Maitriser la « bête » Outlook :)

Vaste sujet me direz-vous, avec justesse…  Si l’on en croit certains acteurs, tels Slack ou Facebook, il suffit tout simplement pour cela de laisser tomber Outlook et le mail, et de basculer sur leurs solutions. Le trafic de mail se réduira alors comme peau de chagrin, puisque tous les échanges auront lieu selon les nouvelles modalités proposées dans ces applis conversationnelles. Si à terme (moyen/long) ceci peut s’avérer exact (et Microsoft l’a compris qui pousse depuis 2 ans maintenant sa propre solution, Teams, face aux 2 autres), le court terme reste dominé par le mail dans la plupart des organisations. Ca aussi Microsoft l’a compris, qui continue à faire vivre Outlook et à enrichir la solution avec des fonctions pour aider à garder le contrôle du tonneau des Danaïdes qu’est notre boite de réception, et même pour améliorer le bien-être des utilisateurs.

Capture d’écran 2019-10-18 à 09.06.22.pngParmi les plus anciennes fonctions d’Outlook pour aider dans ce domaine, on peut citer bien sûr les indicateurs et les catégories. Microsoft a introduit plus récemment une fonction, Insight, qui offre aux utilisateurs l’accès à des indicateurs de mesure de leurs usages d’Outlook. Insight est in add-in pour Outlook, disponible aussi bien sur Windows que Mac OS, qui ouvre un volet d’affichage dans la fenêtre Outlook et affiche des conseils pour :

  • réserver du temps dans son agenda pour réaliser ses tâches les plus importantes (et. éviter que le « temps libre » ne soit annexée pour des réunions)
  • suivre les conversations avec les contacts jugés les plus importants
  • une liste des mails les plus importants, non lus,
  • préparer les réunions des jours à venir…

Pour obtenir plus de détail, le volet Insight vous permet d’ouvrir la tableau de bord Office 365 MyAnalytics (en fait une application Office 365 accessible en ligne), qui fournit à chaque utilisateur des ratios sur le travail individuel/collaboration, le temps passé en réunion, sa capacité à maintenir la déconnexion (en dehors des heures de travail), les contacts avec lesquels il est le plus en relation … Bref, quelques informations rassemblées qui ne vont pas résoudre d’un coup toutes nos difficultés pour maitriser nos échanges avec Outlook, mais peuvent mettre en avant quelques infos synthétiques et nous aider à nous poser les bonnes questions et changer nos pratiques.

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