, accessible depuis la barre latérale gauche, pour l’épingler manuellement. Une fois disponible, elle sera toutefois activée par défaut pour l’ensemble des utilisateurs, ce qui implique un minimum de communication interne pour éviter que la fonctionnalité ne reste invisible faute d’épinglage, ou au contraire qu’elle ne suscite des questions de gouvernance après son activation automatique.

Pour les RSSI et les responsables conformité, ce nouvel outil soulève d’ailleurs des questions classiques mais toujours pertinentes. Centraliser la recherche dans des enregistrements de réunion sur une fenêtre glissante de trente jours facilite indéniablement la productivité, mais cela facilite tout autant la découverte de contenus sensibles par des personnes disposant des bonnes permissions au mauvais moment. Les politiques de rétention, déjà appliquées sur les enregistrements eux-mêmes via SharePoint et la conformité Purview, devront être vérifiées pour s’assurer qu’elles s’appliquent correctement à cette nouvelle couche de présentation, qui n’est après tout qu’une interface de recherche par dessus des données déjà existantes plutôt qu’un nouveau silo de stockage.

La disponibilité générale est annoncée pour la fin du mois prochain sur Windows, Mac et le web, le support mobile devant suivre un peu plus tard. Un calendrier qui laisse aux équipes IT le temps de revoir leurs politiques d’octroi de licences Copilot et de préparer une communication adaptée auprès des utilisateurs finaux, plutôt que de découvrir l’application activée par défaut un beau matin sans préparation.

Au final, Recap illustre assez bien la philosophie produit actuelle de Microsoft Teams : une expérience de base solide et gratuite, accessible à tous, et une couche d’intelligence artificielle qui transforme l’outil en véritable assistant productif, mais réservée à ceux qui ont signé le bon contrat de licence. Pour les DSI qui pilotent déjà des budgets Copilot serrés, c’est une nouvelle pièce à ajouter au puzzle du retour sur investissement de l’IA générative dans la suite Microsoft 365.